CEVAP: Belgelerin Provenans Sistemine göre fonlarının belirlenerek kodlanması, tarihlenmesi, mühürlenmesi tarih sırasına konduktan sonra numaralanması, gömleklenmesi, dosyalanması ve nihayetinde envanter kataloğun süratle çıkartılmasıdır sebebiyle. Dosya Usulü Envanter Sistemi ile kısa zamanda ve az masrafla depolardaki belgelerin bir an önce envanterinin çıkartılması mümkün olmaktadır. Özellikle yeterli zamana ve maddi imkâna sahip olmayan müesseseler tarafından tercih edilmektedir.