BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Geleneksel belge yönetimi ile amaçlanan; belgelerin tüm yaşam evreleri boyunca uygun, etkili ve verimli biçimde işleme konması ve belgenin üretimine neden olan kurumsal işlevini ve değerini de koruyarak uzun süre muhafaza edilmesini sağlamaktır. Bu temel amaç elektronik belge yönetimi için de geçerlidir. Bununla birlikte elektronik belgelerin kağıt belgelerden farklı ortam ve özelliklere sahip olması nedeniyle elektronik belge yönetimi, uygulama açısından daha teknik bir içeriğe sahiptir. Buna bağlı olarak elektronik belge yönetim sisteminin temel amacı, belgelerin içerik, bağlam ve yapılarını bütün olarak yönetmek ve bunları güvenli ve özgün şekilde muhafaza etmektir. Elektronik belgeler, sahip olduğu farklı özellikler yardımıyla kullanıcılara çeşitli kolaylıklar sağlarlar. Buna karşın geleneksel kağıt belgelerden daha hassas bir yapıya sahiptir. Kağıt belgeler göreceli olarak daha dayanıklı ve içeriğinden yararlanmak için başka bir kaynağa ihtiyaç duyulmayan belge kayıt ortamlarıdır. Uzun süreler muhafaza etme söz konusu olduğunda elektronik belgeler, sürekli olarak güncellemeye ihtiyaç duyulan yazılım ve donanıma bağımlı olmaları nedeniyle kağıt belgelerden oldukça farklı özelliklere sahip olup kullanıcılara daha az güven verir. Bu nedenle elektronik belgelerin, tüm özelliklerini koruyan ve özgün sunumuna izin veren bir uygulama içinde kontrol altına alınması gerekir. Elektronik belgeleri her yönüyle kontrol altına alma işlevi de ancak elektronik belge yönetimi uygulamalarıyla sağlanabilir. Elektronik belge yönetim sisteminin temel amacını sağlamaya yönelik alt amaçlar dört başlık altında ele alınabilir: • Güvenilirlik • Tamlık • Erişilebilirlik • Dayanıklılık Güvenilirlik: Hatırlanabileceği gibi güvenilir belge, bütün özellikleri dolayısıyla özgünlüğü korunmuş, bozulmamış ve gerçeği yansıttığından emin olunan belgedir. Elektronik belge yönetiminin en önemli amaçlarından biri belgelerin güvenilir olma özelliğini sağlamaktır. Bu amaçla EBYS, belgelerin herhangi bir durumda kanıt olarak sunulabilmesine olanak sağlayan yasal mevzuata ve kurumsal yönergelere uygun biçimde üretilmesini ve belge üzerinde gerçekleştirilecek işlemlerin de bu temele göre yapılmasını sağlamalıdır. Tamlık: Herhangi bir elektronik belgenin tam olması sahip olduğu üstveri, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verileri ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi anlamına gelmektedir. Dolayısıyla üstveri ve bilgi kaynakları yardımıyla belgenin kim ya da hangi kurum tarafından, ne zaman ve hangi amaçla üretildiği, nerelere iletildiği, onay bilgilerinin kim tarafından verildiği belirlenebilecektir. Bu nedenle EBYS’nin ikinci amacı, belgenin tam olmasını sağlayacak ilke ve tekniklerin uygulanmasıdır. Erişilebilirlik: Elektronik belgeler düzensiz veri yığınları olmamalıdır. Çeşitli erişim araçları yardımıyla ihtiyaç duyulan belgeye ve ilgili olduğu diğer konu gruplarına en hızlı biçimde erişebilmek belge yönetimi sistemlerinin önemli amaçlarından bir diğeridir. Bunu sağlamaya yönelik olarak EBYS’nin, elektronik belgeleri kurumsal işlevleri tam ve doğru biçimde yansıtabilecek bir yapı içinde düzenlemesi gerekir. Sözkonusu düzenleme sistemi, aynı zamanda belgenin ilgili olduğu diğer konu gruplarıyla, belge seri ve fonlarıyla ya da üretim yeriyle her türlü işlevsel bağlantılarını kurabilecek biçimde olmasını sağlamalıdır. Dayanıklılık: Elektronik belgelerin, idari, mali, hukuki ya da tarihi kriterlere göre belirlenen ve saklama planlarında belirtilen süreler içinde muhafaza edilmeleri gereklidir. Teknolojik gelişmelerin sürekliliği ve hızı elektronik belgelerin genellikle bir sonraki nesil teknolojilerde kullanılamaması biçiminde bir sorun yaratmaktadır. Bu anlamda elektronik belge yönetiminin diğer bir amacı da belgelerin gerekli görülen süreler içinde, dayanıklılığını, kullanılabilirliğini ve yeni teknolojilere aktarılabilirliğini sağlayacak sistemlerin kurulması için uygun çözümler getirmektir.