CEVAP:

Arşivde belgeler genellikle dosyalar içinde saklanmaktadır ve belgelerin dosya içerisindeki düzeni de üzerinde durulması gereken bir konudur. Bürolarda dosya içerisinde saklanan belgeler için arşivlerde kutular ve klasörler kullanılmaktadır. Dosyaların yerleştirildiği kutuların üzerine gerekli kodlamayı yapabilmek için etiket yapıştırılır. Sorumlu memur, arşivdeki dosya giriş çıkışlarını izlemek üzere ayrıca bir “kayıt defteri” tutmaktadır. Arşivden ihtiyaç halinde dokümanlar temin edilmek istenecektir. Bu durumda belgeyi veya dokümanı isteyen kişinin “arşiv istek kartı”nı doldurması gerekmektedir. Aynı zamanda arşiv memuru da arşivden alınan belgenin ya da dokümanın yerine “arşiv hatırlatma kartı” koymaktadır. Bu kartın kullanılması, hatayı ve unutmaları önleyeceği gibi sağlıklı ve standartlar dahilinde bir çalışma ortamı yaratacaktır.