Günümüzde yoğun bir şekilde kullanılan elektronik belgeler iş süreçlerinin her aşamasında yerini almıştır. Dolayısıyla artık elektronik belge üretiminin, hızlanan iş süreçlerinde denetimli olarak yürütülmesi zorunluluğu doğmuştur. Elektronik belgelerin saklama ortamları uzun ömürlü değildir. Depolamaya yönelik çözümler sürekli olarak değişmekte ve eskimektedir.

Tarama işleminde kullanılan tarayıcılar çok çeşitli olmalarına rağmen, yapılarına, işlevlerine ve bağlantıyöntemlerine göre aşağıda belirtildiği gibi sınıflandırılabilmektedirler:

Yapılarına göre;

• El (handheld) tarayıcıları
• Kâğıt beslemeli (sheetfeed) tarayıcılar.
• Tamburlu (drum) tarayıcılar
• Düz yataklı (flatbed) tarayıcılar

Arşivleme Türleri; Birim Arşivi, Kurum Arşivi, Devlet Arşivi, Şehir Arşivleri, Noter Arşivleri, Özel Arşivler, Kartografik Arşivler, Folklor Arşivleri, Günlük Kullanılan Arşivlerdir.

Basılı belgeleri dijital belgeye dönüştürme aşamasında, belgelerin sınıflandırılması birçok yarar sağlayacaktır. Dijitalleştirilecek belgeler;

• Elektronik ortamlarda olup olmamasının taşıdığı öneme
• İçerik türüne (Mektup, sözleşme, kitap, defter, gazete, vb.)
• Kağıt boyutuna (A3, A4, vb.) ve yönüne
• Renkli basım olup olmadığına
• Tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına
• Sayfa sayısına
• Kâğıt ve fon rengine
• Yıpranma durumuna (Ayrıca bir çalışma gerektirebilir) bakılarak sınıflandırılabilirler.

Sürdürülebilir bir EBYS’nin tasarımı ve uygulaması aşamalarında karşılaşılabilecek problemler aşağıdaki adımlar izlenerek çözümlenebilir: ön araştırma, kurumsal aktivitelerin analizi, belge ihtiyaçlarının belirlenmesi, mevcut sistemlerin değerlendirilmesi, ihtiyaçları karşılayabilecek stratejilerin belirlenmesi, belge sisteminin tasarımı, belge sisteminin uygulanması, uygulama sonrası gözden geçirme.

Belge yönetim politikası:

• Belge üretim ve kaydetme ile ilgili stratejiler geliştirmek
• İmha stratejileri geliştirmek
• Koruma stratejileri geliştirmek
• Erişim stratejileri geliştirmek