Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler özellikle 90’lı yıllardan sonra gerek özel işletmelerde gerekse kamu kurumlarında etkisini yoğun bir biçimde hissettirmiştir. Buna bağlı olarak, gerçekleştirilen tüm faaliyetlerde bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelerden mümkün olan en yüksek düzeyde yararlanılmaya çalışılmıştır. Bu anlamda kurumların önemli bir unsuru olan bilgi ve belgelerinin düzenlenmesi, kullanılması ve saklanması konularında da geçmiş yaklaşımlardan farklı olarak elektronik ortamların kullanılması kurumların uygulama ve hizmetlerinin vazgeçilmez bir parçası olmuştur. e-ticaret, e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin sonucudur. Bilgi ve belgelerin oluşturulma ve kullanılma süreçlerinde verimliliğin arttırılması için ortak standart ve politikaların belirlenmesi de bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır. Bu gereklilikten yola çıkılarak e-topluma geçiş sürecinde gerekli olan düzenlemeler kanunlar çerçevesinde düzenlenmiştir. Bu anlamda ilk adım 3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturularak atılmıştır. Bu adımla birlikte e-dönüşüm sürecine ilişkin eylem planı hazırlanarak hayata geçirilmeye başlanmıştır. Bu bağlamda 23 Ocak 2004’te yayınlanan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 23 Temmuz 2004’te yürürlüğe konulmuştur. Bu düzenleme ile elektronik imza “Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri” olarak tanımlanmıştır. Yine bu kanun kapsamında “Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılırlar” ibaresi, elektronik bilgi ve belge uygulamalarına hukuki boyut kazandırmıştır. Daha sonra yüksek planlama kurulu 24 Mart 2005 tarihinde “e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Eylem Planı”nı yayınlamıştır. Eylem planının 37. maddesi “Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır” biçimindedir. Söz konusu standartların belirlenmesi konusunda Devler Arşivleri Genel Müdürlüğü görevlendirilmiştir. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Marmara Üniversitesi ile işbirliği yaparak çalışmalara başlamıştır. 13 Temmuz 2005’te “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.1.0)” DPT’nin düzenlediği bir toplantı ile kamu kurumlarının görüşlerine sunulmuş ve internet üzerinden paylaşıma açılmıştır. Kamu kurumlarından ve özel sektörden gelen görüşler doğrultusunda referans model geliştirilmiştir. Nisan 2006 tarihinde Referans Model standart formatına dönüştürülerek TSE’ye sunulmuştur. Temmuz 2006 tarihinde gözden geçirilmiş ikinci versiyon “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.2.0)”yayına hazır hale getirilmiştir. Bu model Haziran 2007’de “TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi” standardı adıyla yayınlanarak TSE standardı haline gelmiştir (Özdemirci ve Yalçınkaya, s.3). 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Başbakanlık Genelgesi, “Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını Devlet Arşivleri internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir” ifadesi ile standartlara uyulmasını zorunlu hale getirmiştir. TSE 13298 standardı 18 Şubat 2016’da TSE 13298/T1 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi adıyla yeniden düzenlenmiş ve son halini almıştır.

Belge: Herhangi bir bireysel ya da kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi amacıya alınan ya da ilgili fonksiyonun sonucunda üretilen, biçim, içerik ve ilişki özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için kanıt durumunda olan kayıtlı bilgidir.

Doküman: Belgeye göre daha geniş kapsamlı bir kavramdır. Buna göre doküman, resmi belge niteliği taşımayan bununla birlikte kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde bilgi amaçlı kullanılabilen kayıtlı bilgi kaynakları olarak tanımlanabilir. İçerik ve biçim kurallarının uygulanması bir dokümana resmi belge niteliği kazandırır. Sözkonusu kurallar bir belgenin doğruluğunu ve bütünlüğünü kanıtlayabilecek önemli göstergeler olarak kabul edilir.

Kayıt: Konuyla ilgili en dar kapsamlı kavramdır. Kayıt, belge ya da dokümanların üretim aşamasında kullanılan bir girdi olup herhangi bir konudaki bilginin varlığını ya da yokluğunu belirtir. Kayıt, belge ya da dokümanda belirtilen konulara ait daha önceden üretilmiş herhangi bir belge ya da dokümanın olup olmadığına işaret eder. Diğer bir ifadeyle kayıt kavramı üretilecek olan belge ya da dokümanlara ait olmayıp geçmişte üretilmiş olan belge ya da dokümanlara ilişkin bir kavramdır.

Arşiv: Kurumlarda aktif kullanım dönemini tamamlamış, ancak çeşitli nedenlerle saklanması gereken belgelerin belirli kurallara göre belirli bir düzen içinde muhafaza edildiği yerdir.

Belge yönetimi: Kurumların faaliyetlerinin ya da kurumda yapılan iletişim ve alınan kararların içeriğini ortaya koyan tüm belgelerin, tasarım aşamasından arşivlerde depolanması aşamasına kadar geçen tüm yaşam evrelerinde, belgelerden doğru, etkin, ekonomik ve düzenli bir biçimde yararlanmak amacıyla belirli ilke ve kurallar çerçevesinde sistematik olarak gerçekleştirilen çalışmalar bütünüdür.

Elektronik belge: Herhangi bir elektronik ya da sayısal araç kullanılarak üretilen, gönderilen, alınan, kullanılan ya da depolanan belgelerdir. Söz konusu belgeleri üretmek için kullanılan elektronik araçlara örnek olarak; bilgisayar, tarayıcı, kamera, video, müzik seti, faks vb. verilebilir. Elektronik belgelerin depolanması ve saklanması için kullanılan araçlar ise hard diskler, CD’ler, DVD’ler, manyetik kartlar, optik diskler vb. elektronik ortamlar olarak sıralanabilir. Her belgenin belirli bir içeriği, bağlamı, yapısı ve sunumu vardır. Elektronik belge yönetiminde bu unsurların önemi biraz daha öne çıkmaktadır. Bu nedenle aşağıda elektronik belgelerde bu unsurların ne anlama geldiği kısaca açıklanmıştır. • İçerik: Elektronik belgenin ana metnini oluşturan ve belge üretiminin asıl nedenini ifade eden bilgilerdir. • Yapı: Daha önce belirtildiği gibi bir dokümana belge niteliği kazandıran özellik aynı zamanda resmiyet de kazandıran belirli biçimsel kurallardır. Bir belgenin söz konusu biçimsel kurallara uygunluğu, o belgenin yapısını ifade eder. Elektronik belgeler özel bir biçimsel yapıya sahiptir. • Sunum: Bir belgenin içeriğini yansıtan, yapısını gösteren ve kullanımını mümkün kılan görünümdür. Elektronik belgelerde sunum bu üç unsurun birleşiminden oluşan yazılım ürünüdür. İçerik ve yapı konusunda geleneksel belgelere benzer özellikler gösteren elektronik belgeler, bağlam özelliği açısından geleneksel belgelerden farklıdır. • Bağlam: Belgenin üretim yeri, üretim tarihi, üreten kişi ya da kurum bilgisi ve onaylama bilgileri gibi belge kimliğini, ayrıca belgelerin kurumsal faaliyetler içindeki yerini ve işlevini de ortaya koyan verilerden oluşan kayıtlardır. Söz konusu bu veriler elektronik belge yönetiminde üstveri kavramına karşılık gelir. Bu nedenle elektronik belgenin üstverisi aynı zamanda o belgenin bağlamıdır. Üstveri, üretilen belgenin yapısına göre doğrudan belge üzerine kaydedilebildiği gibi, belgeden ayrı bir kaynak içinde de saklanabilmekte, ancak belge ile bağlantılı olarak muhafaza edilmektedir. Elektronik belgelerin onaylanması ve kayıt altına alınması ile ilgili olarak güncel teknolojiler ışığında elektronik imza, elektronik mühür, elektronik zaman damgası ya da özel elektronik işaretler kullanılmaktadır. Bu kavramlara ilişkin açıklamalar da aşağıdaki gibidir:

Elektronik imza: Elektronik belgenin üretim, iletim, kullanım, saklama ve imhasının sorumlu kişi veya kişiler tarafından gerçekleştirildiğini gösteren dijital bir işarettir. Bu işaret belgeye eklenmiş veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmiş olabilir.

Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alınmasını veya okunmasını sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.

Elektronik zaman damgası: Elektronik belgenin üretim, iletim ve alındısına ait tarih bilgilerinin fiziksel olarak belgeye eklenmesi veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmesidir.

Özel elektronik işaretler: Elektronik belgelere eklenmiş veya onlarla ilişkilendirilmiş dijital filigran, amblem, logo ve benzeri işaretlerdir.

Elektronik belge yönetimi, elektronik ya da sayısal araçlar yardımıyla üretilen ya da sözkonusu araçlara uyumlu hale getirilen elektronik belgelerin sahip olduğu içerik, bağlam ve yapısal özelliklerini koruyarak kaydedilmesini, uygun koşullar altında saklanmasını, herhangi bir araç ya da yazılım bağımlılığı olmaksızın farklı ortamlara aktarılmasını veya dönüştürülmesini, saklama planlarına uygun olarak ayıklama-imha işlemine tabi tutulmasını ve uzun süre saklanması gereken arşiv belgelerinin yine aynı ortamlar içinde değerini kaybetmeden korunmasını sağlayan ilke ve uygulamalar bütünüdür.

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) kurum ve kuruluşlarda üretilen ya da alınan belgelerin oluşturulma, düzenlenme, kullanma, dağıtım ve saklama işlemlerini sistematik bir biçimde yerine getirmek amacıyla kullanılan özel ve bütünleşik yapılı, donanım, yazılım, programlar, ağ yapısı ve kurumsal politika ve prosedürler bütünüdür. EBYS’ni oluşturan ögelerden en önemlisi ise EBYS yazılımıdır. Bu yazılım, kurumun kullandığı ERP (kurumsal kaynak planlaması) yazılımının bir parçası olabileceği gibi kurumun faaliyetlerini yürütmek için kullandığı diğer yazılımlarla uyumlu şekilde çalışabilen bağımsız bir yazılım da olabilir. Kurumda üretilen bilgi ve belgelerin yönetimine ilişkin olarak oluşturulan kurumsal politika ve prosedürler ise sistemin girdisi olarak düşünülmelidir. EBYS içinde, elektronik belgeler ve bu belgeleri üreten birimler ve kurumlar hiyerarşik bir yapıda temsil edilmelidir. EBYS içinde oluşturulacak belge hiyerarşisi içinde yer alan ögelere ilişkin açıklamalar aşağıda verilmiştir. Bu açıklamaların hiyerarşik yapıdaki konumları ifade ettiğine dikkat edilmelidir.

Fon: Elektronik belgeyi üreten kuruma ait seviye.

Birim: Kurum içindeki birimleri gösteren seviye.

Seri: Birimlerin birbiri ile benzerlik gösteren fonksiyonları sonucunda oluşan dosya ve klasörlerin tamamı.

Klasör: Konu bütünlüğü açısından birarada bulunması gereken belgeler topluluğunun içinde yer aldığı nesne.

Belge: Tek bir işlemi gösteren ve bilgisayar literatüründe dosya olarak tanımlanan nesne.

Belge bileşeni: Bir elektronik belgeyi oluşturan çoklu ortam bileşenleri ya da bir belgenin ekleri. EBYS kullanıcıları sahip oldukları yetki ve sorumluluklara göre farklı kullanıcı rollerinde işlem yaparlar. EBYS kullanımında aşağıda verilen kullanıcı rolleri birçok kurum hiyerarşisine uygundur.

Sistem yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıdır. Bilgisayar sisteminin düzenli ve kurumsal fonksiyonlara uygun olarak çalışmasından sorumludur.

Elektronik belge yöneticisi (uzman arşivci): EBYS içindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren uzmandır. Özellikle dosya tasnif ve saklama planlarının tanımlanması ve güncel tutulması gibi fonksiyonlardan sorumludur.

Arşivci: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumludur. Genel olarak elektronik belge yöneticisine bağlı olarak çalışır.

Kullanıcı: Sistem içinde kendi birimi ile ilgili elektronik belgelerin yer almasını ve kullanımını sağlamak üzere yetkilendirilmiş kişidir.

Misafir kullanıcı: Kendi birimi dışındaki birimlere ait elektronik belgeleri görme yetkisine sahip olan kullanıcıdır.

Üretici/Sahip: Elektronik belgelerin üretiminden ve dolayısıyla içeriğinden sorumlu kişi ve kurumlardır.

İster kağıt ister elektronik olsun herhangi bir dokümanın belge niteliği kazanabilmesi ve bu özelliğini koruyabilmesi için belgenin bir takım biçimsel, yönetsel, yasal ve teknik ilkelere göre üretilmesi, kullanılması ve saklanması gerekir. Elektronik belgelerde bulunması gereken özelliklerin belirlenmesinde kullanılan kaynaklar; ulusal arşivler tarafından hazırlanan elektronik belge yönetimi rehberleri, hukuksal düzenlemeler ve standartlar biçiminde sıralanabilir. Bu kaynaklara göre elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak aşağıda sıralanan dört başlık altında toplanmaktadır (Odabaş, H. s.166): • Özgünlük • Güvenilirlik • Bütünlük • Kullanılabilirlik Özgünlük Bir belgenin özgünlüğü herhangi bir değişikliğe uğramadan muhafaza edilmesini ifade eder. Özgün belge; hangi amaçla üretildiği ya da ne anlama geldiği, kim tarafından, ne zaman üretildiği veya ne zaman gönderildiği ispatlanabilen belge olarak tanımlanır. Kurumların belgelerin üretimi, dağıtımı, düzenlenmesi ve muhafaza edilmesini denetlemeye ilişkin politika ve prosedürler oluşturması ve bunları yayınlaması belgelerin özgünlüğünü ispatlama konusunda önemli bir unsurdur. Sözkonusu politika ve prosedürler, ilgili belgelerle yapılacak işlemlerde belgeyi üretenlerin sorumluluklarını ortaya koymakta ve belgelere yetkisiz kişilerce yapılabilecek ekleme, silme, değiştirme, kullanma ya da belgeyi gizleme gibi eylemlere karşı belgenin korunmasını garanti altına almaktadır. Belgeler üzerinde, özgün özelliklerini ve işlevlerini etkilemediği sürece birtakım değişiklikler yapılabilir. Ancak bu değişikliklerin kim tarafından, ne amaçla ve hangi düzeyde yapılabileceği belge yönetimi kuralları içinde başlangıçta belirlenmelidir. Özgünlük özelliği, aslında belgenin sahip olduğu diğer üç özelliğinden (güvenilirlik, kullanılabilirlik ve bütünlük) türetilmiştir. Günümüzde kurumlarda iletişim ve haberleşme aracı olarak elektronik ortamların kullanılması yaygınlaşmıştır. Pek çok yararına karşın elektronik ortamda haberleşmenin bir takım sakıncaları da ortaya çıkabilmektedir. Bu sakıncaların başında elektronik belgelerin güvenliğinin sağlanması konusu gelmektedir. Bir belgenin güvenilir olarak kabul edilmesi için, her şeyden önce belgenin özgün özelliklerinin korunmuş olması gerekir. Güvenilirlik Güvenilir belge, yapılan faaliyeti bir bütün ve gerçek olarak yansıttığından emin olunan belgedir. Elektronik belgeler uzaktan erişime ve paylaşıma imkan sağlaması gibi yönleriyle geleneksel kağıt belgelerden daha kolay yapıdadır. Buna karşın belge üzerinde değişiklik yapılması, içeriğinin yok edilmesi ya da teknik nedenlerle erişilmez hale gelmesi gibi olasılıklar nedeniyle de geleneksel kağıt belgelerden daha hassas bir yapıdadır. Bundan dolayı elektronik belgelerin yasal olarak kanıt olabilmesi için güvenilirliğini arttırma konusunda daha fazla çaba harcanması gereklidir. Bu bağlamda elektronik belgelerin özgün özelliklerini korumaya yönelik farklı güvenlik yöntemlerinin da uygulanması bir zorunluluktur. Söz konusu güvenlik yöntemlerinden bir kısmı; şifreleme, erişim kısıtlaması, elektronik ya da sayısal imza kullanımı biçiminde sıralanabilir. Böylesi teknik güvenlik önlemlerinin yanı sıra, güvenlik politikası oluşturmak ve bunu düzenli olarak uygulamak da bu konuda alınması gereken diğer önlemlerdir. Bu anlamda kurumlarda kullanılan elektronik belge yönetim sisteminin yasal standartlara uygun olarak tasarlanması bir zorunluluktur. Bütünlük Belge bütünlüğü, belgenin içeriği, yapısı ve bağlamı biçiminde sıralanan temel ögelerinin eksiksiz, tam olmasını ve bu ögelerin belgenin tüm yaşam evreleri boyunca bozulmadan korunmasını ifade eder. Belge bütünlüğü anlamında; elektronik bir belgede bulunması gereken önemli ögeler; gövde metni, belge üreticisine ilişkin niteleyici bilgiler, belge üstverisi, belgenin ekleri ve belgenin diğer belgelerle ya da kaynaklarla kurulan bağlantıları biçimindedir. Belgelere ait üstveriler, belgelere erişimi ve belgelerin entelektüel denetimini kolaylaştırır. Üstveri kullanımı belgelerin, belge grubu içindeki yerini ve diğer belgelerle olan bağlantılarını tanımlama ve dolayısıyla belge bütünlüğünü koruma konularında önemli bir yere sahiptir. Kullanılabilirlik Kullanılabilirlik, kullanıcıların bütün unsurlarıyla özgün halinde korunmuş belgeye erişebilmesi ve belge üzerinde arama, görüntüleme, kopyalama, yazdırma, dönüştürme vb. işlemleri uygulayabilmesidir. Elektronik belgeler kullanılabilirlik özelliği anlamında geleneksel belgelere göre önemli üstünlükler sağlar. Elektronik belgeye erişim araçları kullanıcılara geleneksel kağıt belgeye ve belge üzerindeki bilgiye erişimde farklı ve çok daha gelişmiş seçenekler sunar. Örneğin anahtar sözcük kullanımı ile kullanıcıların aradıkları bilgi ve belgelere hızlıca erişim sağlanabilir. Belge üzerinde tarama işlemini tam metin olarak yapabilme, ayrıntılı arama seçenekleri ile tarama sürecini daraltma ve hedefe odaklayabilme ya da tarama sonuçlarını ilgili ya da yakın konulara yönlendirebilme de belge erişim sistemlerinin sunduğu diğer üstünlüklerdir. Bunun dışında aynı belgeden birden fazla kullanıcının aynı anda yararlanabilmesi daha etkili kullanım olanağı sağlamaktadır. Belgelerin kullanılabilir olması, onların erişilebilir olması ile yakından ilişkilidir. Elektronik belgelerde kayıtlı olan bilgilerin erişilebilir olabilmesi içinse sahip olduğu özellikleri uzun süre koruması diğer bir ifade ile uzun süre depolanabilecek ölçüde dayanıklı olması da gerekir.

Bu model elektronik belgenin çeşitli evrelerden sıralı olarak geçtiğini kabul eder. Buna göre ilk evrede belgeler yasal bir dayanağa ve belirli standartlara uygun bir biçimde üretilir. İkinci evre, belgelerin kurum içinde ya da kurum dışında kullanıldığı döneme karşılık gelir. Bu dönem boyunca belgeler, kurumlarda aktif ya da güncel dosyalar içinde saklanır. İlk iki evrenin sonunda belgeler gözden geçirilir ve belgenin değerinin ne olduğuna karar verilir. Kurumsal bir değeri kalmadığına karar verilen ve başka bir nedenle de saklanması gerekmeyen belgeler imha edilir. Kurumsal değerini yitirmiş fakat farklı nedenlere bağlı olarak saklanması gereken belgeler için ise yarı aktif evre olarak ifade edilen üçüncü evre başlar. Bu evrede belgeler genel olarak çalışma yerlerinin dışında uygun bir yerde saklanır. Üçüncü evrenin sonunda yeniden bir değerlendirme yapılarak, belgenin imha edilmesine ya da dördüncü evreye aktarılmayı gerektirecek herhangi bir değerinin olup olmadığına karar verilir. Üçüncü evre sonunda belgeler üzerinde yapılan değerlendirme arşive aktarılma öncesindeki son değerlendirmedir. Belirli bir değere sahip olduğu için imha edilmeyen belgeler yaşam döngülerinin son evresi olan arşivlerde depolanma aşamasına geçerler. Bu evreye aktif olmayan evre de denilmektedir. Yaşam döngüsü modeli, belgelerin hangi süreçlerden geçtiğini ortaya koymanın yanı sıra bu evrelerde belgelerin kimler tarafından yönetileceğini de belirlemektedir. Aktif dönemde belge yönetimi sorumluluğu daha yoğun biçimde belge üreticileri ve belge yöneticilerindedir. Yarı aktif dönemde belge sorumluluğu belge yöneticilerine aittir. Belgelerin depolandığı aktif olmayan dönemde ise belgelerin depolanması, tanımlanması, devredilmesi ve erişiminin sağlanması sorumlulukları arşivcilerdedir. Arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamaya yönelik yöntem ve çabalar ile kullanımda olan belgelerin güvenliğini sağlamaya yönelik yöntem ve çabalar birbirinden farklıdır. Bu anlamda belge yaşam sürecinin iki temel evrede ele alınması doğru bir yaklaşım olacaktır. Birinci evre; belge üretimi, kullanımı, dosyalaması, muhafazası ve güvenliği konularının ele alındığı aktif evredir. İkinci evre ise; belgelerin uygun güvenlik ortamı içinde uzun süre muhafaza edilmek üzere depolandığı pasif evredir. Muhafaza etme faaliyeti, ister kağıt ister elektronik belge olsun tüm belgeler için üretimden sonraki her evrede farklı bir amaca yönelik olarak gerçekleştirilir. İlk evrede belgeler kurumsal bir faaliyetin yerine getirilmesi ve kurumsal bir kararın alınması için kullanılır ve bu amaçla muhafaza edilir. İlk evre sonrasında belgeler sistemli bir biçimde dosyalanır. Üçüncü evredeki yarı aktif belgeler ara depolara alınarak muhafaza edilir. Son olarak muhafaza işlemi belgelerin yasal, kültürel ya da tarihi nedenler gibi çeşitli nedenlerle arşivlerde saklanması biçiminde gerçekleştirilir. Bu açıdan bakıldığında belge muhafazası, kurumsal muhafaza ve arşivsel muhafaza olmak üzere iki kategori altında değerlendirilebilir.

Yaşam döngüsü modeline göre bir belgenin yaşamında; üretim, aktif kullanım, yarı-aktif kullanım, pasif kullanım, ayıklamaimha ve arşivde uzun süreli muhafaza biçiminde sıralanan çeşitli evreler söz konusudur. Bu evreler birbirinden kesin sınırlarla ayrılmış olup uygulanacak kurallar da her evre için farklıdır. Bu model, geleneksel kağıt belgeler üzerinde etkili bir biçimde uygulanabilmektedir. Fakat elektronik belgeler üzerinde yaşam döngüsü modelinin uygulanması çok kolay değildir. Dolayısıyla geleneksel belge yönetimi uygulamaları yetersiz kalmaktadır. Süreklilik modelinde herhangi bir evre ayrımı yapılmaksızın sürekli devam eden ve dinamik bir süreç içinde akan bir belge yönetimi söz konusudur. Bu modele göre, elektronik belgeler üzerinde uygulanacak belge yönetimine ilişkin tüm kurallar ve arşivsel ilkeler belge üretimi aşamasında değil, üretim aşamasından çok daha önce sistemin tasarımı aşamasında ele alınmalıdır. Bu, belgelerin daha sonraki evrelerde sağlıklı bir biçimde işleme konulması ve muhafaza edilmesi için gereklidir. Sistemin tasarımı ve geliştirilmesi aşamasında kurumsal belge analizi çalışmaları yapılarak gerekli olan belge tanımları yapılır. Ayrıca sistem için gerekli olan uygun teknolojilerin seçimi, bunların sağlanması ve kurulumu da gerçekleştirilir. Bu noktada elektronik belgeleri üreten sistemlerin teknolojik olarak eskimesi ve buna bağlı olarak belgelerin görüntülenmesinde sorunlar yaşanması ya da belgeleri tanımlamada yararlanılan bağlam verilerinin yok olması gibi sorunlar da göz önüne alınmalıdır. Yaşam döngüsü modelinden farklı olarak süreklilik modelinde vurgulanan en önemli nokta, belge yöneticilerinin ve arşivcilerin, belge üretimi faaliyetine başlanmadan önce sistem tasarımında yer almalarıdır. Süreklilik modelinin yaşam döngüsü modelinden ayrıldığı ikinci nokta güncel olan ve güncel olmayan belge arasındaki geleneksel ayrımı ortadan kaldırmasıdır. Bu ayrımın ortadan kaldırılmasının asıl amacı, belgeleri değişimin etkisine karşı korumak ve belgelerin güvenilirliğini özgünlüğünü ve erişilebilirliğini arttırmaktır. Süreklilik ve yaşam döngüsü modelleri arasındaki son fark yaşam döngüsü modelinde belge yönetimi sorumluluklarında kesin bir ayrım söz konusu iken süreklilik modelinde evre farkı olmaksızın sorumluluk ve hesap verme olgularının birleştirilmiş olmasıdır.

Geleneksel belge yönetimi ile amaçlanan; belgelerin tüm yaşam evreleri boyunca uygun, etkili ve verimli biçimde işleme konması ve belgenin üretimine neden olan kurumsal işlevini ve değerini de koruyarak uzun süre muhafaza edilmesini sağlamaktır. Bu temel amaç elektronik belge yönetimi için de geçerlidir. Bununla birlikte elektronik belgelerin kağıt belgelerden farklı ortam ve özelliklere sahip olması nedeniyle elektronik belge yönetimi, uygulama açısından daha teknik bir içeriğe sahiptir. Buna bağlı olarak elektronik belge yönetim sisteminin temel amacı, belgelerin içerik, bağlam ve yapılarını bütün olarak yönetmek ve bunları güvenli ve özgün şekilde muhafaza etmektir. Elektronik belgeler, sahip olduğu farklı özellikler yardımıyla kullanıcılara çeşitli kolaylıklar sağlarlar. Buna karşın geleneksel kağıt belgelerden daha hassas bir yapıya sahiptir. Kağıt belgeler göreceli olarak daha dayanıklı ve içeriğinden yararlanmak için başka bir kaynağa ihtiyaç duyulmayan belge kayıt ortamlarıdır. Uzun süreler muhafaza etme söz konusu olduğunda elektronik belgeler, sürekli olarak güncellemeye ihtiyaç duyulan yazılım ve donanıma bağımlı olmaları nedeniyle kağıt belgelerden oldukça farklı özelliklere sahip olup kullanıcılara daha az güven verir. Bu nedenle elektronik belgelerin, tüm özelliklerini koruyan ve özgün sunumuna izin veren bir uygulama içinde kontrol altına alınması gerekir. Elektronik belgeleri her yönüyle kontrol altına alma işlevi de ancak elektronik belge yönetimi uygulamalarıyla sağlanabilir. Elektronik belge yönetim sisteminin temel amacını sağlamaya yönelik alt amaçlar dört başlık altında ele alınabilir: • Güvenilirlik • Tamlık • Erişilebilirlik • Dayanıklılık Güvenilirlik: Hatırlanabileceği gibi güvenilir belge, bütün özellikleri dolayısıyla özgünlüğü korunmuş, bozulmamış ve gerçeği yansıttığından emin olunan belgedir. Elektronik belge yönetiminin en önemli amaçlarından biri belgelerin güvenilir olma özelliğini sağlamaktır. Bu amaçla EBYS, belgelerin herhangi bir durumda kanıt olarak sunulabilmesine olanak sağlayan yasal mevzuata ve kurumsal yönergelere uygun biçimde üretilmesini ve belge üzerinde gerçekleştirilecek işlemlerin de bu temele göre yapılmasını sağlamalıdır. Tamlık: Herhangi bir elektronik belgenin tam olması sahip olduğu üstveri, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verileri ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi anlamına gelmektedir. Dolayısıyla üstveri ve bilgi kaynakları yardımıyla belgenin kim ya da hangi kurum tarafından, ne zaman ve hangi amaçla üretildiği, nerelere iletildiği, onay bilgilerinin kim tarafından verildiği belirlenebilecektir. Bu nedenle EBYS’nin ikinci amacı, belgenin tam olmasını sağlayacak ilke ve tekniklerin uygulanmasıdır. Erişilebilirlik: Elektronik belgeler düzensiz veri yığınları olmamalıdır. Çeşitli erişim araçları yardımıyla ihtiyaç duyulan belgeye ve ilgili olduğu diğer konu gruplarına en hızlı biçimde erişebilmek belge yönetimi sistemlerinin önemli amaçlarından bir diğeridir. Bunu sağlamaya yönelik olarak EBYS’nin, elektronik belgeleri kurumsal işlevleri tam ve doğru biçimde yansıtabilecek bir yapı içinde düzenlemesi gerekir. Sözkonusu düzenleme sistemi, aynı zamanda belgenin ilgili olduğu diğer konu gruplarıyla, belge seri ve fonlarıyla ya da üretim yeriyle her türlü işlevsel bağlantılarını kurabilecek biçimde olmasını sağlamalıdır. Dayanıklılık: Elektronik belgelerin, idari, mali, hukuki ya da tarihi kriterlere göre belirlenen ve saklama planlarında belirtilen süreler içinde muhafaza edilmeleri gereklidir. Teknolojik gelişmelerin sürekliliği ve hızı elektronik belgelerin genellikle bir sonraki nesil teknolojilerde kullanılamaması biçiminde bir sorun yaratmaktadır. Bu anlamda elektronik belge yönetiminin diğer bir amacı da belgelerin gerekli görülen süreler içinde, dayanıklılığını, kullanılabilirliğini ve yeni teknolojilere aktarılabilirliğini sağlayacak sistemlerin kurulması için uygun çözümler getirmektir.

EBYS’de bulunması gereken temel unsurlar yönetsel unsurlar ve teknik unsurlar olarak iki ana başlıkta ele alınır (Odabaş, H. s.217). Yönetsel unsurlar sistemi oluşturan kuramsal düzenlemeler ve prosedürlerdir. Sistemin işletimi sırasında yararlanılacak yönetim ilkeleri, sistemin kullanım koşulları, uygulanacak denetim ölçütleri ve sistem üzerinde tanımlanacak yetki ve sorumlulukların belirlenmesi kuramsal düzenlemeleri oluşturur. Kuramsal düzenlemelerin oluşturulabilmesi için, öncelikle kurulması düşünülen sistemin sahip olması istenilen özellikler ve sistemin amaçlarına yönelik tüm ayrıntıların ortaya konması gerekir. Sözkonusu düzenlemelerin güncel kalabilmesi için ise gelişmeler veya değişiklikler sürekli olarak kayıt altına alınmalıdır. Sistem üzerinde ilgili herkesin sorumlulukları belirlenmeli, sistemi oluşturan tüm unsurların ve sorumlulukların gösterildiği bir belge yönetimi sistemi şeması oluşturulmalıdır. Bu şemada yönetsel ve teknik unsurların tümü ayrıntılı olarak gösterilmelidir. Teknik unsurlar; donanım, yazılım, ağ bağlantısı ve depolama aygıtları biçimindedir. EBYS’nin donanım unsuru, sunucular, terminaller, tarayıcılar, sayısal kayıt araçları gibi bilgisayar teknolojisi üzerinde işletilen çeşitli cihazlardan oluşmaktadır. EBYS’yi kullanacak kurumun türü, büyüklüğü, verdiği hizmetler, ürettiği belge miktarı, sistemden beklentileri gibi konuların analizi donanım unsurlarının belirlenmesinde belirleyici olacaktır. Söz konusu analiz, uygun donanım türü, kapasitesi, özellikleri ve sağlayıcıları hakkında gerekli bilgilerin elde edilmesini sağlayacaktır. EBYS’ni oluşturma sürecinin en önemli adımlarından biri yazılım seçimidir. Belge yönetimi ilkelerine uygun bir yazılımda bulunması gereken tüm özellikler, sistem tasarımı aşamasında dikkate alınmalıdır. Sistem tasarımı aşamasında ayrıca yazılımı sağlayacak firmanın da doğru değerlendirilmesi gerekir. Sistemde işlemlerin gerçekleştirilmesinde kullanılacak ağ bağlantısı ile ilişkili tüm konular yine sistem tasarımı evresinde dikkate alınması gereken önemli konular arasındadır. EBYS’nin tasarımı ve kurulumu aşamasında değerlendirilmesi gereken bir diğer önemli unsur da depolama aygıtıdır. Depolama aygıtlarının türü, işlevsel özellikleri, boyutu, depolama kapasitesi, tahmini ömür uzunluğu gibi ölçütler değerlendirilmesi gereken konular arasındadır. Zaman içinde güncelliğini yitirme ve dolayısıyla istenmeyen veri kayıplarına maruz kalmamak amacıyla sistemde kullanılacak donanım, yazılım ve depolama aygıtlarının seçiminde hassasiyet gösterilmelidir. Bu anlamda mümkün olduğunca güncellemeye uygun yazılım, donanım ve depolama aygıtlarının seçilmesi ve sistemin de sürdürülebilir bir güncelleme politikasına sahip olması gerekir.

Başlangıç Aşaması: Bu evre elektronik belgelerin üretimi için gerekli olan sistemin tasarımını kapsamaktadır. Elektronik belgelerin üretiminin etkin bir biçimde yapılabilmesi ve sürecin doğru biçimde yönetilmesi açısından gerekli kurallar ve prosedürler bu aşamada belirlenir ve sisteme uyarlanır. Bu anlamda, elektronik belgelerde aranılan özelliklerden biri olan özgünlüğün sağlanması amacıyla, belgede bulunması gereken tüm özelliklerin ve belge saklama ölçütlerinin başlangıç aşamasında belirlenmesi ve sistemle bütünleştirilmesi gerekir. Bu nedenle EBYS’nin tasarımında, bilgi yöneticileri, belge yöneticileri ve sistem tasarımcıları gibi farklı disiplinlerden kişilerin yer alması ve işbirliği içinde çözüm üretmesi bir zorunluluktur. Sözkonusu işbirliği ile ulaşılmak istenen asıl amaç, belge yönetimi ve arşivcilik ilkelerini elektronik belge yönetimi sistemine uyarlamaktır.

Belge Değerlendirme Aşaması: Geleneksel kağıt belgelere ilişkin arşivsel işlevleri değerlendirme ve seçim ölçütlerini uygulama sorumluluğu genellikle bireysel çabalarla yürütülmekte ve bu nedenle belge değerlendirme ölçütleri arasında farklılıklar yaşanmaktaydı. Kişiye odaklı olduğundan bu sorumluluk, genellikle belgenin yaşam döngüsünün son evrelerine kadar ertelenmekte ya da hiç yapılmamaktaydı. Elektronik ortamlarda bu sorumluluk kişiye değil sisteme ait olduğundan erteleme ya da hiç yapmama durumu söz konusu değildir. Çünkü arşivsel ilkelere dayalı saklama ve seçim ölçütleri henüz tasarım aşamasında iken sisteme yerleştirilir ve söz konusu işlemin önemli bir kısmı otomatik olarak yürütülür. Sistem tasarımı sırasında kullanılacak belge değerlendirme ve seçim ölçütlerinde belgenin türü, kurumsal işlevi, sürdürülen aktivitelerle ilişkisi, birimsel önemi gibi konular dikkate alınmalıdır. Değerlendirme faaliyeti; belgelerin kurumsal ve arşivsel değerinin ve buna bağlı olarak saklama sürelerinin belirlenmesini ifade eder. Söz konusu faaliyet, kurumda hangi işlemler için ne tür bilgi kaynaklarına ihtiyaç duyulduğunu ortaya koyar ve bu bilgi kaynaklarının nasıl düzenleneceği ve ne tür işlemlerden geçeceği konularında rehberlik hizmeti sunar. Belgeler, kurumsal ilişkilere ve kurum içinde sahip oldukları işlevlere göre değerlendirildiklerinden bu faaliyet, işlevsel değerlendirme olarak da ifade edilir. İşlevsel değerlendirme, kurumsal açıdan ne tür belgelerin üretildiğini ve bunların kurum için ne kadar değerli olduğunu belirlemektir.

Belge Depolama Aşaması: Elektronik belgeleri depolama, arşivciler için oldukça zor ve tartışılmakta olan bir konudur. Geleneksel kağıt belgelerin depolanması, fiziksel olarak belgenin kendisinin depolanması diğer bir ifadeyle yalnızca belge kayıt ortamının muhafaza edilmesi anlamındaydı. Bu durumda içerik, yapı ve bağlam belgenin kendi içinde olduğundan belgeyle birlikte belgeyi tanımlayan bu bilgilerin de kaybolması söz konusuydu. Elektronik belgelerin kanıt olarak kullanılabilmesi için belgeye ait içerik, bağlam ve yapısal bilgilerin de kayıt altına alınması ve korunması zorunludur. Bu nedenle elektronik belgelerde yalnızca belge kayıt ortamının muhafaza altına alınması yeterli değildir. İçerik, bağlam ve yapısal verilerin muhafaza edilmesinin yanı sıra belgenin kayıtlı olduğu depolama ortamının da fiziksel olarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Belge Erişimi-Kullanımı Aşaması: EBYS’nin sunduğu en önemli hizmetlerden biri belgeyi arama ve bulma işlemidir. Çok çeşitli türden dosyaların bulunduğu sistem içerisinde üstveri bilgilerini kullanarak istenen belgeye hızlı ve kolay biçimde erişebilmek mümkündür. EBYS geleneksel kağıt belge yönetim sisteminden farklı olarak tam metin arama faaliyetini sağlamaktadır. Buna göre belgeler içinde istenilen metin parçaları aranıp bulunabilmektedir. Erişim sonrasında, belgenin görüntülenmesi, kopyalanması, yazdırılması, belgenin yeni versiyonlarının oluşturulması vb. kullanım faaliyetleri de EBYS ile kolaylıkla gerçekleştirilebilmektedir.

Belge yönetimi konusunda EBYS’nin kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir: • Elektronik belgelerin yer ve zaman bağımlılığı olmayıp sınırsız bir hareketlilik yeteneğine sahiptir. EBYS ile istenilen belgeye, istenilen saatte istenilen her yerden erişim mümkündür. • İhtiyaç duyulduğu an belgeye erişim geleneksel kağıt belgelere erişimden çok daha hızlı ve kolaydır. • Belgelerin depolanması konusunda fiziksel yer sorunu yaşanmaz. Bilgisayarda sabit disk ya da diğer depolama araçlarına kolayca depolanabilir. • İhtiyaç duyulduğunda, kısa sürede ve fazla çaba gerektirmeden çok sayıda çoğaltılabilir. • Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim sağlanabilir. EBYS sunduğu avantajlara karşın bazı dezavantajlara da sahiptir. Söz konusu bu durumlar aşağıda sıralandığı gibidir:

• Elektronik belgelere erişim ve üzerinde işlem yapmak için bilgisayar, ağ bağlantısı vb. teknolojik araçlara olan bağımlılık söz konusudur. • EBYS’nin kurulumu için gerekli olan donanım ve yazılım için gerekli olan maliyet önemli bir parasal kaynak gerektirebilir. • Elektronik ortama kaydedilen veriler kolay biçimde değiştirilebilir ya da imha edilebilir. Bu nedenle kağıt belgelere oranla elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak güçtür. • Kullanılan depolama aygıtlarında herhangi bir arızanın olması dururumunda verilerin kaybolması riski vardır.

Dosya tasnif planı, belgeleri belirli kategorilere ayırıp buna göre etiketlemek için kullanılır. EBYS standartının, sistem kriterleri altında yer alan dosya tasnif planları bölümü, dosya tasnif planının oluşturulması, dosya tasnif planı elemanlarının (maddelerinin) tanımlanması ve dosya tasnif planının yönetilmesi konularına ilişkindir. Kurumsal fonksiyon, seri, alt seri, dosya/klasör adları dosya tasnif planında temsil edilir ve EBYS yöneticisi tarafından tanımlanır. Dosya tasnif planlarına ilişkin kriterler aşağıda verilen maddeler biçiminde özetlenebilir: • EBYS, kurumun yapısını ve fonksiyonlarını yansıtacak bir dosya tasnif planını içermeli ya da kurum dosya tasnif planı ile uyumlu olmalıdır. • Dosya tasnif planları hiyerarşik bir yapıda ve en az üç seviyeden oluşmalıdır. • EBYS dosya tasnif planının kurulum aşamasından sonra ortaya çıkabilecek güncelleme ihtiyaçlarına da cevap verebilecek esneklikte olmalıdır. Bu anlamda herhangi bir seviyeye yeni bir eleman eklenmesine imkan sağlanmalıdır. Herhangi bir seviyeden eleman çıkarılabilmesi ise yalnızca o elemana bağlı alt elemanların ya da elektronik belgelerin olmadığı durumlarda mümkün olabilmelidir. • EBYS aynı anda birden fazla dosya tasnif planının oluşturulmasına ve kullanılmasına olanak sağlamalıdır. • EBYS içine dahil edilen klasörler bölümlerden oluşabilmelidir. Sistem içindeki elemanların birbiri ile dikey ilişkisi olurken bölümler kendi aralarında yatay bir ilişki içinde olmalıdır. • EBYS içinde bir seri ya da klasör altında yer alan elektronik belgeler, toplu halde başka bir seri ya da klasör altına taşınabilmelidir. Daha önce bir seri ya da klasör altında kayıt altına alınmış bir elektronik belge başka bir klasör altına taşınabilmelidir. • EBYS içinde tasnif edilmiş herhangi bir elektronik belgenin tamamının ya da bir bölümünün silinmesi veya değiştirilmesi engellenmelidir. • Klasörlerin açılış ve kapanış işlemleri yetkili belge yöneticisi tarafından yapılmalıdır. Klasörleri kapama ya da yeni bölüm açma zamanlarına ilişkin kriterler sistem kurulum aşamasında belirlenebilmelidir. Klasörlerin kapanma zamanlarıyla ilgili olarak elektronik belge yöneticisi; takvim yılı ya da mali yıl bitişi, ilk belge kaydından itibaren belirli bir zamanın geçmesi ya da klasörde yer alacak dosya sayısı veya toplam dosya büyüklüğü gibi sayısal kriterler geliştirebilir. EBYS herhangi bir elektronik belgenin birden fazla dosya planı elemanı (maddesi) ile ilişkilendirilmesine izin vermelidir.

Saklama planları belge yönetiminin en önemli unsurlarından biridir. Saklama planı ile EBYS içinde yer alan bir belgenin sistemde kalacağı süre ve bu süre sonunda belgenin nasıl bir işleme tabi tutulacağı belirlenir. Saklama planlarına ilişkin kriterler aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir: • Dosya tasnif planında yer alan her bir eleman için saklama planında bir saklama süresi tanımlanmalıdır. Saklama süresi sonunda ilgili elemanın imha ya da transfer işlemi otomatik olarak yapılabilmelidir. • Saklama planları sistemde yer alan, seri, klasör ya da dosya gibi herhangi bir eleman ile ilişkilendirilebilmelidir. Bunun yanında söz konusu elemanlarla yatay ve dikey ilişkili olan alt elemanlar da saklama planları ile ilişkilendirilebilmelidir. • Saklama planları, sistemde yer alan her elemana ilişkin referans numarası ve tanım bilgisi, saklama süresi, tasfiye işlem tanımı gerekçe ve yasal dayanakları içermelidir. Saklama planları genellikle belge hiyerarşisi ile birlikte tanımlanır. Belge hiyerarşisi daha önce belirtildiği gibi belge fonu, birim, belge serisi, dosya/klasör elemanlarından oluşur. • Sistem içindeki her bir eleman en az bir saklama planı ile ilişkilendirilebilmelidir. Birden fazla saklama planı ile ilişkilendirilmesi gereken elemanlar da söz konusu olabilir (teorik olarak sistem içindeki her bir eleman idari, mali, hukuki, tarihi kriterlerden her biri ile ayrı ayrı ilişkilendirilebilir). Elektronik belgeler de kağıt belgelerde olduğu gibi idari, mali, hukuki ve tarihi açıdan önem taşıyabilir. Söz konusu açılara göre belgeleri saklama kriterleri aşağıda verildiği gibidir: İdari kriter: Belgeler idari açıdan ihtiyaç duyuldukları sürece saklanmalıdır. Bir belgenin idari değeri, o belgenin ilişkili olduğu fonksiyonun geçerliliği ile ilgilidir. Bu nedenle idari olarak tanımlanacak kesin bir zaman dilimi yoktur. Mali kriter: Belge iki ya da daha fazla taraf arasında mali bir işlemi belgeler nitelikte ise yasal zaman aşımı süresince saklanmalıdır. Hukuki kriter: İki ya da daha fazla taraf arasında imzalanmış sözleşme belgeleri, ya da bir mülkiyetin, hakkın veya alacağın ispatı için kullanılabilecek belgeler hukuki nitelikte belgelerdir. Bu tür belgeler; sözleşmeler, haklar ve alacaklar devam ettiği süre boyunca saklanmalıdır. Tarihi kriter: Kurumun tarihi açısından önemli bilgiler içeren belgeler genellikle sürekli saklanacak belgeler olarak tanımlanmalıdır. Saklama planlarında yer alan elemanlar için tanımlanacak saklama süreleri 1 ay ile 100 yıl arasında değişebilir. Saklama planlarında her eleman için nasıl bir tasfiye işlemi gerçekleştirileceği farklı tasfiye tanımları ile belirlenebilir. Bu tasfiye biçimleri de aşağıdaki gibidir: Sürekli saklama: Sistemde yer alan herhangi bir elemanın saklama kriterlerinden bir ya da birkaçı nedeniyle sürekli saklanması ve hiçbir şekilde imha edilmemesi gereken durumdur. Değerlendirme: Belgenin ileri bir tarihte değerlendirileceği ve tasfiye kararının bu değerlendirme sonucuna göre verileceği durumu ifade eder. İmha: Belgenin saklama süresi sonunda imha edileceğini ifade eder. Transfer: Belgenin üretildiği kurumdaki saklama süresinin sonunda başka bir kuruma transfer edileceğini belirtir. Sistemde yer alan elemanlara sözkonusu bu tasfiye işlem tanımlarından sadece biri atanabilmelidir. Birden fazla saklama planı ile ilişkilendirilmiş elemanlar için farklı saklama süreleri ve saklama işlem tanımları yapılmış ise bu durumda saklama süresi en uzun olan plan esas alınmalıdır. Elektronik belge yöneticisi sistemdeki herhangi bir elemana ait saklama süresini ve tasfiye işlem tanımını belge sistemde olduğu sürece değiştirebilir.

Kayıt işlemi, elektronik belgelerin EBYS içine dahil edilmesini ifade eder. Elektronik belgeler kurumsal faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında üretilebileceği ya da alınabileceği gibi belge kuruma kurum dışı kaynaklardan da gelebilir. Ayrıca bu belgeler birbirinden farklı formatlarda üretilmiş ve elektronik ortama aktarma biçimlerinde farklılıklar olabilir. Elektronik belgelerin sisteme kayıt işlemleri tüm bu farklılıkları kabul edecek esnek bir yapıda olmalıdır. EBYS, elektronik belgelerin sisteme kayıt işlemleri ile ilgili olarak aşağıda verilen özelliklere sahip olmalıdır: • Teknik özellikleri ne olursa olsun her tür elektronik belgeyi sisteme alma ve yönetebilme • Elektronik belgeleri dosya tasnif ve saklama planlarıyla ve bir ya da birden fazla klasörle ilişkilendirme • Elektronik belgenin üretildiği program ile uyumlu çalışabilme • Elektronik belgeye ait üstverilerin kontrol ve kayıt işlemlerini gerçekleştirebilme Elektronik belgelerin kayıt işlemlerine ilişkin kriterler de aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir: • EBYS içinde kayıt tarihi ve zamanı üstveri dosyasında tutulmalıdır. • Birden fazla parçadan oluşan elektronik belgeler, belgenin yapısal özellikleri ve parçalar arasındaki ilişkiler korunarak tek bir belge biçiminde kayıt edilebilmelidir. Belgeye yeniden erişimde de tüm parçalar arasındaki ilişki korunmalıdır. Tasfiye aşamasında ise tüm parçalar tek bir ünite olarak işlem görmelidir. • Dokümanların belgeye dönüştürülmesi ve ilgili bulunan klasörle ilişkilendirilmesi de kayıt işlemleri kapsamındadır. EBYS, kurum tarafından üretilen ya da kurumsal faaliyetler gerçekleştirilirken farklı kurum ya da kişilerden alınan elektronik dokümanların resmi belge olarak nitelenmesine imkan vermelidir. Bu işlem yetkili kullanıcı ya da yönetici tarafından yapılmalıdır. • Resmi belge olarak nitelenen dokümanlar dosya tasnif planında belirlenen kurallar dahilinde en az bir klasör ile ilişkilendirilmelidir. EBYS içinde kayıt altına alınan her belgeye belgeyi ilgili olduğu klasörle ilişkilendirmek için kullanılacak ve yalnızca o belgeye ait olacak bir referans numarası verilir. • EBYS, kendisini otomatik olarak güncelleyen elektronik dokümanların sisteme dahil edilmesinde ve daha sonraki kullanımında ilk içeriğinin korunmasına özen göstermelidir. Günümüzde yazılı iletişim genellikle e-posta yoluyla yapıldığından EBYS sisteminin e-postaları da sisteme dahil edebilme özelliğinin olması beklenmektedir. Elektronik dokümanların, gönderen, alıcı, gönderilme ve alınma tarihi ve saati gibi iletişim bilgileri otomatik olarak sisteme alınmalı ve bu bilgiler üzerinde herhangi bir değişikliğe izin verilmemelidir. • Elektronik belgeler iki temel kategori altında değerlendirilebilir: Basit dokümanlar: Tek bir uygulama yazılımı ile üretilmiş olan dokümanlardır. Bu tür dokümanlara örnek olarak ofis programlarının kullanımı ile üretilmiş dokümanlar, e-postalar, sunum dosyaları, ses dosyaları ya da resim dosyaları verilebilir. Tümleşik dokümanlar: Birden fazla uygulamanın parçalarının tek bir doküman üzerinde birleştirilmesi ile oluşturulmuş belgelerdir. Bu tür dokümanlara örnek olarak da web sayfaları, ekleri bulunan e-postalar verilebilir. • EBYS mevcut dosya formatları ile birlikte çalışabilme özelliğinde olmalıdır. Tümleşik dokümanları tek bir belge olarak sisteme dahil edebileceği gibi, parçaların ayrı ayrı kayıt edilebilmesine de izin vermelidir. • Kayıt işlemleri başlığı altında ele alınacak bir başka konu taşıma, kopyalama ve silme işlemleridir. EBYS, elektronik belgelerin ilişkilendirildikleri klasörlerden alınarak başka bir klasörle ilişkilendirilmelerine izin vermelidir. Yeniden dosyalama olarak tanımlanan bu işlem yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilmelidir. Sistem ayrıca, belgenin kopyalanarak yeni bir belge oluşturulmasına ya da farklı amaçlarla kullanılmasına da imkan tanımalıdır. Bu yapılırken asıl belgeye ait içerik ve üstveri bilgileri korunmalıdır.

Elektronik belgelerin kullanım özelliklerine ilişkin kriterler de aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir: • EBYS, kullanıcılara bünyesindeki elemanlar üzerinde arama, görüntüleme, yazdırma ve raporlama gibi kullanım fonksiyonlarını sağlamalıdır. Sıralanan fonksiyonlar EBYS kullanıcısına bir grafik arayüz ile sunulmalıdır. Bu arayüz kullanımı ile belge seri ve klasörler listelenerek aranabileceği gibi belgeye ait üstveriler ya da belge içeriğinde yer alan anahtar kelime ile arama yapılarak da bulunabilir. Arama sonucunda listelenecek belgeler aramayı gerçekleştiren kullanıcının erişim hakkının olduğu belgeler olmalıdır. • EBYS, arama sonucunda listelenen klasör ve belge içeriklerine doğrudan erişim sağlayabilmelidir. Kullanıcılar aradıkları belgeleri görüntülemek için ikinci bir işlem yapmaya gerek duymamalıdır. EBYS, birden fazla parçası olan bir belgeyi tek parça halinde bütün olarak görüntüleyebilmelidir. EBYS farklı kullanıcıların aynı belgeyi aynı anda görüntüleyebilmesine imkan vermelidir. Sistem istenen belgeye ait üstverileri de belgenin kendisi ile birlikte görüntüleyebilmelidir. • EBYS içinde yer alan belgeler orijinal belge özellikleri korunarak yazdırılabilmeli yazdırma için ayrıca bir işleme gerek kalmamalıdır. • EBYS, sistem yöneticisine ve yetkili kullanıcılara sistem yönetimi, kullanıcı aktiviteleri ve istatistik raporları sunabilmelidir. Sistem ayrıca, dosya tasnif planı elemanlarının tamamını ya da bir bölümünü liste halinde raporlayabilmelidir.

Elektronik belgelerin erişim kontrolü ve güvenlik özelliklerine ilişkin temel noktalar aşağıda verilmiştir: • EBYS, kullanıcıların sisteme girişini kontrol altında tutabilmelidir. Bunu sağlamak amacıyla, her kullanıcıya sisteme girebilmesi için bir kullanıcı adı ve şifresi verilmelidir. Ayrıca kullanıcının sistem içindeki rolleri, ait olduğu kullanıcı grubu ve erişim haklarını gösteren kullanıcı profili tanımlanmalıdır. • Erişim haklarının tanımlanması, atanması ve değiştirilmesi gibi işlemler yalnızca sistem yöneticisinin yetkisinde olmalıdır. Kullanıcılar erişim hakkına sahip olmadıkları belgelere ne klasör hiyerarşisinden ne de arama fonksiyonu ile erişememelidir. • EBYS içinde, sistemde farklı konumlarda bulunan her kullanıcı için yönetici, kullanıcı vb. biçiminde bir fonksiyon tanımlanmalıdır. Sistemde kullanıcının fonksiyonu, kimlik ve şifre bilgileri ile erişim hakları gibi bilgiler kullanıcı profili bölümünde tutulmalıdır. Bu fonksiyon aynı zamanda kullanıcının EBYS içindeki rolünü de tanımlamaktadır. Kullanıcı profilleri üzerinde değişiklik işlemleri ve erişim haklarının değiştirilmesi yalnızca sistem yöneticisinin kontrolünde olmalıdır. Her kullanıcı kendi erişim hakkı ve daha düşük güvenlik seviyesindeki belgelere erişebilmelidir. • EBYS, kullanıcıların sistem içindeki fonksiyonlarını belirleyici nitelikte roller tanımlayabilmelidir. Bu roller kullanıcıların erişim haklarını düzenleyici nitelikte olacaktır. Bu rollerin neler olacağı kurumların hiyerarşik yapısına göre değişebilir. Bununla birlikte yaygın olarak kullanılan roller sistem yöneticisi, elektronik belge yöneticisi, arşivci, kullanıcı ve üretici biçimindedir. • Her kullanıcı için en az bir rol tanımlanmış olmalıdır. EBYS fonksiyonları sisteme giriş yapan kullanıcı yetkisine göre düzenlenmelidir. Kullanıcının yetkisinden olmayan fonksiyonlar gizlenmelidir. • EBYS kullanıcı grupları tanımlamaya uygun olmalıdır. Bu gruplardan bazıları şunlar olabilir: Fonksiyonel gruplar: Aynı birimde çalışan benzer fonksiyonları gerçekleştiren kişilerden oluşan gruplar. Yönetici gruplar: İdari olarak yönetici sorumluluğu bulunun kişilerden oluşan gruplar. Proje grupları: Belli projeleri gerçekleştirmek için belirli zaman dilimlerinde bir araya getirilmiş kişilerden oluşan gruplar. Bir kişi aynı anda birden fazla grubun üyesi olabilir. Gruplara yeni kişilerin eklenmesi veya mevcut kişilerden birinin gruptan çıkarılması mümkün olmalıdır. Ancak bu işlem kayıt altına alınmalıdır. Denetim açısından EBYS otomatik olarak bir günlük tutabilmelidir. Bu günlük sistemdeki kullanıcı aktivitelerinin kayıt altına alınmasını sağlamalıdır. Günlükte asgari olarak şu bilgiler tutulmalıdır: • Gerçekleştirilen aktivitenin ne olduğu (kayıt ekleme, değiştirme, arama vb.) • İşlemin hangi EBYS kullanıcı rolü üzerinden gerçekleştirildiği • İşlemin kim tarafından gerçekleştirildiği • İşlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat Günlük dosyasında yer alan bilgiler sistem yöneticisi dahil hiç kimse tarafından değiştirilemeyecek veya silinemeyecek şekilde korunmalıdır.

EBYS, sistem bütünlüğü ve güvenilirlik özelliğine sahip olmalıdır. Bu anlamda dikkat edilmesi gereken kriterler aşağıda verildiği gibidir: • Sistem içerisindeki bilgiler birbiri ile ilişkili ve veri bütünlüğü bozulmadan saklanabilmeli ve gerektiğinde saklanan tüm verilere erişim sağlanabilmelidir. EBYS, bünyesindeki her elemanı tek ve benzersiz bir referans numarası ile kodlamalıdır. • EBYS, veri girişi ve belge arama işlemleri sırasında kullanıcıların zorlanmayacağı basit bir yapıda tasarlanmalıdır. Kullanım kolaylığı sağlayacak özellikler olarak; EBYS’nin tamamı çevrimiçi yardım desteği vermelidir. Sistem tarafından üretilen hata mesajları kullanıcıya sorunun ne olduğunu net biçimde anlatabilmelidir. Kullanıcı arayüzü basit, işletim sistemi ile uyumlu olmalıdır. Kullanıcının aynı anda birden fazla kayda erişebilmesine ve bu kayıtlar üzerinde işlem yapmasına imkan sağlamalıdır. • EBYS performans ve ölçeklenebilirlik özelliğine sahip olmalıdır. Diğer bir ifadeyle herhangi bir belgenin sisteme kayıt edilme süresi, sistemin basit ya da karmaşık bir arama işlemine cevap verme süresi gibi süreler kabul edilebilir düzeyde olmalıdır. • Sistemin performans ölçütleri; • Uzaktan erişim noktalarının sayısı • Veri tabanı büyüklüğü • Toplam kullanıcı sayısı • Toplam kayıt sayısı • Sistemin yeniden kurulma ve yedek dosyaların aktif hale getirilme zamanı • Sistemde büyük değişikliklerin gerçekleştirilme zamanı biçiminde sıralanabilir. • EBYS’nin bünyesindeki veriler sağlam ve uzun ömürlü saklama üniteleri üzerinde depolanmalıdır. • EBYS’nin sürüm yükseltmeleri, eski sürümlerde kayıt edilmiş olan verilerin bütünlüğünü ve kullanımını tehdit etmemelidir. • Sistem tasarımı ve yönetimi başlığı altında belirtilmesi gereken son nokta, EBYS’nin yasalara ve prosedürlere uygun özellikte olması gerekliliğidir. Bu anlamda sistem elektronik belgelerin yasal statülerini ilgilendiren kanun ve yönetmeliklerle uyumlu olmalıdır. Benzer biçimde EBYS evrak yönetimi ve arşivlerle ilgili kanun ve yönetmeliklerle de uyumlu olmalıdır.

Belge özelliklerine ilişkin kriterler aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir: • Elektronik ortamda üretilen dokümanlardan belge niteliği kazananlar EBYS içinde tanımlanabilir olmalıdır. Tanımlanabilirlik herhangi bir elektronik belge üreticisi, yazarı, göndereni, alıcısı ve belgeye ait üretim tarihi bilgilerinin kayıt altına alınması ile sağlanır. Bu bilgilerin yanı sıra kayıt altına alınan belgelerin diğer özellikleri olarak; belgenin çıkış yeri, iletim tarihi, arşivleme tarihi, transfer tarihi, imha tarihi, belgenin ilgili olduğu kurumsal fonksiyonun adı sayılabilir. Bu özellikler kurumun ihtiyacına göre artabilir. (Söz konusu bilgiler daha önceden belirtildiği gibi belgeye ait üstveridir.) • EBYS, bünyesindeki elektronik belgelerin bütünlüğünü korumalı ve söz konusu belgelerin bütünlüğü sorgulandığı durumlarda bütünlüğün bozulmadığını gösterebilmelidir. Bütünlük kavramı, elektronik belgenin entelektüel (içerik), tanımsal ve fiziksel olarak bir bütün olarak korunması anlamındadır. Entelektüel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgenin entelektüel bütünlüğü ile ilgili olarak; • Belge vasfı kazanmış elektronik dokümanların içeriğine herhangi bir müdahalenin yapılmasını engellemelidir. • Elektronik belgelerin herhangi bir sistem (yazılım, donanım vb.) bağımlılığına gerek olmadan mevcut teknolojilerle, erişilebilir, okunabilir ve yorumlanabilir olmasını sağlamalıdır. Tanımsal bütünlük: EBYS, elektronik belgelerin üretim, iletim, alınma ve kullanımı ile ilgili tanımlama ögelerini (üstveri) bir bütün içerisinde korumalıdır. Fiziksel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgeyi oluşturan tüm bileşenlerin bir bütün olarak bir arada korunmasını ve kullanımını sağlamalıdır. Ayrıca belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasına veya kaybolmasına neden olabilecek sistem hatalarına karşı gerekli önlemi almalıdır. • EBYS, elektronik belgelerin onaylanması ve kayıt altına alınması ile ilgili olarak güncel teknolojiler ışığında elektronik imza, elektronik mühür, elektronik zaman damgası ya da dijital filigran, amblem, logo gibi özel elektronik işaretler biçiminde sıralanabilecek tekniklerden bir ya da birkaçını bünyesinde barındırmalıdır. • EBYS, belgelere üretim aşamasında kazandırılan yapısal özellikleri korumalıdır. Yapısal özellikler; belgenin alıcısı tarafndan görülmesi istenen sunum özellikleri (örn: altı çizili cümle, farklı renkle vurgulanmış rakam vb.), belgeye ait form özellikleri ve dosya formatına (metin, grafik, görüntü, ses vb.) ait özelliklerden oluşur. • EBYS, elektronik belgelerin üretim sorumluluğunu taşıyan kişi ve kuruluşlarla olan ilişki bağını korumalıdır. Ayrıca belgenin üretiminden nihai tasfiyesine kadar geçen süreçteki mülkiyet zinciri kayıt altına alınmalıdır. • EBYS, elektronik belgelerin üretim, iletim, depolama ve kullanımına imkan sağlayan teknolojik özelliklerini kayıt altına almalıdır. (Örn: Ana bellek, depolama ünitesi, işlemci, ağ altyapısı vb. diğer donanım gereksinimi, yazılım gereksinimleri, veri ve dosya formatı gereksinimi)

Doküman yönetim sistemleri (DYS) genel olarak kurumsal bilgi kaynaklarının elektronik ortamda depolanması ve kullanılması için geliştirilmiş sistemlerdir. Bu sistemler kurum içerisinde belge statüsü kazanmış dokümanların yanısıra belge özelliği taşımayan ancak içerdiği bilgi açısından depolanan ve kullanılan dokümanları düzenleme, tanımlama ve erişim gibi fonksiyonları yerine getirmek üzere kullanılır. Doküman yönetim sistemleri kurum bilgi kaynaklarının etkin ve verimli bir şekilde kullanılması ile zaman, maliyet ve işgücü tasarrufu sağlaması açısından kurumlar için önemli bir araçtır. Bu sistemler, elektronik belge yönetimi sistem kriterleri açısından iki temel fonksiyonu yerine getirmek için kullanılabilir: • Doküman yönetim sistemleri, diğer bilgi kaynakları için olduğu gibi, elektronik belge özellikleri korunduğu takdirde, elektronik belgelerin yönetimi için de kullanılabilir. • Doküman yönetimi sistemi içerisinde var olan her türlü bilgi kaynağı potansiyel bir belge olarak tanımlanabilir. Bu nedenle doküman yönetim sistemleri EBYS için bir ön işlem aracı olabilir. Sistem içindeki dokümanlardan bir bölümü belge statüsü kazandırılarak ayrı bir yönetim prosedürüne tabi tutulabilir. Girdi yönetimi kapsamında doküman yönetim sistemleri farklı kaynaklardan gelen dokümanları sisteme dahil edebilmelidir. Doküman yönetim sisteminde sisteme dahil edilen elektronik dokümanların tanımlama ve indeksleme işlemleri, dosyalama, düzenleme ve tasnif işlemleri, depolama ve yedekleme işlemleri, erişim, çıktı yönetimi vb. işlemler elektronik belgelerde olduğu gibi yapılır.

Bir kurumda aynı zamanda hem kağıt belge hem de elektronik belge kullanımı mümkündür. Bu nedenle EBYS’nin belge kriterleri bölümünde bu konuyla ilgili bilgiler de alt kriter olarak düzenlenmiştir. Aşağıda bu başlığa ilişkin önemli noktalar verilmiştir: • Bir EBYS, halen kağıt ortamında kullanılan belgelerin de yönetimine izin vermelidir. Fiziksel belgelerin hangi raf ve dolapta bulunduğu bilgisi, ya da fiziksel belgenin zimmet karşılığı takibi yapılıyorsa hangi tarihte kime teslim edildiği bilgisi elektronik ortamda takip edilebilmelidir. • EBYS, elektronik ortamda olmayan dosya ve belgelerle elektronik ortamdaki belgelerin aynı dosya tasnif planı içerisinde düzenlenmesine imkan tanımalıdır. Kurum içerisinde tek bir saklama planı olmalı ve saklama planı bulunduğu ortam ne olursa olsun tüm belgeleri kapsamalıdır. • Elektronik olmayan belgelerin tanımlanması için kullanılacak üstveriler elektronik belgelerle aynı olmalıdır. Üstveri havuzu her türlü ortamdaki belgeyi tanımlayacak nitelik ve kapsamda olmalıdır. • Fiziksel dosyalara erişim, elektronik belgelerle aynı kurallara tabi olmalıdır. • Fiziksel dosyaların tasfiye işlemlerinin de fiziksel olarak gerçekleştirilmesi gerektiği için EBYS uygun yönetim fonksiyonlarını bünyesinde barındırmalıdır. Bu amaçla EBYS, fiziksel dosyalar için transfer ve imha listeleri oluşturabilmelidir. EBYS, tasfiyesi gereken fiziksel dosyaları otomatik olarak kontrol etmeli ve belge yöneticilerini uyarabilmelidir.

Dijital görüntüleme sistemleri analog sistemlerde üretilmiş olan bilgi kaynaklarının elektronik ortama aktarılması için kulanılan teknik ve teknolojileri içerir. Bu sistemlerde analog belge ve dokümanlar tarayıcılar, dijital fotoğraf makineleri ve dijital kameralar aracılığıyla elektronik ortama aktarılabilir. Aşağıda bu konudaki kritere ilişkin bilgiler özetlenmiştir: • EBYS, dijital görüntüleme sistemleri ile elektronik ortama aktarılmış ya da aktarılacak olan belgelerin yönetimine yönelik fonksiyonları içermelidir. • EBYS, bünyesinde bir dijital görüntüleme sistemi barındırmalı ya da bu sistemlerle uyumlu çalışabilmelidir. • Dijital ortama alınacak malzeme mümkün olan en yüksek çözünürlülükte görüntülenmelidir. • Görüntülenen malzeme dayanıklı saklama ürünleri (CD-ROM, DVD-ROM, sabit diskler, ağ depolama sistemleri vb.) üzerine depolanmalıdır.

Standardın bu bölümünde tüm sisteme ait üstveri gereksinimleri belirlenmiştir. Hatırlanabileceği gibi üstveri, sistemde yer alan veriler hakkındaki tanımlamalardır. EBYS kapsamında üstveri bilgilerinin yönetileceği bir üstveri modülünün de oluşturulması gerekir. Üstveri modülüne ilişkin kriterler de kısaca aşağıdaki gibidir: • EBYS, sistem içerisinde tanımlanacak üstveri elemanları için herhangi sınırlama getirmemelidir. (EBYS’nin üstveri modülünde tanımlanan üstveri elemanları EBYS sistemi için en genel olanlardır. EBYS kullanacak kurumlar kendi ihtiyaçlarına göre üstveri elemanlarının sayısını arttırabilmeli ya da zorunlu elemanların dışında kalanları sistemden çıkarabilmelidir.) • Üstveri elemanlarının içerdiği bilgiler, EBYS’nin fonksiyonlarını şekillendirmelidir. Örneğin sistemdeki bir belge güvenlik seviyesi içeriyorsa, EBYS bu belgeye kimlerin erişim hakkı olduğunu belirleyebilmeli ve yalnızca yetkili kullanıcılara erişim hakkı vermelidir. Bu kural tüm üstveri elemanları için geçerlidir. • EBYS içerisinde farklı belge türleri için farklı üstveri elemanları tanımlanabilmelidir. Örneğin bir elektronik posta dokümanı için gerekli üstveri elemanları, görüntüleme teknikleri ile sisteme dahil edilmiş dokümanlardan daha farklı üstveri elemanlarına ihtiyaç duyar. • Üstverielemanları en azından, alfabetik, numerik, alfa-numerik, tarih/saat ve mantıksal (evet/hayır) formatları desteklemelidir.