Ünite 7: Spor Etkinlikleri Yönetimi

Giriş

Bireyler çalışma dışı zamanlarında eğlenmek, dinlenmek iyi vakit geçirmek adına çeşitli aktivite ve etkinliklere katılma eğilimi göstermektedirler. Konserler, film ve tiyatro gösterimleri, yemekler, davetler, piknikler, mitingler ve spor etkinlikleri, çağımızda bireylerin katılmayı tercih ettikleri etkinliklere örnek olarak gösterilebilir. Spor kavramının endüstrileşmesi, sporun ve hareket etmenin öneminin anlaşılması, sosyal ve kültürel pek çok nedenden ötürü bireyler spor etkinliklerine katılma eğilimi göstermektedirler.

Etkinlik Kavramı ve Etkinlik Yönetimi

Etkinlik kavramı İngilizce “event” kelimesinin karşılığı olarak kullanılmaktadır. Kavram, olay ve daha çok etkinlik olarak günümüz Türkçe’ sinde kabul görmektedir. Etkinlik kavramı, özel bir durumu kutlamak ya da çeşitli sosyal, kültürel, ekonomik hedef ve amaçlara ulaşmak için planlanmış spesifik ritüeller, gösteriler ve kutlamalar olarak tanımlandığı ifade edilmektedir. Organizatörler etkinlik kavramını, organizasyon komitesi veya sponsorların normal program ve aktiviteleri dışında bir kez ya da nadiren düzenledikleri faaliyetler olarak tanımlarken, ziyaretçiler ve katılımcılar ise, bireylerin günlük aktivite tercihlerinin dışında deneyim fırsatları olarak tanımlanmaktadırlar.

Etkinlik kavramının tanımlarından hareketle, etkinliklerin bazı özelliklere sahip olduğu ifade edilmektedir: eşsizlik, soyut olma, emek-yoğun olma, dayanıksızlık (belli bir zaman diliminde olması), etkileşim gerektirmesi, sadece kar amacı güdülmemesi, çeşitli paydaşlara sahip olması, ritüel ve seremoniyi içinde barındırması. Etkinliklerin oluşturulmasına, geliştirilmesine ve sınıflandırılmasına yardımcı olan birçok faktör bulunmaktadır. Bu faktörler şu şekildedir;

Sıklık : Birçok kültürel ve spor etkinlikleri temelde yılda bir kez ya da iki yılda bir gerçekleşir ve etkinliklerin bu türleri ile bir kez gerçekleştirilen etkinliklerin ev sahibi toplum üzerindeki etkileri oldukça farklıdır.

Büyüklük: Büyüklük değerlendirilirken de bazı kriterler dikkate alınmaktadır. Bu kriterler; katılımcı sayısı, coğrafi büyüklük, altyapı ve medyanın ilgisidir.

Coğrafi Yoğunlaşma: Coğrafi yoğunlaşma etkinliğin gerçekleştirildiği alanın genişliği veya yoğunluğuna da işaret etmektedir. Etkinlikler bir bölgede farklı alanlara yayıldıklarında daha fazla izleyici çekmekte ve ev sahibi nüfusun geniş oranına da daha fazla eğlence ve sosyal fırsatlar sağlamaktadırlar.

Tema: Spor, sanat, kültür ve ticari etkinlikler gibi sınıflamalar etkinliğin temasına ve konusunda bağlı olarak yapılmaktadır.

Özgünlük: Etkinliklerin ortaya çıkış nedenlerinden en önemlisi bireyleri günlük hayatın rutininden ve sıkıcılığından uzaklaştırarak farklı deneyim yasam fırsatı sunmasıdır. Bu açıdan da etkinliklerin sınıflandırılmasında özgünlük yani özgün olma durumu da kullanılmaktadır.

Planlama Durumu: Planlanan etkinlikler etkinlik yöneticisi ve takımı tarafından ayrıntıları tasarlanmış etkinliklerdir. Planlanmayan etkinlikler ise beklenmeyen bir biçimde ortaya çıkan ve genellikle insanların yarattığı olaylardır.

Ziyaretçi Tipleri: Farklı türdeki etkinlikler, farklı ziyaretçi tiplerini çekecektir aynı zamanda farklı kültürlerden ve sosyo-demografik sınıflardan izleyiciler etkinliklere katılabilmektedir ve bu katılımcılar birbirlerinin ırksal ve kültürel farklılıklarından etkilenebilmektedirler.

Etkinlikler ile ilgili genel bir sınıflandırmanın yapılması her gün gelişen, yeniden üretilen ve yeni ve farklı türlerin ortaya çıktığı bir alan olduğu için pek mümkün görülmemekle birlikte etkinliklerin sınıflandırılmasında kullanılabilecek en genel yaklaşımlar su şekildedir;

• Arz ve talep boyutuna göre sınıflandırma
• Ölçeğine göre sınıflandırma
• Temalarına göre sınıflandırma

Arz ve talep boyutuna göre etkinliklerin sınıflandırılması: Bu baslık altındaki ilk sı kültüre ve geleneklere dayanmasına rağmen bu etkinliklerde görev alan üst düzey personel ve finans kaynakları bölge dışından sağlanır ve etkinlik için belirlenen hedef kitle Bunlar: Yerel yönetimler tarafından düzenlenen etkinlikler, gönüllülerin düzenledikleri toplumsal festivaller, kar amaçlı düzenlenen etkinlikler ve özel sektör tarafından düzenlenen etkinliklerdir.

Ölçeğine Göre Etkinliklerin Sınıflandırılması: Rutin etkinlikler kendiliğinden gelişen katılımcıların haberdar olmadığı ve etkinlik organizasyonunun herhangi bir planlamasının bulunmadığı etkinliklerdir. Özel etkinlikler ise normal aktivite programı dışında nadiren veya bir kez gerçeklesen temalı etkinliklerdir. (Sayfa 149, Şekil 7.1) Küçük etkinlikler katılımcı sayısının az olduğu genellikle kırsal alanlarda ya da küçük yerleşim yerlerinde gerçeklesen ve medya ilgisinin düşük olduğu etkinliklerdir. Büyük etkinlikler ise katılımcı sayısının yüksek olduğu genellikle büyük şehirlerde veya ülke çapında gerçekleştirilen medya ilgisinin yüksek olduğu etkinliklerdir. Büyük etkinlikler Hallmark etkinlikler ve Mega etkinlikler olmak üzere ikiye ayrılır. Hallmark etkinlikler sınırlı bir süreç içerisinde gerçeklesen, düzenli olarak tekrarlanan, farklı temalara odaklanan ve geniş kalabalıkların katıldığı destinasyonla birlikte anılan ulusal ve uluslararası ölçekli etkinliklerdir. Mega etkinlikler ise olimpiyatlar gibi bir toplumda kısa dönemde ve genelde bir kez gerçeklesen destinasyonlarda önemli altyapı yatırımları ve harcamaları gerektiren yüksek medya ilgisi ve turist harcamalarının gerçekleştiği genel olarak uluslararası ölçekte gerçekleşen üst düzey etkinliklerdir.

Temalarına Göre Etkinliklerin Sınıflandırılması: Etkinliklerin sınıflandırılmasında kullanılan bir diğer temel değişken ise etkinliğin teması ve içeriğidir. (Sayfa 150, Şekil7.2)

Etkinlik yönetimi sürecinin planlama, örgütleme, koordinasyon, yöneltme, insan kaynakları ve denetim fonksiyonlarını kapsadığı ileri sürülmektedir. Bu genel yönetim fonksiyonları altında, gerçekleştirilecek etkinliğe özel pek çok faaliyetin de yerine getirildiği ifade edilmektedir. (Sayfa 150, Şekil 7.3).Etkinlik yönetiminde ortaya çıkan belli başlı faaliyetler şu şekilde ifade edilmektedir;

• İnsan kaynakları,
• Tıbbi hizmetler,
• Risk yönetimi,
• Tesis kiralama,
• Alkol yönetimi ve eğitimi,
• Gişe ve bilet,
• Yiyecek yönetimi,
• Pazarlama,
• Reklam ve halkla ilişkiler,
• Lisans ve özel hakların korunması,
• Müzakere yönetimi,
• Lisanslı ürün satışı,
• Kalabalık yönetimi,
• Park ve trafik kontrolü,
• Sonuçların ölçülmesi.

Etkinlik yönetiminin, kültür, spor, politika ve is dünyasına yönelik etkinliklerden, mega etkinliklere, EXPO' lara festivallere, küçük çaplı özel etkinliklere, toplantılara ve yarışmalara kadar uzanan çok kapsamlı bir alana sahip olduğu ifade edilmektedir.

Planlama: Planlama, yapılacakların önceden kararlaştırılması ya da neyin, ne zaman, nerede ve kim tarafından yapılacağının önceden kararlaştırıldığı süreç olarak ifade etmek mümkündür. Etkinlik yönet iminin bu fonksiyonunda etkinliğin ne zaman, nerede, kimler tarafından, ne kadar sürede ve nasıl yapılacağına ilişkin yanıtlar arandığı ifade edilebilir. Planlama etkinliğin düşünülmeye başladığı asamadan bittikten sonra ki sürece kadar var olan çalışma sistemi olarak ele alınabilir. Planlama süreci ise su dört aşamadan oluşur;

• Misyon ve vizyonun belirlenmesi,
• Etkinlik ile ilgili amaç ve hedeflerin belirlenmesi,
• Amaçlara ulaşılacak alternatiflerin belirlenmesi ve karşılaştırılması,
• Alternatifler arasından en uygunun seçilmesi ve planın yapılması.

Örgütleme: Bu süreç, planlama sürecinde tasarlanan faaliyetlerin devreye girdiği bir asama olarak düşünülmektedir. Örgütleme süreci incelendiğinde bazı temel girdilerin göz önüne alınması gerektiği söylenebilir. İlk olarak, örgütleme yapısının amaçları ve planları yansıtması gerektiği belirtilmektedir. İkinci olarak, etkinlik yöneticilerinin yetkilerini yansıtmalıdır. Üçüncü olarak her planda olduğu gibi organizasyon yapısı içinde bulunduğu çevreyi yansıtmalıdır. Bunlar ekonomik, teknolojik, politik, sosyal ya da etik çevre olabilir. Dördüncü olarak ise organizasyon insanlar ile istihdam edilmelidir. Organizasyon yapısındaki gruplaşma aktiviteleri ve otorite hükümleri, insanların sınırlılıklarını ve göreneklerini göz önüne alınarak düzenlenmelidir. Örgütsel yapının istenilen bir biçimde olabilmesi için, çalışanların motive edebilmesi ve onlarda örgütsel hedeflere olan bağlanma duygusunun oluşmasını sağlayacak ortamın oluşturulabilmesi gerekmektedir. İstenilen bağlanma duygusunun oluşabilmesini sağlayacak bazı özellikler bulunduğu ifade edilmektedir. Örgütsel yapının sahip olması gereken bu özellikleri aşağıdaki gibi sıralamaktadır;

• Bir güven ortamı yaratarak, hem etkinlik yöneticilerinin hem de etkinlik çalışanlarının, kaygı ve düşüncelerini, umut ve beklentilerini özgürce açıklayabilecekleri sosyal bir ortamın oluşturulması,
• Başarıya dönüşmüş performansı temel ölçüt olarak alıp çalışanlarda terfi ve ödüllendirme için görevin gerektirdiği niteliklerden başka herhangi bir şeye değer vermeme ve sağlıklı başarı standartları oluşturulması,
• Temiz ve güvenlik ihtiyacının karşılandı, gerekli her tür araç ve gerecin sağlandığı ve aynı zamanda sosyal desteğin bulunduğu çalışma ortamı ve koşulları,

Etkinlik çalışanların yaptıkları işten gurur duymalarını sağlayacak tüm kanalların açık bulundurulması gerekir.

İnsan Kaynakları: Yönetim fonksiyonları arasında önemli bir ayrıcalığa sahip olan insan kaynakları fonksiyonu örgütün sahip olduğu insan gücünün örgütsel amaçlara yönelik olarak etkili ve verimli şekilde çalıştırılması amacına hizmet etmektedir. İnsan kaynağı yönetimi sürecinin sağlıklı ve işlerliğini sağlayan ve insan kaynakları yönetimi işlevi olarak adlandırılan faaliyetler aşağıda sıralanmıştır;

• İnsan kaynakları planlaması
• İş gören bulma ve seçme
• İş gören eğitimi ve geliştirme
• İş gören değerleme ve ücretleme
• Çalışma ilişkilerinin düzenlenmesi ve endüstriyel ilişkiler.

Yönetim fonksiyonun en önemli ögesi insandır. Bir örgütün en önemli kaynağı ise sahip olduğu insan gücüdür.

Yöneltme: Yöneltme, planlama ve örgütleme süreçlerinin sonunda oluşturulan yapının, amaçlar doğrultusunda çalıştırılması, harekete geçirilmesi fonksiyonudur. Yöneltmenin grup yönetimi, motivasyonun sağlanması, personel güçlendirme, yaratıcılık ve yenilikçiliğin desteklenmesi, iletişim ve liderlik alt süreçlerinin bir fonksiyonu olarak ortaya çıktığı; bu alt süreçlerde sağlanacak başarı sonucunda çalışanların örgütsel hedefler doğrultusunda yönlendirebileceği belirtilmektedir.

Koordinasyon: Koordinasyon, madde ve insan kaynaklarının, bilgi ve becerilerin birleştirilmesi ve bu yolla etkinlik amaçlarının gerçekleştirilmesi için yapılan faaliyetlerdir. Koordinasyon fonksiyonunun düzgün ve etkin bir şekilde isteyebilmesi için birtakım ilkelere uyulması gerektiği ifade edilmektedir. Bu ilkeler şu şekilde sıralanabilir;

• İlgili sorumlu kişiler arasında doğrudan görüşme ile koordinasyon sağlanmalıdır.
• Planlama yapılırken ve politikalar kararlaştırılırken özellikle başlangıçta, iş birliği sağlanmalıdır.
• Bir sorun ile ilgili bütün etkenlerin karşılıklı olarak birbirleri üzerine olan etkileri göz önüne alınarak koordinasyon yapılmalıdır.
• Uyum ve süreklilik açısından iyi düzenlenmiş haberleşme yöntemlerinin kullanılması gereklidir.
• Koordinasyon sürekli bir işlem olarak düşünülmelidir.

Denetim/Denetleme: Denetleme, yönetimin amaçları doğrultusunda planlanan ve yapılması istenen faaliyetlerin yapılıp yapılmadığını, yapılmış ise ne kadar doğru, etkin ve verimli yapıldığını; yapılmamış ise neden yapılmadığını belirlemek, kontrol etmek olarak tanımlanabilir. Denetim aşaması; planlama, örgütleme, yöneltme ve koordinasyon süreci tamamen bittikten sonra dâhil edilecek bir süreç olmaktan çıkmalı, bunun yerine, bütün etkinlik sürecini kapsayan ve her gerekli adımın denetlendiği süreç olarak benimsenmelidir.

Etkinlik Yönetimi

Spor sözcüğü Latince kökenli bir sözcük olup hoşça vakit geçirmek anlamına gelen “des ödünç sözcük olarak geçmiş, oradan da tüm dünyaya yayılmıştır. (Desport: eğlenme, oyalanma, hobi) Oyun ya da yarışmadan duyulan haz, bedensel aktivitenin yükseltilmesi ve serbest zamanın aktif olarak kullanılmasına yönelik bedensel etkinlik olarak ifade edilen spor, zaman içerisinde çok hızlı değişim göstermiştir.

Sporun tanımında gerçeklesen bu dönüşüm, 21. yüzyıl spor etkinliklerinde de kendini göstermektedir. Gladyatörler üstün yetenekler ile donatılmış atletlere, arenalar ise modern çok amaçlı spor tesislerine evrilmiştir. Etkinlikler ise, binlerce insanın büyük miktarlarda ücretler ödediği, milyonlarcasının kitle iletişim araçları aracılığıyla izlediği, büyük bütçeli organizasyonlar haline dönüşmüşlerdir. Spor etkinlikleri bu boyutları ile değerlendirildiğinde perde arkasında binlerce insanın emeğinin olduğu mega etkinlikler olarak da ifade edilebilmektedir.

1896’ta Atina’da Olimpiyat Oyunları’nın yeniden gerçekleştirilmesi, diğer spor etkinlikleri için bir dönüm noktası olmuştur.

Spor etkinliklerinde katılımcılar dört kategoriye ayrılır;

• Aktif katılımcı: Sporcular ve spor takımları, ulusal veya uluslararası spor derneklerinin ya da olimpiyat komitesinin delegasyonlarıdır.
• Pasif katılımcılar: Bir spor etkinliğine katılım amacıyla bulundukları şehirde ya da sürekli yasadıkları yerden farklı bir yere seyahat eden katılımcılardır.
• Spor seyircileri: Spor etkinliklerini çeşitli medya araçlarından takip eden katılımcılardır.
• Medya mensupları: pazarın önemli bir parçasını oluşturan spor etkinliklerini izle-yen kesimdir.

Funk, kitabında spor etkinliklerinin diğer etkinliklerle kıyaslandığında benzer-siz taraflarını on maddede sıralamıştır;

• Spor etkinlikleri rekabet ve işbirliği gerektirir.
• Spor tüketicileri uzmandırlar.
• Spor etkinlikleri arz ve talebi dalgalanmalar gösterir.
• Spor soyut bir üründür.
• Spor etkinliğinde eşzamanlı tüketim söz konusudur.
• Spor sosyalleşmeye aracı olur.
• Spor etkinliği tahmin edilemez özelliktedir.
• Spor etkinliklerinde çekirdek ürün üzerindeki kontrol sınırlıdır.
• Ürün boyutlarına karşı güven
• Spor etkinliği hem tüketici hem de endüstriyel üründür.

Spor etkinliklerinin süreleri değişken olabilir ancak pek çok açıdan etkileri uzun vadeyi kapsar. Bu nedenle spor etkinliklerinin planlama ve organizasyon süreçleri titizlikle yürütülmesi gereken bir süreçlerdir.

Amaçlar: Başarılı bir spor etkinliği gerçekleştirmenin ilk unsuru etkinlikle ulaşılması hedeflenen amaçların planlama aşamasında net bir şekilde belirlenebilmesidir. Bu bağlamda başarılı etkinlikler için amaçların yanı sıra vizyon ve hedeflerin de ortaya konması, bu yapılırken de iç ve dış çevrenin iyi bir biçimde gözlemlenmesi gerekmektedir.

Kavramlar: Bu aşamada yanıtlanması gereken en önemli soru etkinliğin dışarıdan na edilen tesisler (örneğin yeni bir futbol stadyumu) etkinlik bittikten sonra da kullanılabilir olmalıdır.

Uygunluk (Fizibilite): Etkinlik planlama sürecinin en önemli aşamasıdır. Bu aşamada bir fiyat ve yarar değerlendirmesi yapılmalı, bir başka ifadeyle etkinliğin maliyetiyle olası getirileri gerçekçi bir şekilde analiz edilip tutarlı hedefler ortaya konmalıdır.

Uygulamanın Planlanması: Bu asama etkinlik amaçlarını gerçekleştirebilmek için kullanılacak stratejiler ile gelecekteki olasılıklarla ilgilidir ve bazı noktalara kısa ve uzun vadeli olarak odaklanılması gerekir.

Değerlendirme: Değerlendirme aşaması kararları desteklemek için kullanılan bir geri bildirim aracı olarak ve aynı zamanda gelecekteki amaçlara ulaşmak için de kullanılabilecek bir asama olarak düşünülebilir.

Spor Etkinliklerinin Sınıflandırılması

Spor etkinlikleri;

• Önemlerine göre,
• Gerçekleştikleri yere ve zamana göre,
• Etkinliklerin özelliklerine göre sınıflandırılabilir.

Önemlerine Göre Spor Etkinlikleri: Yerel, bölgesel, ulusal, uluslararası, kıtasal, kıtalararası ve küresel olabilir.

• Yerel ve Bölgesel Spor Etkinlikleri: Etkinliğin gerçekleştiği şehirden veya bölgeden izleyicilerin ve sporcuların katıldığı, yerel spor kulüpleri ve örgütler tarafından organize edilen spor etkinlikleridir.
• Ulusal Spor Etkinlikleri: ülkenin çeşitli yerlerinden gelen izleyicilerin ve sporcuların katıldığı ulusal şampiyonalardır. Örnek olarak İspanya Kral Kupası, Türkiye Spor Toto Süper Ligi ve Amerikan Futbol Ligi (Super Bowl) verilebilir.
• Uluslararası Etkinlikler : bir ülkede organize edilen ancak farklı Bu etkinliklere örnek olarak, Assocation of Tenis
• Kıtasal Etkinlikler : uluslararası spor federasyonları ve dernekleri tarafından organize edilen ve bir kıtadan farklı ülke sporcularının ve spor takımlarının katıldığı, etkinliğin çekiciliğine ve derecesine bağlı olarak kıtanın çeşitli bölümlerinden büyük izleyici kitlelerini çeken etkinliklerdir. Örneğin Avrupa Futbol Kupası, Avrupa Şampiyonlar Ligi.
• Kıtalararası Etkinlikler: dan organize edilen etkinliklerdir. Akdeniz Oyunları (denize kıyıları olan ülkeler), bölgeler arası Dünya Satranç Şampiyonası, Kıtalararası Avrasya Maratonu ve Kıtalararası Futbol ve Basketbol Şampiyonaları örnek olarak verilebilir.
• Küresel Etkinlikler : Bu tür etkinlikler küresel nitelik taşımaktadır. Yaz ve Kıs Olimpiyat Oyunları, Dünya Basketbol Şampiyonası, Dünya Futbol Şampiyonası örnek olarak verilebilir.

Gerçekleştirildiği Yere ve Zamana Göre Etkinlikler:

• Aynı Yerde Geleneksel Olarak Her Yıl Düzenlenen Spor Etkinlikleri: Her yıl geleneksel olarak aynı destinasyonda organize edilen etkinliklerdir. Bu etkinliklere örnek olarak İspanya Linares'te gerçekleştirilen Uluslararası Satranç Tırnuva-sı, Kenya Safari Rallisi, New York Maratonu, Fransa'da Le Mans Grand Prix d'Endurance olarak bilinen “24 Hours in Le Mans” otomobil yarısı verilebilir.
• Farklı Destinasyonlarda Farklı Zamanlarda Gerçekleştirilen Etkinlikler: Dünyanın çeşitli yerlerinden oldukça fazla ziyaretçinin ve sporcunun katıldığı kıtasal ve küresel etkinliklerdir. Bu etkinlikler, her zaman farklı destinasyonlarda dört yılda bir, iki yılda bir ya da yılda bir kez organize edilen olimpiyat oyunları, dünya şampiyonları, yaz ve kıs olimpiyatları gibi etkinliklerdir.
• Eş Zamanlı Spor Etkinlikleri: Bu tür etkinlikler aynı anda birkaç farklı yerde spor karşılaşmalarının organize edilmesi ile gerçekleştirilir. Bazen bir bölgenin veya ülkenin farklı yerlerinde, bazen de farklı ülkelerde gerçekleştirilmektedir. Örneğin 2000 Avrupa Futbol Karşılaşması Belçika ve Hollanda'da; 2002 Dünya Kupası Japonya ve Güney Kore'de; 2005 Avrupa Voleybol Şampiyonası Sırbistan ve İtalya'da gerçekleştirilmiştir.

Özelliklerine Göre Spor Etkinlikleri:

• Boş Zaman Spor Etkinlikleri: Bu belli bir turist potansiyele sahip olan etkinliklerdir. Örneğin, Boston ve New York Maraton Koşusu, Sırbistan'ın kuzeyindeki Frushka Gora dağcılık Maratonu, Türkiye'de modern serbest güresin öncülüğünü yapan yağlı güreşler.
• Turistik Spor Etkinlikleri: Turistik spor etkinlikleri bos zaman ve turizmin ikisi bir arada planlanarak, büyük bir potansiyele sahip bir turizm ürünü ortaya konmaktadır. Bu zengin sportif ve turistik programlar; çekici, etnik ve turistik değeri olan bir bölgede düzenlenen sportif etkinlikleri içermektedir.
• Profesyonel Spor Etkinlikleri: Profesyonel spor etkinlikleri rekabetçi doğası nedeniyle olması gerekmez.
• Başka Etkinliklere Yardımcı Olan Spor Etkinlikleri: Sanatsal, kültürel veya ticari etkinlikler kapsamında organize edilen etkinliklere eşlik eden spor etkinlikleri de bulunmaktadır. Bunun nedeni ise düzenlenen etkinliğin daha fazla ilgi çekmesini sağlamaktır. Bilimsel bir kongrenin açılısında gerçekleştirilen dans gösteri bu tür etkinliklere örnek olarak verilebilir.