BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Elektronik belgelerin kullanım özelliklerine ilişkin kriterler de aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir: • EBYS, kullanıcılara bünyesindeki elemanlar üzerinde arama, görüntüleme, yazdırma ve raporlama gibi kullanım fonksiyonlarını sağlamalıdır. Sıralanan fonksiyonlar EBYS kullanıcısına bir grafik arayüz ile sunulmalıdır. Bu arayüz kullanımı ile belge seri ve klasörler listelenerek aranabileceği gibi belgeye ait üstveriler ya da belge içeriğinde yer alan anahtar kelime ile arama yapılarak da bulunabilir. Arama sonucunda listelenecek belgeler aramayı gerçekleştiren kullanıcının erişim hakkının olduğu belgeler olmalıdır. • EBYS, arama sonucunda listelenen klasör ve belge içeriklerine doğrudan erişim sağlayabilmelidir. Kullanıcılar aradıkları belgeleri görüntülemek için ikinci bir işlem yapmaya gerek duymamalıdır. EBYS, birden fazla parçası olan bir belgeyi tek parça halinde bütün olarak görüntüleyebilmelidir. EBYS farklı kullanıcıların aynı belgeyi aynı anda görüntüleyebilmesine imkan vermelidir. Sistem istenen belgeye ait üstverileri de belgenin kendisi ile birlikte görüntüleyebilmelidir. • EBYS içinde yer alan belgeler orijinal belge özellikleri korunarak yazdırılabilmeli yazdırma için ayrıca bir işleme gerek kalmamalıdır. • EBYS, sistem yöneticisine ve yetkili kullanıcılara sistem yönetimi, kullanıcı aktiviteleri ve istatistik raporları sunabilmelidir. Sistem ayrıca, dosya tasnif planı elemanlarının tamamını ya da bir bölümünü liste halinde raporlayabilmelidir.