Tanım “belge” yi açıklamaktadır.

“Önemli belgeler” önem derecesine göre belge türlerindendir.

Örgüt içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerin istenilen bir biçimde olması dosyalama faaliyetinin belirli bir standartta yapılabilmesine bağlıdır. Dosyalama sisteminin içeriğinin bilinmesine, dosya adlarının ve numaralarının düzenli bir biçimde bulunmasına olanak sağlayan listelere dosya planı adı verilmektedir. Dosya planları örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucunda oluşan tüm belgelerin bölüm ve/veya konu tasnifi yapılarak belirli bir standart dâhilinde oluşturulması işlemidir. Dosya planı içinde belgeler belirli kodlara veya numaralara göre sınıflanmış halde bulunurlar. 

Kurumda kullanılacak dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gerekenler temel dosyalama özellikleri; basitlik, ussallık(akla uygunluk), ekonomiklik, transfer kolaylığı, tutarlılık ve kullanışlılık olarak listelenebilir. 

Yazılı Belgeler: El ile veya klavye ile yazılan belgelerdir. Kamu sektörü veya özel sektör farketmeksizin günümüz örgüt yapılarındaki faaliyetlerde halen en fazla kullanım alanı bulan belge türü arasında yer almaktadır. İşletme içerisinde üretilen yazışmalarda, raporlarda ve formlarda halen bu tür belgelerin kullanımı sıklıkla görülmektedir’. 

Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar: kelime işlemci dokümanlar, grafik-tablo belgeleri, sunular, masaüstü yayınlar, tasarım dokümanlarıdır.

Ussallık: kurumun ihtiyacını karşılayabilecek, dosya başlıkları anlaşılabilen ve diğer dosya başlıkları ile tutarlı bir isimlendirme sistemi olmalıdır.

İletişim tarzı, iletişim formu, iletişim durumu ve muhafaza şekli elektronik belgenin ‘özgün’ olmasıdır.

Posta pulu zarfın sağ üst köşesinde yer almalıdır.

Kalamoza: Daha çok kartların konulduğu, kalın ve sağlam kapaklı, kartları tutan özel makinesi bulunan dosyalama aracıdır. 

Açıklanan belge teslim yöntemi özellikle gizli belgeler için sakıncalı olan Faks ve Teleks yoluyla gelen belgedir. 

Dosyalar kullanılan dosyalama sistemi ve yapılan plan doğrultusunda etiketlenir. Etiketler dosyanın künye bilgilerini içeren tanıtma kartı niteliği taşır. Dosyalarla birlikte dosyaların konulduğu klasörler de etiketlenir. Etiketleme aranılan dosyanın hızlı ve kolay bir şekilde bulunmasını sağladığı için  ‘Etiketleme çok fazla zaman alan bir sistemdir’ diyemeyiz. 

“İşlem belgeleri” Kullanım Türlerine göre belgeler kategorisinde yer alır. Diğer seçenekler Niteliklere göre belge türleridir. 

Nitelikleri bakımından incelendiğinde belgeler dört ayrı kategoride değerlendirilirler: resmi belgeler, mali belgeler, gizli belgeler ve kıymetli belgeler.

Tarihe dayalı belge aramayı kolay yapabilmek için dosyalama sistemi olarak kronolojik dosyalama sistemi kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örneğin işletmede yıllık izinlerin, sağlık muayenelerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir.