Ünite 2: Spor Yönetimi Fonksiyonları

Giriş

Yöneticiler başkaları vasıtası ile işleri yaptıran kişilerdir. Yöneticinin temel görevleri işleri planlamak organize etmek, çalışanları yönlendirmek, aynı anda aynı amaç için birlikte çalışmalarını sağlamak ve gerektiğinde de onları kontrol etmektir. Yöneticinin bu yaptığı işlerin toplamına yönetim süreci ve yaptıklarına da yönetim fonksiyonları denilmektedir. Bu fonksiyonlar temel fonksiyonlar olarak yönetim alan yazınında bulunan bilgilerdir. Örgüt ve organizasyonun büyüklüğü, kültür veya sektörün farklılığı bu fonksiyonları değiştirmez. Bazı kaynaklarda; planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme, bazı kaynaklarda; planlama, örgütleme, personel, yöneltme, eşgüdümleme, raporlama ve bütçeleme şeklinde gösterilmektedir.

Planlama

Planlama yönetim faaliyetinin ilk fonksiyonudur. Plan bir karardır. Planlama bir ya da bir-den fazla amacın gerçekleştirilmesi için neyin, nerede, ne zaman, niçin, nasıl, ne ile ne kadar sürede, hangi maliyette, hangi kalitede ve kim tarafından yapılacağının belirlenmesidir. Yapılacak iş ve eylemlerin önceden tasarlanmasıdır.

Örgütsel faaliyetler açısından planların önemini şu şekilde açıklayabiliriz:

• Standartların belirlemesine imkân verir.
• Zaman ve emek israfı azalır.
• Gelecek belirsizliğini ortadan kaldıracağı için stresi önler.
• Yetki devrini kolaylaştırarak işleri hızlandırır.
• İşletmenin esnekliği artar, karar verme kolaylaşır.
• Faaliyetlerin amaçlara uygun olup olmadığını kontrol imkânı verir.

Planlama beş aşamada gerçekleşir. İlk yapılması gereken iç ve dış çevrenin incelenmesidir. Birinci bölümde anlatılan spor örgütlerinin çevresi incelenmesi gereken çevredir. İkinci adımdaki hedef ve amaçların belirlenmesi, planın gerçekçi, ölçülebilir ve çalışanları güdüleyici olması açısından çok gerekli ve değerli bir adımdır. Yöneticiler bu hedef ve amaçları belirlerken, kulüp felsefesine uygun, kulübün kuruluş amacı ile aynı doğrultuda ve çalışanlarda işi yapma isteği doğuracak şekilde düşünmelidirler. Hedeflerin ulaşılacak hedefler olarak belirlenmesi planın işleyişinde çok büyük avantaj sağlar. Üçüncü aşama alternatif hareket tarzlarının oluşturulmasıdır. Çevre koşulları ve diğer değişken hususlar göz önünde bulundurularak b ve c planları oluşturulmalıdır. alternatif planların oluşturulması aşamasında çeşitli tahminler gerçekleştirilerek oluşabilecek olumsuz etkilere hazırlıklı olmak esastır. Spor yöneticisi bu aşamada farklı durumlara hazırlıklı olmak için çok iyi durum analizi gerçekleştirmek zorundadır. Dördüncü aşamada ise sürekli güncelleme mevcuttur. 1930’lu yıllarda Edward Deming bu anlayışı işletmelerde ortaya atan ilk kişidir. Bir işin iyi ve kaliteli yapılması için sürekli güncellenmesi gereklidir. Son aşamada planın başarısının ölçülmesi vardır. Sportif başarıların ölçülmesi çok farklılık gösterebilir.

Planın spor yönetici açısından anlamı ve önemi şu şekilde sıralanabilir:

• Planlama bilişsel bir hazırlık sürecidir. Sporun dinamik yapısı içerisinde bunu yaşam tarzı olarak gören ve uygulayan spor yöneticileri başarılı olur ve sporda en önemli hususlardan biri olan başarıda devamlığı sağlar.
• Sportif yatırımların uzun vadede geri dönüt verdiği ve çevre şartlardan çok etkilendiği düşünülerek hareket edilmesi kaynakların kullanımında spor yöneticisine avantaj sağlayacaktır. Maksimum fayda için ise uzun vadeli planlar yapılması esastır.
• Spor yöneticileri planlamayı bugünü, yarını ve yarından sonrayı kurtaracak birer sistem olarak görmelidirler.
• Spor yöneticileri planların içinde detaylar ile boğulmadan planlı yaşamayı bir alış-kanlık hâline getirmelidir.
• Spor yöneticileri kurumsal kültürü oluştururken ilk önce planlı iş yapma kültürünü oluşturmalıdır.
• Planlı hareket etmek, zaman, para ve iş gücü tasarrufu sağlar, sürdürülebilir bir başarı kazandırır.
• Planlar yapılmadan önce genel olarak vizyon, misyon ve hedefler belirlenmiş ol-malıdır.
• Planlar katılımcı, anlaşılabilir, gerçekçi, esnek ve yaratıcı olursa etkili ve değerli olur.

Örgütleme

Örgütleme, örgütün belirlenen amaçlarına ulaşmak için, planlama evresinde belirlenmiş faaliyetleri gerçekleştiren örgütün tüm kademe çalışanlarının hangi işleri nasıl yapacağının açıklandığı bir süreç olarak tanımlayabiliriz. Örgütsel yapının içerisinde görev ve sorumlulukları ilgili bireylere dağıtmak ve bunların işleyişini düzenlemek temel amaçtır.

Planlama aşamasındaki hedeflere ulaşmak için örgütleme fonksiyonu kilit görevindedir. Planlama ile yapılacak işler belirlenir örgütleme ile bu süreç devam ettirilir ve işler bölümlendirilir.

Yöneltme

Yöneltme, planlama ve örgütleme ile oluşturulan düzenin harekete geçirilmesi için yapılacak işlemdir. Spor yönetimindeki en önemli fonksiyonlardan biridir. Spor örgütlerinin birçoğu planlama ve örgütlemeyi yapmalarına rağmen yöneltme fonksiyonundaki ast üst ilişkisini doğru kuramadığı için örgütsel yapılanmayı etkin hâle getirememektedirler.

Yöneltme fonksiyonunun spor yönetimi içerisindeki etkisini artırmak için yetki ve sorumlulukların dağıtılması çok önemlidir. Lider yöneticiler çalışanları için yeni hedefler ve vizyonlar oluşturmalı, çalışanlarına rehber olmalıdır. Lider yöneticiler alçak gönüllü, affedici, adil ve örnek davranışlar sergilemelidir. Örgütlerdeki adalet duygusu spor örgütlerinde daha da önemlidir. Sporun doğası gereği sporcu guruplarının ve diğer çalışanların adil ücret, sorumluluk ve yetki konusunda daha hassas olduğunu unutmamak gerekir.

Yöneltme faaliyetinin en önemli noktası çalışanları güdüleme işidir. Bu nedenle lider yönetici motivasyon teorilerini iyi bilmelidir. Sporcunun ve çalışanın psikososyal durumunu anlama becerisi yüksek olmalıdır. İhtiyaçların belirlenmesi, içsel ve dışsal motivasyon durumlarının tespit edilmesi iş kalitesi ve verimi açısından çok önemlidir. Sporda başarı ile sporcunun ve spor yöneticisinin motivasyonu arasında çok yakın bir ilişki vardır.

Liderlik amaçlara ulaşmak için başkalarının davranışlarını yönlendirme ve diğerlerini etkileme sürecidir. Liderliğin özünde liyakat vardır. Liderlik aslında bir yetenektir, bir sanattır, bir sıfattır.

Liderlik kavramı tarihsel gelişim içerisinde dört yaklaşım tarafından incelenmiştir:

Ayırt Edici Yaklaşım: Lider olunamayacağını, lider olarak doğulacağım ve liderin ayırt edileceğini; fiziki özelliği (beden yapısı ve görünüşü) zekâsı ve konuşma etkinliği olarak üç başlık altında toplar.

Özellik Yaklaşımı: Liderin ne yaptığı tanımlanıp, etkililiği ve başkalarını yönlendire- bilmesi için gereken davranışları saptanmıştır. Liderlik davranışları belirlenirse kişiler bu davranışları elde etmek için eğitilebilir.

Durumlara Göre Yaklaşım: Genel bir liderlik davranışı yoktur, her durum için ayrı bir liderlik davranışı belirlenmelidir. Bir duruma uygun ölçüler başka bir duruma uygun olmayabilir.

Yeni Liderlik Yaklaşımı: Lider, örgütün gelecekteki durumunu gören ve örgütü o geleceğe yönlendiren karizma sahibi ve yaratıcıdır. Liderlik ve yöneticilik kavramları zaman zaman eş anlamlı kullanılsa bile özdeş kavramlar değildir.

Yönetici Lider ilişkisi; liderin temelde gücünün yani yeteneğinin, yöneticinin ise yetkisinin ya da yöneltme hakkının olduğunu söyleyebiliriz. Ancak bazı bireyler hem yönetici hem de lider özelliklerini bir arada bulundurabilir. Güç, kişinin şahsında var olan potansiyel enerjiyi ifade eder. Yani bireyin başkalarını istediği yönde davranışa yönlendirebilme yeteneğidir.

İletişim ise kısaca “birey ve kurumlar arasındaki bilgi, düşünce ve veri alışverişi olarak yapılır. Örgüt açısından ele alındığında; “örgütü meydana getiren tüm organlar arasındaki bilgi, veri ve anlayış aktarımına hizmet eden yatay ve dikey kanalların oluşturulmasını” ifade eder.

Eşgüdümleme

En genel anlamı ile eşgüdümleme, bir gurup insan faaliyetinin birbirine bağlanmasıdır. Spor aslında özünde bu tanımı barındırmaktadır. Spor etkinlikleri ve örgütleri içerisinde bu tanım genellikle koordinasyon olarak kullanılmaktadır. Özellikle takım sporlarında eşgüdümleme ve koordineli hareket etme çalışmaları çokça yapılmaktadır. Hatta bir takımın başarısının birlikte hareket etme kabiliyeti ile doğru orantılı olduğu savunulur. Yönetim fonksiyonlarından eşgüdümlemenin ortak bir amaç doğrultusunda personel faaliyetlerinin birbirine uyumlu hâle getirildiği süreç olarak değerlendirildiğinde spor yönetimi için ne kadar da önemli olduğu anlaşılacaktır.

Sistemin mükemmel bir şekilde işlemesi eşgüdümleme fonksiyonunun nasıl çalıştığına bağlıdır. Bu bir basketbol takımının sahada tıkır tıkır işleyen hücum ve savunma setleri gibidir. Eğer bir oyuncu setlerde kendisine belirlenen görevde aksama veya sapma yaparsa eşgüdüm bozulacaktır. Bunu yaparken elbette rakibin hücum ve savunma durumunu da dikkate alarak kendi setimizi adapte etmek durumunda kalabiliriz. Hatta bazı durumlarda lider kişinin sorumluluk alarak kriz durumunu yönetmesi gerekebilir.

Eşgüdümleme, örgütsel davranış içerisinde hiyerarşiye dayanan, inandırıcı, komiteler yolu ile, yatay ve dikey, yapı ve görevle ilgili, iç ve dış koordinasyon şeklinde çeşitlere ayrılır.

Denetleme

Denetleme yönetim biliminde planlanan amaçların ne kadar gerçekleşip gerçekleşmediğini tespit için gerekli olan bir işlem olarak görülmektedir. Denetleme sonunda planların gerçekleşme oranı, gerçekleşmeme nedenleri, değerlendirme puanları gibi sonuçlar ortaya koyularak geri dönüt sağlanır.

Spor yönetiminde denetleme devlet kurumu tarafından ya da özel kuruluşlarca yapılır. Devlet yönetim mekanizması içerisinde teftiş kurulları, denetmenler, müfettişler bulunur. Denetlemenin nasıl olacağı yönetmelikler ile belirlenmiştir. Denetlemeyi yapacak kişiler özel eğitimlerden geçirilir ve müfettiş unvanını alırlar. Amaç, işleyişin belirlenmiş kriterlere göre yapılıp yapılmadığıdır.

Sporun yönetiminde denetleme birçok sebepten yapılabilir. Yönetim biliminde denetlemenin amacı; çevresel değişime uyum, hataları engelleme, maliyetleri azaltma, işlerin düzgün işlemesi olarak sayılabilir. Spor yönetiminde de bu amaçlar geçerlidir ve bunların yanında, sportif faaliyetlerin belirlenen yönergelere göre yapılıp yapılmadığını belirleme, sporcu ve hakem performansının ne düzeyde olduğunu tespit etme, büyük organizasyonların adaylık süreçleri veya etkinlik öncesi durum tespiti, bakım onarım, ödüllendirme vb. amaçlar olabilir.

Yönetim fonksiyonlarının işleyişinde denetleme yapılan planlamanın, örgütlemenin, yöneltmenin ve eşgüdümlemenin ne düzeyde olduğunu test etme imkânı veren süreçtir. Bu nedenle ilk olarak denetlemenin nasıl yapılacağı ile ilgili olarak bir plan yapılması gereklidir. Denetlemenin planı yapılırken denetlemenin zamanlı, ekonomik, kapsamlı olmasına dikkat edilmesi gereklidir. Denetleme daha sonra uygulama aşaması ile devan ettirilir ve en sonunda raporlama aşaması ile son bulur. Raporlama ise spor yönetimi içerisinde branşın özelliği, etkinliğin büyüklüğü, kulüplerin işleyiş düzenine göre değişiklik göstermektedir. Uluslararası federasyonlara bağlı olarak yapılan çoğu organizasyonda tesis durumları, zamanlamalar, bütçe, konaklama ve yeme içme kalitesi gibi konular üzerinde durulur. Gönüllü katlımı ile gerçekleştirilen organizasyonlarda ise gönüllülere sorular yöneltilerek raporlamaya katkı sağlanır. Çalışan performansının veriler ile denetlenmesi sporda çok fazla kullanılan bir yöntem değildir. Çünkü başarı ve hizmet kriterleri işletme uygulamalarına göre farklılık gösterir. Spor yönetimindeki raporlama çeşitleri ise müsabaka raporu (genel), organizasyon raporu (özel) değerlendirme raporları, inceleme raporları, gizli raporlar şeklinde çeşitlere ayrılır.

Denetlemenin, iç denetim, dış denetim, vergi denetimi, etkinlik ve verimlilik denetimi gibi çeşitleri vardır. Hepsinin ortak noktası, işlerin yasal düzende uygun olup olmadığıdır. Ülkemizdeki bazı futbol kulüplerinin UEFA kriterlerine göre denetleme geçirmeleri ve bu nedenle bazı cezalara maruz kalmaları buna güzel bir örnektir. Aynı şekilde ulusal bazda federasyonların koyduğu kurallara uymayanlar da denetlemeler sonucunda cezalar alabilmektedirler. Spor örgütlerinin mali ve kurumsal kurallara uyma zorunlulukları yasalar ve yönetmelikler ile belirlenmiştir. Çeşitli zaman aralıklarında denetlemelerinin yapılması ve buna göre faaliyetlerinin düzenlenmesi doğal bir süreçtir. Önemli olan örgüt çalışanlarının bunları bilerek bu kurallara göre işleri yapmasıdır.