CEVAP:

Medya ile bağlantı: Konferansın konu ve amacına bağlı olarak toplantıya çağrılacak medya mensuplarının bir listesinin çıkarılması önceliklidir. Muhabirler, köşe yazarları, editörler, program hazırlayıcıları, blog yazarları gibi medya mensuplarının çalışma alanları göz önünde bulundurularak davetli listesi oluşturulmalıdır. Medya mensuplarına dair oluşturulacak listenin bir başka ölçüt ise konunun kapsama alanının yerel, ulusal ya da uluslararası olma durumudur. Oluşturulan bu listenin, örgütün düzenleyeceği bir başka etkinlikte ya da basın konferansında güncellenmeden kullanılmaması, hatta faaliyetin içeriğindeki değişimin de göz önünde bulundurularak yenilenmesi gerekmektedir.

Liste hazırlandıktan sonra, basına toplantının konusu, yer ve zaman bilgilerini içeren basılı ya da elektronik ortamda hazırlanmış bir davet gönderilmelidir. Basın davetiyesinin özelliklerini ve davetiyeyi etkili kılacak unsurlardan bazıları şöyle özetlenebilir (Okay ve Okay, 2013: 85):

Davetiye, daveti verenin genel imajına uygun olmalıdır. Şekil ve metin bakımından konuya işaret edebilir. “Basın konferansı” veya “basın görüşmesi” ibareleri gazeteciye toplantının karakterine dair bilgi verir. Her davetiye mutlaka, basın konferansının konusuna dair bilgiler vermelidir. Basın konferansının başarısı, özellikle de gazetecilerin gelişine bağlıdır. Program akışı verilebilir. Toplantının düzenleneceği yer çok bilinen bir yer değilse, bir haritanın ya da krokinin de iletilmesinde yarar vardır.Medya ile bağlantının son aşamasında ise davetiyenin ilgili kişilere ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilerek, katılıma dair geri dönüşler alınmalıdır.