BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Belge: Herhangi bir bireysel ya da kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi amacıya alınan ya da ilgili fonksiyonun sonucunda üretilen, biçim, içerik ve ilişki özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için kanıt durumunda olan kayıtlı bilgidir.

Doküman: Belgeye göre daha geniş kapsamlı bir kavramdır. Buna göre doküman, resmi belge niteliği taşımayan bununla birlikte kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde bilgi amaçlı kullanılabilen kayıtlı bilgi kaynakları olarak tanımlanabilir. İçerik ve biçim kurallarının uygulanması bir dokümana resmi belge niteliği kazandırır. Sözkonusu kurallar bir belgenin doğruluğunu ve bütünlüğünü kanıtlayabilecek önemli göstergeler olarak kabul edilir.

Kayıt: Konuyla ilgili en dar kapsamlı kavramdır. Kayıt, belge ya da dokümanların üretim aşamasında kullanılan bir girdi olup herhangi bir konudaki bilginin varlığını ya da yokluğunu belirtir. Kayıt, belge ya da dokümanda belirtilen konulara ait daha önceden üretilmiş herhangi bir belge ya da dokümanın olup olmadığına işaret eder. Diğer bir ifadeyle kayıt kavramı üretilecek olan belge ya da dokümanlara ait olmayıp geçmişte üretilmiş olan belge ya da dokümanlara ilişkin bir kavramdır.

Arşiv: Kurumlarda aktif kullanım dönemini tamamlamış, ancak çeşitli nedenlerle saklanması gereken belgelerin belirli kurallara göre belirli bir düzen içinde muhafaza edildiği yerdir.

Belge yönetimi: Kurumların faaliyetlerinin ya da kurumda yapılan iletişim ve alınan kararların içeriğini ortaya koyan tüm belgelerin, tasarım aşamasından arşivlerde depolanması aşamasına kadar geçen tüm yaşam evrelerinde, belgelerden doğru, etkin, ekonomik ve düzenli bir biçimde yararlanmak amacıyla belirli ilke ve kurallar çerçevesinde sistematik olarak gerçekleştirilen çalışmalar bütünüdür.

Elektronik belge: Herhangi bir elektronik ya da sayısal araç kullanılarak üretilen, gönderilen, alınan, kullanılan ya da depolanan belgelerdir. Söz konusu belgeleri üretmek için kullanılan elektronik araçlara örnek olarak; bilgisayar, tarayıcı, kamera, video, müzik seti, faks vb. verilebilir. Elektronik belgelerin depolanması ve saklanması için kullanılan araçlar ise hard diskler, CD’ler, DVD’ler, manyetik kartlar, optik diskler vb. elektronik ortamlar olarak sıralanabilir. Her belgenin belirli bir içeriği, bağlamı, yapısı ve sunumu vardır. Elektronik belge yönetiminde bu unsurların önemi biraz daha öne çıkmaktadır. Bu nedenle aşağıda elektronik belgelerde bu unsurların ne anlama geldiği kısaca açıklanmıştır. • İçerik: Elektronik belgenin ana metnini oluşturan ve belge üretiminin asıl nedenini ifade eden bilgilerdir. • Yapı: Daha önce belirtildiği gibi bir dokümana belge niteliği kazandıran özellik aynı zamanda resmiyet de kazandıran belirli biçimsel kurallardır. Bir belgenin söz konusu biçimsel kurallara uygunluğu, o belgenin yapısını ifade eder. Elektronik belgeler özel bir biçimsel yapıya sahiptir. • Sunum: Bir belgenin içeriğini yansıtan, yapısını gösteren ve kullanımını mümkün kılan görünümdür. Elektronik belgelerde sunum bu üç unsurun birleşiminden oluşan yazılım ürünüdür. İçerik ve yapı konusunda geleneksel belgelere benzer özellikler gösteren elektronik belgeler, bağlam özelliği açısından geleneksel belgelerden farklıdır. • Bağlam: Belgenin üretim yeri, üretim tarihi, üreten kişi ya da kurum bilgisi ve onaylama bilgileri gibi belge kimliğini, ayrıca belgelerin kurumsal faaliyetler içindeki yerini ve işlevini de ortaya koyan verilerden oluşan kayıtlardır. Söz konusu bu veriler elektronik belge yönetiminde üstveri kavramına karşılık gelir. Bu nedenle elektronik belgenin üstverisi aynı zamanda o belgenin bağlamıdır. Üstveri, üretilen belgenin yapısına göre doğrudan belge üzerine kaydedilebildiği gibi, belgeden ayrı bir kaynak içinde de saklanabilmekte, ancak belge ile bağlantılı olarak muhafaza edilmektedir. Elektronik belgelerin onaylanması ve kayıt altına alınması ile ilgili olarak güncel teknolojiler ışığında elektronik imza, elektronik mühür, elektronik zaman damgası ya da özel elektronik işaretler kullanılmaktadır. Bu kavramlara ilişkin açıklamalar da aşağıdaki gibidir:

Elektronik imza: Elektronik belgenin üretim, iletim, kullanım, saklama ve imhasının sorumlu kişi veya kişiler tarafından gerçekleştirildiğini gösteren dijital bir işarettir. Bu işaret belgeye eklenmiş veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmiş olabilir.

Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alınmasını veya okunmasını sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.

Elektronik zaman damgası: Elektronik belgenin üretim, iletim ve alındısına ait tarih bilgilerinin fiziksel olarak belgeye eklenmesi veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmesidir.

Özel elektronik işaretler: Elektronik belgelere eklenmiş veya onlarla ilişkilendirilmiş dijital filigran, amblem, logo ve benzeri işaretlerdir.

Elektronik belge yönetimi, elektronik ya da sayısal araçlar yardımıyla üretilen ya da sözkonusu araçlara uyumlu hale getirilen elektronik belgelerin sahip olduğu içerik, bağlam ve yapısal özelliklerini koruyarak kaydedilmesini, uygun koşullar altında saklanmasını, herhangi bir araç ya da yazılım bağımlılığı olmaksızın farklı ortamlara aktarılmasını veya dönüştürülmesini, saklama planlarına uygun olarak ayıklama-imha işlemine tabi tutulmasını ve uzun süre saklanması gereken arşiv belgelerinin yine aynı ortamlar içinde değerini kaybetmeden korunmasını sağlayan ilke ve uygulamalar bütünüdür.

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) kurum ve kuruluşlarda üretilen ya da alınan belgelerin oluşturulma, düzenlenme, kullanma, dağıtım ve saklama işlemlerini sistematik bir biçimde yerine getirmek amacıyla kullanılan özel ve bütünleşik yapılı, donanım, yazılım, programlar, ağ yapısı ve kurumsal politika ve prosedürler bütünüdür. EBYS’ni oluşturan ögelerden en önemlisi ise EBYS yazılımıdır. Bu yazılım, kurumun kullandığı ERP (kurumsal kaynak planlaması) yazılımının bir parçası olabileceği gibi kurumun faaliyetlerini yürütmek için kullandığı diğer yazılımlarla uyumlu şekilde çalışabilen bağımsız bir yazılım da olabilir. Kurumda üretilen bilgi ve belgelerin yönetimine ilişkin olarak oluşturulan kurumsal politika ve prosedürler ise sistemin girdisi olarak düşünülmelidir. EBYS içinde, elektronik belgeler ve bu belgeleri üreten birimler ve kurumlar hiyerarşik bir yapıda temsil edilmelidir. EBYS içinde oluşturulacak belge hiyerarşisi içinde yer alan ögelere ilişkin açıklamalar aşağıda verilmiştir. Bu açıklamaların hiyerarşik yapıdaki konumları ifade ettiğine dikkat edilmelidir.

Fon: Elektronik belgeyi üreten kuruma ait seviye.

Birim: Kurum içindeki birimleri gösteren seviye.

Seri: Birimlerin birbiri ile benzerlik gösteren fonksiyonları sonucunda oluşan dosya ve klasörlerin tamamı.

Klasör: Konu bütünlüğü açısından birarada bulunması gereken belgeler topluluğunun içinde yer aldığı nesne.

Belge: Tek bir işlemi gösteren ve bilgisayar literatüründe dosya olarak tanımlanan nesne.

Belge bileşeni: Bir elektronik belgeyi oluşturan çoklu ortam bileşenleri ya da bir belgenin ekleri. EBYS kullanıcıları sahip oldukları yetki ve sorumluluklara göre farklı kullanıcı rollerinde işlem yaparlar. EBYS kullanımında aşağıda verilen kullanıcı rolleri birçok kurum hiyerarşisine uygundur.

Sistem yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıdır. Bilgisayar sisteminin düzenli ve kurumsal fonksiyonlara uygun olarak çalışmasından sorumludur.

Elektronik belge yöneticisi (uzman arşivci): EBYS içindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren uzmandır. Özellikle dosya tasnif ve saklama planlarının tanımlanması ve güncel tutulması gibi fonksiyonlardan sorumludur.

Arşivci: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumludur. Genel olarak elektronik belge yöneticisine bağlı olarak çalışır.

Kullanıcı: Sistem içinde kendi birimi ile ilgili elektronik belgelerin yer almasını ve kullanımını sağlamak üzere yetkilendirilmiş kişidir.

Misafir kullanıcı: Kendi birimi dışındaki birimlere ait elektronik belgeleri görme yetkisine sahip olan kullanıcıdır.

Üretici/Sahip: Elektronik belgelerin üretiminden ve dolayısıyla içeriğinden sorumlu kişi ve kurumlardır.