CEVAP:

Defter tasnifinde sırasıyla uygulanacak iş kademeleri şunlardır:

1. Nezâret ve kuruluşlara göre sınıflandırma yapılır,

2. Her gruptaki belgeler tek tek ele alınıp tasnife tâbi tutulur,

3. Önce defterlere geçici numara verilir ve defter fişi çıkartılır,

4. Geçici numaraların düşmemesi için boyu uzun kulakçık kullanılır. Numara kulakçığın düşme ihtimaline karşı, defterin birinci sayfasının sol üst köşesine kurşun kalemle yazılır,

5. Cins ve tarih kesinleşince defterler genel kronolojiye dizilir ve varak sıra numarası verilir, özet fişleri düzenlenir,

6. Defterlere, tespit edilen kodu, orijinal ve genel sıra numarasını ve tarihini belirten etiket yapıştırılır,

7. Hazırlanan defter listeleri veya özet fişleri için envanter veya kataloglar tertip edilir.