BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Standardın bu bölümünde tüm sisteme ait üstveri gereksinimleri belirlenmiştir. Hatırlanabileceği gibi üstveri, sistemde yer alan veriler hakkındaki tanımlamalardır. EBYS kapsamında üstveri bilgilerinin yönetileceği bir üstveri modülünün de oluşturulması gerekir. Üstveri modülüne ilişkin kriterler de kısaca aşağıdaki gibidir: • EBYS, sistem içerisinde tanımlanacak üstveri elemanları için herhangi sınırlama getirmemelidir. (EBYS’nin üstveri modülünde tanımlanan üstveri elemanları EBYS sistemi için en genel olanlardır. EBYS kullanacak kurumlar kendi ihtiyaçlarına göre üstveri elemanlarının sayısını arttırabilmeli ya da zorunlu elemanların dışında kalanları sistemden çıkarabilmelidir.) • Üstveri elemanlarının içerdiği bilgiler, EBYS’nin fonksiyonlarını şekillendirmelidir. Örneğin sistemdeki bir belge güvenlik seviyesi içeriyorsa, EBYS bu belgeye kimlerin erişim hakkı olduğunu belirleyebilmeli ve yalnızca yetkili kullanıcılara erişim hakkı vermelidir. Bu kural tüm üstveri elemanları için geçerlidir. • EBYS içerisinde farklı belge türleri için farklı üstveri elemanları tanımlanabilmelidir. Örneğin bir elektronik posta dokümanı için gerekli üstveri elemanları, görüntüleme teknikleri ile sisteme dahil edilmiş dokümanlardan daha farklı üstveri elemanlarına ihtiyaç duyar. • Üstverielemanları en azından, alfabetik, numerik, alfa-numerik, tarih/saat ve mantıksal (evet/hayır) formatları desteklemelidir.