Verilen tanım Türkiye Bilişim Derneği’nin yaptığı e-Devlet tanımıdır.

Günümüzde işletmeler, çoklu doküman tarama özelliğine sahip düz yataklı ve USB bağlantılı tarayıcıları tercih etmektedirler.

Elektronik belge yönetimi kapsamında çalışanlara yönelik uygulanacak eğitimler Belgelerin önemi Hangi belgelerin elektronik belge olduğu  Personel sorumlulukları Elektronik belgeler için uygun üstveri kaydı. EBYS’nde elektronik belgelerin kaydedilmesi.

Mikrofişler: Dokümanları rulo filme geçiren, rulo filmdeki bilgileri bir ekrana yansıtarak okunur hale getiren, istenildiği zaman yeniden kâğıt formatına aktaran ve dokümanların ayrı gruplar halinde bulundurulabilmesini sağlayan araçlardır. Mikrofişler negatif filmlere benzemektedirler. Bu fişlere 3000 sayfa basılı bilgi sığdırılabilmektedir.

Elektronik belgeyi koruyucu kurumsal ihtiyaçların belirlenmesinde;

• EBYS’nin bütünlüğü ve güvenilirliği
• Kullanım özellikleri
• Performans, izleme ve ölçeklenebilirliği
• Veri depolama özellikleri

Ön planda düşünülmesi gereken kriterlerdir.

TTK’nda, “Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.” ifadesi yer almaktadır.

Ucuz, hızlı ve güvenilir internet; İnsanlara ve becerilere yatırım; ve İnternet kullanımını özendirmek ana maddelerdir. Verilenlerden “Bilgi tabanlı ekonomi içinde çalışmak”, “İnsanlara ve becerilere yatırım”  hizmetine dahil maddelerdendir.

Tarama işleminde kullanılan tarayıcılar çok çeşitli olmalarına rağmen, yapılarına, işlevlerine ve bağlantı yöntemlerine göre aşağıda belirtildiği gibi sınıflandırılabilmektedirler: yapılarına göre ayrılan tarayıcılar; el tarayıcıları, kâğıt beslemeli tarayıcılar, tamburlu tarayıcılar, güz yataklı tarayıcılar.

Kartografik Arşivler, Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv çeşididir.

Kurumun elektronik belge yönetimi ihtiyacına cevap verebilecek, kurumsal etkinliklerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme işi genel olarak aşağıdaki adımları içerir:

1. Olurluk incelemesi geliştirme

2. Sistemi planlama

3. İhtiyaç analizi tasarlama

4. Sistemi tasarlama

5. Sistemi uygulama

6. Sistem bakımı

7. Gözden geçirme ve değerlendirme.

Verilen açıklama EBYS ( Elektronik Belge Yönetim Sistemi)’ni tanımlamaktadır.

Tarayıcı ile hazırlanmış bir elektronik belge sesi dijitalleştiremez.

Basılı belgeleri dijital belgeye dönüştürme aşamasında, belgelerin sınıflandırılması birçok yarar sağlayacaktır. Dijitalleştirilecek belgeler;

• Elektronik ortamlarda olup olmamasının taşıdığı öneme
• İçerik türüne (Mektup, sözleşme, kitap, defter, gazete, vb.)
• Kağıt boyutuna (A3, A4, vb.) ve yönüne
• Renkli basım olup olmadığına
• Tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına
• Sayfa sayısına
• Kâğıt ve fon rengine
• Yıpranma durumuna (Ayrıca bir çalışma gerektirebilir)

bakılarak sınıflandırılabilirler. 

Dosyalama sistemleri;  Alfabetik Dosyalama Sistemleri, Kronolojik Dosyalama Sistemleri, Coğrafik Dosyalama Sistemleri, Elektronik Dosyalama Sistemleri,Numaralı Dosyalama Sistemleri ve  Karma Dosyalama Sistemleri olarak sınıflandırılır. Karma Dosyalama sınıfı Karışık Dosyalama sınıfı değildir.

İşlevsel özellikler:

• Veri işleme özellikleri
• İşlem hızı, tepki süresi, işlem kapasitesi
• Hesaplama doğruluğu (computational accuracy)
• Hata kotarma (error handling)
• Kullanılırlık oranı (availability)

Risk Kaydı, “Proje Belgelerinin Hazırlanması” adımında istenen belge ve kayıtlardandır.

İnternet kullanımını özendirmek: elektronik ticareti hızlandırmak, çevrimiçi devlet: kamu hizmetlerine elektronik ortamdan erişim, çevrimiçi sağlık, küresel ağlar için Avrupa Dijital İçeriği’ni yaratmak, akıllı ulaşım ve taşıma sistemleri.