Açık seri tasnifleme sürecinde belgeler raflar üzerine tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirilirler.

İşletmelerde belgeler; İş akışını düzenlemek ve kayıt altına almak. Sürecin yasal düzenlemelere ve standartlara uygunluğunu sağlamak Süreç çıktılarının denetlenmesine olanak tanımak, Örgüt içi ve dışı iletişimi sağlamak işlevlerini yerine getirmelerinden dolayı iş sürecinin önemli bir parçasıdırlar

e-Devlet Kapısı üzerinden vatandaşlara verilen hizmetler genel olarak şöyle gruplandırılabilir: bilgilendirme hizmetleri, E-Devlet hizmetleri, kurum ve kuruluşlara kısayollar, güncel duyurular.

Elektronik sistemde dijital belgeler; resim,  taşınabilir dosya formatı anlamına gelen PDF, salt metin, biçimlendirilmiş belge, veritabanı kaydı, üretilmiş yazılımlar olarak görüntülenebilirler.

“ İhtiyaç analizi tasarlama” adımı ihtiyaçlarla ilgili doğru adımdır; denetim daha çok “Gözden Geçirme ve Değerlendirme” adımında yapılan bir işlemdir. 

CD, DVD, Sabit disk ve Manyetik bantlar gibi malzemeler, özellikleri gereği hassas ve dış etmenlerden çabuk etkilenebilmektedirler. Çok basit bir fiziksel zarar, kullanılamaz hale gelmelerine sebep olabilmektedir. Manyetik alanlar da bu malzemelerin bozulmasına sebep olabilmektedir. Bu nedenle bu tür malzemelerin sağlam ve dışarıdan gelecek her türlü tehlikeden korunacağı çelik kasalarda saklanması gerekmektedir.

UYAP ( Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi) yargısal ve idari hizmetlerle ilgilidir ve Adalet Bakanlığı’na bağlıdır.

“Provenans”: Bu kavram, belgelerin özgünlüğüyle ilgilidir ve TS 13298 Standartlarında şu şekilde açıklanmaktadır: “Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise; aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilke. “Fonlara Saygı” (respect des fonds) olarak da anılır.”

Tanımlanan teknoloji “bulut bilişim” diye adlandırılan sistemdir.

Yurttaşlara Yönelik Hizmetler:

1.Gelir Vergileri: Beyannameler, Açıklamalar

2.Kişisel Belgeler (pasaport ve sürücü belgesi)

3.Sosyal Güvenlik Yardımları

               İşsizlik Yardımları

               Aile Ödenekleri

               Sağlık Harcamaları

               Öğrenci Bursları

4.Araç Tescilleri (Yeni, ikinci el ve ithal araçlar)

5.İzin başvuruları

6.Polise Yapılan İhbarlar

7.Kamu Kütüphaneleri

8.Doğum ve ölümle ilgili işlemler

9.Yükseköğrenimle ilgili kurumlara üyelik / üniversiteler

10.Adres değişikliği bildirimi

11.Sağlıkla ilgili hizmetler

Elektronik belgeyi koruyucu kurumsal ihtiyaçların belirlenmesinde; EBYS’nin bütünlüğü ve güvenilirliği, kullanım özellikleri, performans, izleme ve ölçeklenebilirliği, veri depolama özellikleri ön planda düşünülmesi gereken kriterlerdir.

Nüfus ve kimlik bilgileri kayıtlarıyla ilgili sistem Merkezi Nüfus İdare Sistemi Projesi açık adıyla, kısaca MERNİS’tir.

Açıklanan işlem ve ilke “ Provenans” prensibini tanımlamaktadır.

Genel olarak bir olurluk incelemesi geliştirme aşağıdaki adımlardan oluşur:

1.İhtiyaç değerlendirmesi

2.Seçenekleri inceleme

3.Çözüm belirleme

4.Avantajları listeleme

5.Maliyetleri inceleme

6.Sonuç sunumu

“Azalan personel giderleri” avantajlar arasında yer alır. Ancak bu durum, sisteme geçme ve uygulamada teknik uzman ihtiyacını gerektirebilir.

MERNİS - Merkezi Nüfus İdare Sistemi Projesi ile nüfus istatistiklerinin bilişim teknolojileri ile daha sağlıklı elde edilmesi sağlamaktadır.

18 Aralık 2008 tarihinde 22 hizmetle başlamıştır. Hizmet sayısı bunu takip eden iki yılda 246 ya ulaşmıştır.