şlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yer arşiv olarak tanımlanmaktadır. Latince kökenli “archivum” kelimesinden gelen arşiv kavramı, kullanıldığı ilk zamanlarda resmi daire, belediye sarayı vb. anlamlara gelmekteydi. Fakat zamanla belgelerin düzenli olarak bir araya toplanması ve saklanıp korunduğu yer anlamında kullanılmaya başlanmıştır. Günümüzde kullanılan anlamıyla arşiv; örgütlerin veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana da arşiv denilmektedir. 

Arşivleme; örgütlerin faaliyetlerini sürdürürken ortaya çıkan ve işlem sürecini tamamlamış her türlü dokümanı öngörülen yasal sürenin sonuna kadar uygun ortamlarda güvenle saklama sürecine verilen isim olarak ortaya çıkmaktadır.

Arşivlemenin temel amacı; içinde bulunulan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmak olarak ifade edilebilir.

Arşivlerden; araştırma amacıyla, davalarda, rapor hazırlamada, belli bir olayın aydınlanması gibi sebeplerle faydalanmak olasıdır. Bunun gibi ihtiyaçların karşılanması arşivleme kavramının etkili bir biçimde kullanılmasıyla meydana gelmektedir. Arşivlerin içerisinde barındırdığı bilgiler sayesinde farklı ihtiyaçlara cevap verebilmesi önemini vurgulamakta ve gerekli tedbirlerin alınmasını gerekli kılmaktadır.

Örgütler hangi faaliyet türleri içerisinde olursa olsunlar arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları mevcuttur. Bunlar:

• Arşiv malzemesinin belirlenmesi ve bir düzen içinde ayrılması.
• Arşiv malzemelerinin zarar görmeyecek şekilde korunması
• Arşiv malzemelerinin zarar görmesinin ya da kaybolmasının engellenmesi
• Arşiv malzemelerinin kullanıcıların ihtiyaçlarına göre kullanıcılara sunulması.

Arşivin önemi ve değeri aşağıdaki biçimde sıralanabilir;

• Devletin ve şahısların haklarını korur. Uluslararası düzeyde yapılan anlaşmalar ve ilişkiler sonucu ortaya çıkan belgeler sayesinde ulusal hakların korunmasına yardımcı olur.

• Arşivlerdeki bilgi ve belgeler gündeme gelen çeşitli konuların aydınlatılmasını ve belirlenmesini sağlar.

• Arşivler sayesinde belli dönemlere ait yaşam biçimleri, kültür çeşitleri ve ilişkiler açıklığa kavuşur. Bu sayede bilimsel araştırmalara da olanak sağlamaktadır.

Arşivlerde uygulanacak olan tasnif ve saklama sistemleri, arşivlerin örgütlenmesi ve dokümanların türü bakımından ayrı ayrı incelenmektedir. Bu durumdan dolayı farklı türde arşivleme türleri ortaya çıkmıştır. Ayrıca belgelerin geçirmiş oldukları evreler ve çeşitli nitelikleri göz önüne alınarak ta gruplandırma yoluna gidilmektedir.

• Birim arşivi
• Kurum arşivi
• Devlet arşivi
• Şehir arşivleri 
• Özel arşivler
• Noter arşivleri
• Kartografik arşivler
• Folklor arşivleri
• Günlük kullanılan arşivlerdir.

Örgütlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir sure saklandığı arşiv birimleridir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılmaktadır.

Devlet yapısı içerisinde, devletin yaşan süreci ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir. Devlet arşivleri iki farklı tipte oluşturulmaktadır:

• Merkeziyetçi tip
• Dağınık tip

Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır. Aile, dernek vb. arşivler özel arşivler kategorisine girerler.

Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv çeşididir.

Bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her türlü folklorik malzemeden oluşan arşivlerdir. Film koleksiyonlarını içeren türlerine ise filmotek adı verilmektedir.

Arşivleme yeri seçiminde dikkat edilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Bunlar;

• Arşivin ihtiyaca uygun bir fiziksel alana sahip olması gerekmektedir. İhtiyaç halinde planlı bir dönemde gerekli büyüme ihtiyacını karşılayabilecek kapasitede olmalıdır.
• Arşivin belge hizmetlerinden faydalanacak olan personele yakın olması, belgelere hızlı erişim sağlaması açısından dikkat edilmesi gereken bir konudur.
• Arşiv yeri aynı zamanda gizliliği sağlayabilmeli ve güvenli olmalıdır. Herkesin rahatça girip çıkabildiği bir yer haline dönüşmemesine dikkat edilmelidir.
• Arşiv yerinin zemini belge ve dosyaları saklamaya elverişli biçimde olmalıdır.
• Arşiv yeri yangın vb. tehlikelere karşı dayanıklı olmalı, felaket durumlarında belgelerin en az zarar göreceği biçimde tedbirler alınmalıdır.
• Belgelerin zarar görmemesi açısından hava, nem, sıcaklık gibi konularda standartlara uygun bir durumda olması gerekmektedir.

Örgütlerde kullanılan tasnif faaliyetleri çeşitli aşamalardan oluşmaktadır:

• Planlama ve Ön Araştırma Aşaması
• Tasnif Aşaması
• Kataloglama Aşaması

Defter tasnifinde sırasıyla uygulanacak iş kademeleri şunlardır:

1. Nezâret ve kuruluşlara göre sınıflandırma yapılır,

2. Her gruptaki belgeler tek tek ele alınıp tasnife tâbi tutulur,

3. Önce defterlere geçici numara verilir ve defter fişi çıkartılır,

4. Geçici numaraların düşmemesi için boyu uzun kulakçık kullanılır. Numara kulakçığın düşme ihtimaline karşı, defterin birinci sayfasının sol üst köşesine kurşun kalemle yazılır,

5. Cins ve tarih kesinleşince defterler genel kronolojiye dizilir ve varak sıra numarası verilir, özet fişleri düzenlenir,

6. Defterlere, tespit edilen kodu, orijinal ve genel sıra numarasını ve tarihini belirten etiket yapıştırılır,

7. Hazırlanan defter listeleri veya özet fişleri için envanter veya kataloglar tertip edilir.

Arşiv malzemelerinin sağlıklı bir biçimde kullanılabilmesi için dosya içeriklerini gösteren ve anahtar kelimelerden oluşan indekslerin hazırlanması arşivleme sürecinin verimliliği açısından büyük önem taşımaktadır. Arşiv indekslerinin hazırlanmasında dosyalama sürecinde kullanılan indeksleme yöntemi esas alınmaktadır. Dosyalama sisteminde olduğu gibi arşiv indekslerinde de dosya içindeki belgeye göre düzenleme yapılmalıdır. Dosyalarda kullanılan kodlar alfabetik sisteme göre sıralanarak arşiv indeksleri için kullanılabilirler. Arşiv içerisindeki dosyaların fihristleri oluşturulurken konu, ülke, coğrafi bölgeler esas alınabilmektedir. 

Bu indeksleme türünde öncelikle şahsın soyadı yazılır ve soy addan sonra virgül konulur ve isim yazılır. Eğer şahsın ismi birden fazla isimden oluşuyorsa bu durumda ya ikisi birden yazılır ya da biri kısaltılıp diğeri tam yazılır. İsimler yazılan kurala uygun biçimde alfabetik olarak sıralanmaktadır. Soyadları aynı olan şahısların indekslemesi yapılacaksa isimlere göre sıralama yapılır. 

Yer adları küçükten büyüğe göre düzenlenmektedir. İki adı olan yer isimlerinde resmi ad kullanılmaktadır. Bu durumda ikinci ad parantez içine alınmaktadır.

Bu indeksleme türünde kavramların herkes tarafından bilindiğine dikkat edilmelidir. Kavramların ayırt edici özellikleri vurgulanmalıdır. Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulmaktadır: (1) Ana konular, (2) alt konular ve (3) tek konulardır.

Günümüz örgütlerindeki arşiv yapılarında genellikle iki tür yöntem kullanılmaktadır. Bu yöntemler klasik (geleneksel) veya çağdaş arşivleme yöntemleridir. Klasik arşivleme yönteminde, somut ya da fiziksel olarak belge ve dokümanların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş arşivlemede ise büro otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri süreç kapsamında ele alınmaktadır. Elektronik büro sistemleri aracılığıyla örgütler; multimedia, metin, resim, belge ve bilgilerin belirlenen arama kriterlerine göre güvenli olarak ve stabil bir görüntü kalitesinde yıllar boyunca saklanmasını ve ihtiyaç anında hızlı bir biçimde ulaşılmasını sağlayan sistemlerdir.

Bilgi ve belgelerin sanal ortamının dışında saklanması genellikle iki nedene dayanmaktadır:

(1) büyük boyutlardaki bilgi ve belgelerin bilgisayar ortamında her an ulaşılabilir durumda tutmanın yüksek kapasite ve dolayısıyla yüksek maliyet anlamına gelmesidir. Örgüt faaliyetleri kapsamında yer alan tüm projelerin bilgisayar içerisinde tutulmaya çalışması maliyet kalemlerini arttırıcı bir unsur olarak görülebilmektedir.

(2) Güvenlik açısından da bilgi ve belgeler sanal ortamının dışında tutulmak istenmektedir. Kullanıcı hataları, donanım arızaları veya virüs vb. saldırılar altında bilgilerin ve belgelerin güvenliği tehdit altında olacaktır.

Arşivde belgeler genellikle dosyalar içinde saklanmaktadır ve belgelerin dosya içerisindeki düzeni de üzerinde durulması gereken bir konudur. Bürolarda dosya içerisinde saklanan belgeler için arşivlerde kutular ve klasörler kullanılmaktadır. Dosyaların yerleştirildiği kutuların üzerine gerekli kodlamayı yapabilmek için etiket yapıştırılır. Sorumlu memur, arşivdeki dosya giriş çıkışlarını izlemek üzere ayrıca bir “kayıt defteri” tutmaktadır. Arşivden ihtiyaç halinde dokümanlar temin edilmek istenecektir. Bu durumda belgeyi veya dokümanı isteyen kişinin “arşiv istek kartı”nı doldurması gerekmektedir. Aynı zamanda arşiv memuru da arşivden alınan belgenin ya da dokümanın yerine “arşiv hatırlatma kartı” koymaktadır. Bu kartın kullanılması, hatayı ve unutmaları önleyeceği gibi sağlıklı ve standartlar dahilinde bir çalışma ortamı yaratacaktır. 

Günümüzde sanal arşivleme faaliyetlerinde genellikle CD ve DVD yazıcıları, taşınabilir sabit diskler ve flashdiskler kullanılmaktadır. Bu sistemlerde hem bilgisayar ortamında yer alan belgeler hem de tarayıcı yardımı ile taranan belgeler, her türlü ses ve görüntü kayıtları ve internet’ten ya da intranet’ten indirilen belgeler ve bilgiler güvenli bir biçimde saklanma olanağına kavuşmaktadır.

Mikroform literatürde, “saydam ya da opak material üzerine kaydedilmiş küçük görüntüler” biçiminde tanımlanmaktadır. Orijinali kâğıtla üzerinde bulunan ve gözle okunabilen bilgiler, özel tekniklerle küçültülerek saydam hale getirilmektedir. Mikro formların farklı biçimleri bulunmaktadır.

Mikrofilmlerin kullanımlarının olumlu ve olumsuz yönleri de mevcuttur:

• Dokümanlara göre daha güvenli bir biçimde saklanabilirler.

• Fiziksel malzemeye göre çok daha az yer kaplarlar.

• Taşıma kolaylığı sağlarlar.

• Çoğaltma imkânına sahip olduklarından istenilen adette çoğaltma yapılabilir.

• Maliyeti yüksektir.

• Kullanımı için özel makineler ve nitelikli teknisyenlere ihtiyaç vardır.

• Malzemelerinin bulunması kolay değildir.

• Yasal bir değer taşımaz. Mahkemelerde geçerliliği yoktur, belgenin aslı istenir.

• Yapılacak olan teknik hatalar geri dönülemeyecek sorunlar yaratabilir.

Mikroform kullanımının yararları ise aşağıda yer almaktadır:

• Fiziksel mekan kullanımında yüksek oranlarda kazanç sağlamaktadır.

• İstenilen belgeler kolaylıkla bulunabilmektedir.

• Basılı kopyalara göre daha güvenlidir.

• Nadir olan eserlerin orijinallerinin kullanımı sırasında zarar görmemesi mikrofilmler aracılığıyla sağlanmaktadır.

• Sağlam ve kullanışlılardır.

• Bilimsel yayınlar ve tezler mikroformlar yardımıyla kullanıma sunulabilmektedir.

Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon, arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak; konsültasyon ise, arşiv malzemesinin mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulması anlamlarını taşımaktadır.

Doğal ve çevresel şartlara bağlı olarak kâğıt, birçok dış etmen tarafından saldırıya maruz kalmaktadır. Kâğıda hasar veren ve özelliklerini bozan sebepler arasında; ısı, güneş ışığı, nem ve toz gösterilebilir. Ayrıca havada yer alan asidik ve diğer gazlar, imalat sırasında ilave edilen zararlı kimyasallar da kâğıdın depolanma ömrünü ters yönde etkilemektedir. Arşiv malzemesinin tahribat sebepleri arasında doğal felaketler, insandan kaynaklanan hırsızlık, hatalı kullanım, bilgi eksikliği, modası geçmiş malzeme kullanımı gösterilebilir. Bunların dışında genel olarak biyolojik, fiziksel ve kimyasal faktörler olarak ana hatlarıyla ifade edilebilir. 

Belgelerin korunması denince; onların hasar almalarını önleyecek şekilde depolanması, kullanılması ve teşhir edilmesi anlaşılmaktadır. Korumaya yardımcı faktörler; depoların yeri ve şekli, depolamada kullanılan cihazlar ve depolama tarzı, havalandırma, malzemelerin kullanılma tarzı, doğal afetler ve insanda kaynaklanan olumsuzluklara karşı arşiv malzemesinin korunması için alınan tedbirler olarak ifade edilebilir.

Binanın planlanması ve şekli, aşağıdakiler dikkate alınarak yapılmalıdır:

• Bölgenin İklim Şartları
• Yer seçimi
• Temeller
• Doğal Havalandırma
• Aydınlatma
• Odaların Yeri
• Depo yeri
• Su ve Diğer İmkânlar
• Drenaj

Yazışma evraklarının ana malzemesi kâğıtlardır ve birçok nedene bağlı olarak zarar görebilirler. Küflenme ve paslanma en sık görülen biçimini oluşturmaktadır. Bu sebeple ortamın nem oranına dikkat edilmeli ve malzemelerin üzerinde kullanılan metal malzemelerin çıkarılmasına özen gösterilmelidir. Mutlaka kullanılması gerekiyorsa plastik aksamı olanlar tercih edilmelidir.

Bu malzemeler özellikleri gereği hassas ve dış etmenlerden çabuk etkilenebilmektedirler. Çok basit bir fiziksel zarar, kullanılamaz hale gelmelerine sebep olabilmektedir. Manyetik alanlar da bu malzemelerin bozulmasına sebep olabilmektedir. Bu nedenle bu tür malzemelerin sağlam ve dışarıdan gelecek her türlü tehlikeden korunacağı çelik kasalarda saklanması gerekmektedir.

Ayıklama; arşivleme işlemi sırasında bir değere sahip olduğu halde daha sonra hukuki değerini ve bir delil olması vasfını kaybetmiş, ileride kullanılma ihtimali olmayan ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayrımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak arşivlik malzemenin tespit edilmesidir.

Dosyalar belirli süreler içerisinde saklanmaktadır. Esas itibariyle bir dosyanın saklanma aşamasına gelebilmesi için işleminin bitmiş olması gerekmektedir. Dosyaların bu amaçla tasnifinde ise üç grup dosya ortaya çıkmaktadır;

• İşlemi tamamlananlar,

• İşlemi devam edenler,

• İşlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekenler.

Dosyaların hangi sürelerde saklanacağı ilgili mevzuatta yer almaktadır. Dosyaların nitelikleri saklanma sürelerini belirleyen temel ölçüt olmaktadır. Dosyaların saklanması kararı ise ilgili kişi veya komisyon tarafından verilmektedir. 

İmha sürecinin esası arşiv malzemelerinin birim, kurum ve devlet arşivlerinde bekletilme sürelerine göre belirlenmektedir. Buna göre birim arşivlerindeki arşiv malzemeleri 1-5 yıl, kurum arşivlerindeki arşiv malzemeleri 10-14 yıl ve devlet arşivlerinde arşiv malzemesinin niteliklerine göre belirlenmektedir. Birim ve kurum arşivlerinde arşiv malzemelerinin saklanma süreleri bir komisyon veya uzmanlarca yürütülmektedir. İmha işlemi için imha edilecekler ve edilmeyecekler ayrımı yapılır. İmha edilecekler listesi hazırlanarak imha işlemi gerçekleştirilir. Bu liste aynı zamanda üst yönetim tarafından onaylanmak zorundadır. İmha işlemi bu konuda belirlenen esaslar çerçevesinde yapılmaktadır. İmha edilecek arşiv malzemesinin tespiti ve imha işlemlerindeki süreçte belirli bir kurallar düzeni işlenmektedir.