CEVAP:

Basın toplantılarında basınla sürdürülen güvenli ilişkileri daha da sıcak bir havaya yönelteceğinden gerek hazırlık gerekse gerçekleştirme aşamasında bir takım ilkelere uymak zorunluluğunu ortaya çıkarır. Bu aşamaları özetle şöyle sıralandırmak olası:
• Basın toplantısının yapılacağı zamanın elverişli ve uygun olmasına dikkat edilir; basın görevlilerinin katılımı açısından saptanan gün ve saatte önemli sayılabilecek başka etkinliklerle çakışılmamasına özen gösterilir;
• Basın toplantısının yapılacağı yer seçilirken, ulaşım güçlüğü içermeyen merkezi bir konum yeğlenir;
• Rapor, grafik vb. bilgi ve belgeleri içeren bir basın dosyası önceden hazırlanır ve katılanların etkinliği kolaylıkla izlemesini sağlamak için toplantı başlamadan önce dağıtılır;
• Basın görevlilerinin görüntü ve ses alma gereksinimleri karşılanır; onlara teleks, faks gibi araçlarla haberlerini geçme olanağı sağlanır;
• Basına en az bir hafta öncesinden yapılan davetin yeri ve saati, basın toplantısından bir iki gün önce telefonla yeniden anımsatılır;
• Toplantı zamanında başlayıp zamanında bitirilir, çok uzun tutulmaz; soru ve yanıtları da kapsayan en çok iki saatlik bir süre düşünülür ve bu süre kesinlikle aşılmamaya çalışılır;
• Basın toplantısını izleyen günlerde basında yer alan yazı ve haberler dolayısıyla, gazeteciler aranır ve kendilerine teşekkür edilir;
• Toplantı sonrasında isteyen basın görevlilerine toplantıya ilişkin ayrıntılı dokümanlar gönderilir.