Yazılı iletişim anlatım yönünden üç bölüme ayrılmaktadır. Bunlar; giriş, gelişme, sonuç olarak sıralanır. Sekreter bir yazı yazarken şu dört soruyu kendisine sormalıdır: Ne söylemek istiyorum? Her cümleye başlarken bu soruyu kendi kendinize sorduğunuzda en iyi anlatımı bulabilirsiniz. Nasıl ifade edebilirim? Daha açık yazabilir miyim? Yazdığımın etkisi ne olur?