BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Belge özelliklerine ilişkin kriterler aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir: • Elektronik ortamda üretilen dokümanlardan belge niteliği kazananlar EBYS içinde tanımlanabilir olmalıdır. Tanımlanabilirlik herhangi bir elektronik belge üreticisi, yazarı, göndereni, alıcısı ve belgeye ait üretim tarihi bilgilerinin kayıt altına alınması ile sağlanır. Bu bilgilerin yanı sıra kayıt altına alınan belgelerin diğer özellikleri olarak; belgenin çıkış yeri, iletim tarihi, arşivleme tarihi, transfer tarihi, imha tarihi, belgenin ilgili olduğu kurumsal fonksiyonun adı sayılabilir. Bu özellikler kurumun ihtiyacına göre artabilir. (Söz konusu bilgiler daha önceden belirtildiği gibi belgeye ait üstveridir.) • EBYS, bünyesindeki elektronik belgelerin bütünlüğünü korumalı ve söz konusu belgelerin bütünlüğü sorgulandığı durumlarda bütünlüğün bozulmadığını gösterebilmelidir. Bütünlük kavramı, elektronik belgenin entelektüel (içerik), tanımsal ve fiziksel olarak bir bütün olarak korunması anlamındadır. Entelektüel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgenin entelektüel bütünlüğü ile ilgili olarak; • Belge vasfı kazanmış elektronik dokümanların içeriğine herhangi bir müdahalenin yapılmasını engellemelidir. • Elektronik belgelerin herhangi bir sistem (yazılım, donanım vb.) bağımlılığına gerek olmadan mevcut teknolojilerle, erişilebilir, okunabilir ve yorumlanabilir olmasını sağlamalıdır. Tanımsal bütünlük: EBYS, elektronik belgelerin üretim, iletim, alınma ve kullanımı ile ilgili tanımlama ögelerini (üstveri) bir bütün içerisinde korumalıdır. Fiziksel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgeyi oluşturan tüm bileşenlerin bir bütün olarak bir arada korunmasını ve kullanımını sağlamalıdır. Ayrıca belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasına veya kaybolmasına neden olabilecek sistem hatalarına karşı gerekli önlemi almalıdır. • EBYS, elektronik belgelerin onaylanması ve kayıt altına alınması ile ilgili olarak güncel teknolojiler ışığında elektronik imza, elektronik mühür, elektronik zaman damgası ya da dijital filigran, amblem, logo gibi özel elektronik işaretler biçiminde sıralanabilecek tekniklerden bir ya da birkaçını bünyesinde barındırmalıdır. • EBYS, belgelere üretim aşamasında kazandırılan yapısal özellikleri korumalıdır. Yapısal özellikler; belgenin alıcısı tarafndan görülmesi istenen sunum özellikleri (örn: altı çizili cümle, farklı renkle vurgulanmış rakam vb.), belgeye ait form özellikleri ve dosya formatına (metin, grafik, görüntü, ses vb.) ait özelliklerden oluşur. • EBYS, elektronik belgelerin üretim sorumluluğunu taşıyan kişi ve kuruluşlarla olan ilişki bağını korumalıdır. Ayrıca belgenin üretiminden nihai tasfiyesine kadar geçen süreçteki mülkiyet zinciri kayıt altına alınmalıdır. • EBYS, elektronik belgelerin üretim, iletim, depolama ve kullanımına imkan sağlayan teknolojik özelliklerini kayıt altına almalıdır. (Örn: Ana bellek, depolama ünitesi, işlemci, ağ altyapısı vb. diğer donanım gereksinimi, yazılım gereksinimleri, veri ve dosya formatı gereksinimi)