BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Yaşam döngüsü modeline göre bir belgenin yaşamında; üretim, aktif kullanım, yarı-aktif kullanım, pasif kullanım, ayıklamaimha ve arşivde uzun süreli muhafaza biçiminde sıralanan çeşitli evreler söz konusudur. Bu evreler birbirinden kesin sınırlarla ayrılmış olup uygulanacak kurallar da her evre için farklıdır. Bu model, geleneksel kağıt belgeler üzerinde etkili bir biçimde uygulanabilmektedir. Fakat elektronik belgeler üzerinde yaşam döngüsü modelinin uygulanması çok kolay değildir. Dolayısıyla geleneksel belge yönetimi uygulamaları yetersiz kalmaktadır. Süreklilik modelinde herhangi bir evre ayrımı yapılmaksızın sürekli devam eden ve dinamik bir süreç içinde akan bir belge yönetimi söz konusudur. Bu modele göre, elektronik belgeler üzerinde uygulanacak belge yönetimine ilişkin tüm kurallar ve arşivsel ilkeler belge üretimi aşamasında değil, üretim aşamasından çok daha önce sistemin tasarımı aşamasında ele alınmalıdır. Bu, belgelerin daha sonraki evrelerde sağlıklı bir biçimde işleme konulması ve muhafaza edilmesi için gereklidir. Sistemin tasarımı ve geliştirilmesi aşamasında kurumsal belge analizi çalışmaları yapılarak gerekli olan belge tanımları yapılır. Ayrıca sistem için gerekli olan uygun teknolojilerin seçimi, bunların sağlanması ve kurulumu da gerçekleştirilir. Bu noktada elektronik belgeleri üreten sistemlerin teknolojik olarak eskimesi ve buna bağlı olarak belgelerin görüntülenmesinde sorunlar yaşanması ya da belgeleri tanımlamada yararlanılan bağlam verilerinin yok olması gibi sorunlar da göz önüne alınmalıdır. Yaşam döngüsü modelinden farklı olarak süreklilik modelinde vurgulanan en önemli nokta, belge yöneticilerinin ve arşivcilerin, belge üretimi faaliyetine başlanmadan önce sistem tasarımında yer almalarıdır. Süreklilik modelinin yaşam döngüsü modelinden ayrıldığı ikinci nokta güncel olan ve güncel olmayan belge arasındaki geleneksel ayrımı ortadan kaldırmasıdır. Bu ayrımın ortadan kaldırılmasının asıl amacı, belgeleri değişimin etkisine karşı korumak ve belgelerin güvenilirliğini özgünlüğünü ve erişilebilirliğini arttırmaktır. Süreklilik ve yaşam döngüsü modelleri arasındaki son fark yaşam döngüsü modelinde belge yönetimi sorumluluklarında kesin bir ayrım söz konusu iken süreklilik modelinde evre farkı olmaksızın sorumluluk ve hesap verme olgularının birleştirilmiş olmasıdır.