Etkili Dinleyebilmek: Herkesin görüşü ve düşüncesi kendine göre değerlidir. Önemli olan kişinin görüş ve düşüncelerine katılmak değil, kişinin görüş ve düşüncesini söyleme olanağı vermek ve kendisini dinlemektir. Dinlerden, evrak incelemek ve imzalamak “siz konuşun, ben dinliyorum” demek doğru değildir. Bir kişiyi dinlerken yüzüne bakmak, not almak, aynı fikirde olunan konularda hafif baş sallamak gibi tavırlar gerekir. Sözlü iletişim her zaman konuşanla dinleyen arasında bilgi, beceri, tutum, davranış yönünden bir etkileşimi gerektirir. Konuşan ya da dinleyenlerin birinde bir eksiklik, bir yetersizlik kendini gösterirse etkileşim sağlanamaz.

Dışişleri Bakanlığı, büyükelçilikler, konsolosluklar veya
valilikler vize verebilirler.

Sorumluluk Düzeyi 1

Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter;

• Klasik cevapları olan rutin telefon görüşmelerini gerçekleştirir veya ziyaretçileri ilgili personelle görüştürür.
• e-postaları kontrol eder, ilgilileri bilgilendirir ve duyuruları gönderir.
• Yöneticinin ajandasını düzenler, randevuları verir ve ziyaretçilerin yönetici ile bir araya gelmesi için ortamı hazırlar.
• Yöneticisinin imzası ile gidecek belgeleri şekil ve dilbilgisi açısından gözden geçirir.
• Yöneticinin yazışmalarının şekil ve içerik olarak doğruluğundan sorumludur. Bu nedenle yöneticinin imzası ile gidecek tüm belgeleri şekil ve içerik açısından gözden geçirirler.
• Şirket içi rutin evrak işlerini yürütürler. Giden-gelen evrakı takip eder, kayıtları tutarlar.
• Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalamayı gerçekleştirirler. Doğru cevap A'dır.

Bilgi veren rapor

Sekreterliğin iş hayatındaki önemi ve gerekliliği, sekreterin pek çok kişisel özelliğe sahip olmasını gerektirmektedir.

Sekreterlik hizmetlerinde kadınların çalışmaya başlaması 1870’li yıllarda görülmektedir. Ancak o yıllardaki istatistiklere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin oranı çok fazlaydı (% 97,3) 1930’larda sekreter unvanlı erkek sayısı bir hayli azalmıştı. Doğru cevap B seçeneğidir.

Verilen bilgilerin hepsi takım kurmak için gereklidir.

İltifatçılar, iş yerinde problemli tipler arasında sayılmaz. Doğru cevap D'dir.

sade bir dil 

Kişiliği tanımlamak için kullanılan bu sıfatlar genellikle günlük konuşma yapısından ve
konuşma dilinden gelmektedir.

Yönetim toplumsal bir süreç olduğu için yöneticilerin her zaman iş ile ilgili ya da özel ziyaret ve ziyaretçileri olacaktır. Ziyaretçilerin çoğu yöneticiyi görmek ister. Her 100 yöneticiden 80'i şirkete gelen ziyaretçilerin elenmesini istemekte, çeşitli isteklerle yüklü olarak gelen her ziyaretçinin hemen içeri alınmaması konusunda  yönetici asistanını uyarmaktadır. Bazı ziyaretçilerin soru ve sorunlarını sekreter kendisi çözebilir, bazı ziyaretçilerin soru ve sorunları için onları bir başka yetkiliye yönlendirmek uygun olabilir. Bazı ziyaretçinin ise mutlaka yöneticiyi görmeleri gerekir. Sekreter ziyaretçi ile yüz yüze geldiğinde, günün saatine göre uygun şekilde selamlamalı, selamlaşma protokolüne uygun davranmalıdır. Ziyaretçi geldiğinde hangi ruh halinde olursa olsun yönetici asistanı her ziyaretçiye yardımcı olmaya hazır olmalıdır. Program dışı gelen ziyaretçilerin yönetici ile görüşme talepleri iyi yönetilmezse, yönetici her randevusuz ziyaretçi ile görüştürülür ise zaman kaybı olur. Sekreterin bu konuda nasıl davranacağını, yöneticinin ziyaretçiye ve ziyaret konusuna vereceği önem belirler. Bu nedenle sekreterler ilk önce ziyaretçinin adını, ziyaret nedenini öğrenmelidir. Bazı ziyaretçiler ziyaret nedenini açıklamakta tereddüt edebilirler. Sekreter nazik bir şekilde bunu bilirse kendilerine daha fazla yardım edebileceği, ikna edici bir kabiliyetle bilgi almaya çalışmalıdır. Sekreter yöneticinin ziyaretçiyi ve/veya ziyaretinin konusunu önemli bulacağını düşünüyorsa, yönetici ile görüştürmelidir. Bu durumda önce yöneticiye ziyaretçi ve görüşmek istediği konu hakkında bilgi verip, onayı alır, sonra ziyaretçiyi yöneticinin bürosuna yönlendirir. Ziyaretçi yöneticinin odasına alınırken de, görüşmenizi sağlayacağım fakat mümkünse 15 dakikayı aşmamanızı rica ediyorum. Çünkü saat 14:30'da başka bir randevumuz var gibi bir zaman sınırı da koymalıdır. Bu diğer randevuların aksamaması için önemlidir. Sekreter, arkadaş ve aile bireylerine karşı yöneticilerin tutumunu bilirse, bu kişilerin program dışı ziyaretleri sırasında doğru tutumu sergileyebilir. Bu gözlem yolu ile veya doğrudan yöneticiye sorularak öğrenilebilir. Bir başka deyişle sekreter ziyaretçiler konusunda yöneticinin emir ve istekleri doğrultusunda hareket etmeli, ziyaretçilerin sorununu tam olarak kavrayarak onlara yardımcı olmak üzere kendi sorumluluklarını yerine getirmelidir. 

Yüksek performanslı bir ekip üyesi olmak istiyorsanız Konfüçyus’ un şu sözlerini asla unutmamalısınız: Söyle ki, duyayım. Göster ki, göreyim. Bırak yapayım ki, anlayayım.

İnisiyatif yeri ve zamanı gelince kendi kendine gereken kararları verebilme niteliğidir.

Konferans veya diğer toplantılar için onaylı kayıt formlarının kopyası, doğrudan iş ile ilgili materyallerdir. Diğerleri seyahatin diğer kısımların organize eden materyallerdir.

Mesleğini seven
sekreter her zaman başarılı olur.

İkna; inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları değiştirmeye yönelik iletişim sürecidir. İkna girişimi, bilince veya bilinçaltına yönelik olabilir; sözel veya sözel olmayan mesajların kullanımı biçiminde olabilir. Konuşma veya yazma kaçınılmaz olarak ikna etmeye yöneliktir. Çünkü dinleyici veya okuyucunun inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları üzerinde bir etki oluşturma olasılığı olmayan konuşma veya yazı olamaz.

Örgütlerde görülen takım türleri;

• Problem Çözme Takımları
• Çapraz Fonksiyonlu Takımlar
• Kendi Kendini Yöneten Takımlar
• Sanal Takımlar

Problemlerin her ikinize de ait olduğunu bilmelisiniz. Hata yapmasını önlemek için ona yardımcı olmalısınız. Kendinizden veya yöneticinizden bahsederken her zaman “biz” demelisiniz. Kendi işinizi iyi yaparak destekleyici olmak için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız. Onun neyi bilmeye ihtiyacı olduğunu belirleyip, temin etmelisiniz. Dürüst yapıcı eleştirilerde bulunmalısınız. Onun vaktini alacak gereksiz görüşmeleri elemelisiniz. Kayıtları iyi tutmalısınız. (toplantı notları, raporların özetleri). Onun yerine konuşmaları yazarak, görsel sunumları hazırlayarak yardımcı olmalısınız. Toplantıları yeniden yapılandırarak zamanı daha iyi değerlendirmesini önermelisiniz. Örneğin, bire bir görüşmeler yerine grup toplantıları yapmasını önerebilirsiniz. Öncelik ve tercihleri saptamalı, zamanı başarılı kullanmalısınız. İstenilen bilgiye ulaşabilmelisiniz. Yöneticinize sadık kalmalı, başkaları tarafından duyulmaması gereken şeyleri asla ortaya çıkarmamalısınız. Sorun çıkarıcı değil, sorun çözücü olmalısınız. Endişeyi yenmeli ve stresi olumlu yönde kullanmalısınız. Onun onayına gerek kalmadan yaratıcı gücünüzü kullanmalısınız. Sadece yöneticinize değil, çevrenizdekilere karşı da nazik olmalısınız. Doğru cevap B seçeneğidir.

SEKRETERİN KİŞİLİK ÖZELLİKLERİ                                  SEKRETERİN MESLEKİ ÖZELLİKLERİ
MESLEĞİNİ SEVMEK                                                       MESLEKİ EĞİTİM ALMAK
Güler yüzlü olmak                                                          Ana diline hâkim olmak
Prezantabl olmak                                                            İş dilini iyi bilmek
Giyimine özen göstermek                                             Anlayarak hızlı okuyabilmek
Temizliğe özen göstermek                                            Etkili dinleyebilmek
Sağlıklı olmak                                                                  İkna edebilmek
Kendine güven duymak                                                Yabancı dil bilmek
Sır saklamak                                                                    Karar verebilmek
Sorumluluk sahibi olmak                                              Risk alabilmek
Dürüst olmak                                                                  Yaratıcı olmak
Sadık olmak                                                                     Problem çözme yeteneğine sahip olmak
Adil olmak                                                                       Meslek etiğine uygun davranmak
İnisiyatif kullanabilmek                                                 Büro makinelerini kullanabilmek
Sabırlı olmak                                                                   Temsil yeteneğine sahip olmak
Soğukkanlı olmak                                                           Zamanı etkin kullanabilmek
Yardımsever olmak                                                        Yeniliklere açık olmak ve kendini geliştirmek
Hoşgörülü olmak                                                            İnsan ilişkileri becerisine sahip olmak
Alçakgönüllü olmak                                                        Görgü ve protokol kurallarına uygun davranmak
Empati kurabilmek                                                          Güvenilir olmak
Dedikodulara karışmamak                                             Liderlik
MESLEĞİNİ SEVMEK                                                       MESLEKİ EĞİTİM ALMAK