BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Bir kurumda aynı zamanda hem kağıt belge hem de elektronik belge kullanımı mümkündür. Bu nedenle EBYS’nin belge kriterleri bölümünde bu konuyla ilgili bilgiler de alt kriter olarak düzenlenmiştir. Aşağıda bu başlığa ilişkin önemli noktalar verilmiştir: • Bir EBYS, halen kağıt ortamında kullanılan belgelerin de yönetimine izin vermelidir. Fiziksel belgelerin hangi raf ve dolapta bulunduğu bilgisi, ya da fiziksel belgenin zimmet karşılığı takibi yapılıyorsa hangi tarihte kime teslim edildiği bilgisi elektronik ortamda takip edilebilmelidir. • EBYS, elektronik ortamda olmayan dosya ve belgelerle elektronik ortamdaki belgelerin aynı dosya tasnif planı içerisinde düzenlenmesine imkan tanımalıdır. Kurum içerisinde tek bir saklama planı olmalı ve saklama planı bulunduğu ortam ne olursa olsun tüm belgeleri kapsamalıdır. • Elektronik olmayan belgelerin tanımlanması için kullanılacak üstveriler elektronik belgelerle aynı olmalıdır. Üstveri havuzu her türlü ortamdaki belgeyi tanımlayacak nitelik ve kapsamda olmalıdır. • Fiziksel dosyalara erişim, elektronik belgelerle aynı kurallara tabi olmalıdır. • Fiziksel dosyaların tasfiye işlemlerinin de fiziksel olarak gerçekleştirilmesi gerektiği için EBYS uygun yönetim fonksiyonlarını bünyesinde barındırmalıdır. Bu amaçla EBYS, fiziksel dosyalar için transfer ve imha listeleri oluşturabilmelidir. EBYS, tasfiyesi gereken fiziksel dosyaları otomatik olarak kontrol etmeli ve belge yöneticilerini uyarabilmelidir.