BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Kayıt işlemi, elektronik belgelerin EBYS içine dahil edilmesini ifade eder. Elektronik belgeler kurumsal faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında üretilebileceği ya da alınabileceği gibi belge kuruma kurum dışı kaynaklardan da gelebilir. Ayrıca bu belgeler birbirinden farklı formatlarda üretilmiş ve elektronik ortama aktarma biçimlerinde farklılıklar olabilir. Elektronik belgelerin sisteme kayıt işlemleri tüm bu farklılıkları kabul edecek esnek bir yapıda olmalıdır. EBYS, elektronik belgelerin sisteme kayıt işlemleri ile ilgili olarak aşağıda verilen özelliklere sahip olmalıdır: • Teknik özellikleri ne olursa olsun her tür elektronik belgeyi sisteme alma ve yönetebilme • Elektronik belgeleri dosya tasnif ve saklama planlarıyla ve bir ya da birden fazla klasörle ilişkilendirme • Elektronik belgenin üretildiği program ile uyumlu çalışabilme • Elektronik belgeye ait üstverilerin kontrol ve kayıt işlemlerini gerçekleştirebilme Elektronik belgelerin kayıt işlemlerine ilişkin kriterler de aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir: • EBYS içinde kayıt tarihi ve zamanı üstveri dosyasında tutulmalıdır. • Birden fazla parçadan oluşan elektronik belgeler, belgenin yapısal özellikleri ve parçalar arasındaki ilişkiler korunarak tek bir belge biçiminde kayıt edilebilmelidir. Belgeye yeniden erişimde de tüm parçalar arasındaki ilişki korunmalıdır. Tasfiye aşamasında ise tüm parçalar tek bir ünite olarak işlem görmelidir. • Dokümanların belgeye dönüştürülmesi ve ilgili bulunan klasörle ilişkilendirilmesi de kayıt işlemleri kapsamındadır. EBYS, kurum tarafından üretilen ya da kurumsal faaliyetler gerçekleştirilirken farklı kurum ya da kişilerden alınan elektronik dokümanların resmi belge olarak nitelenmesine imkan vermelidir. Bu işlem yetkili kullanıcı ya da yönetici tarafından yapılmalıdır. • Resmi belge olarak nitelenen dokümanlar dosya tasnif planında belirlenen kurallar dahilinde en az bir klasör ile ilişkilendirilmelidir. EBYS içinde kayıt altına alınan her belgeye belgeyi ilgili olduğu klasörle ilişkilendirmek için kullanılacak ve yalnızca o belgeye ait olacak bir referans numarası verilir. • EBYS, kendisini otomatik olarak güncelleyen elektronik dokümanların sisteme dahil edilmesinde ve daha sonraki kullanımında ilk içeriğinin korunmasına özen göstermelidir. Günümüzde yazılı iletişim genellikle e-posta yoluyla yapıldığından EBYS sisteminin e-postaları da sisteme dahil edebilme özelliğinin olması beklenmektedir. Elektronik dokümanların, gönderen, alıcı, gönderilme ve alınma tarihi ve saati gibi iletişim bilgileri otomatik olarak sisteme alınmalı ve bu bilgiler üzerinde herhangi bir değişikliğe izin verilmemelidir. • Elektronik belgeler iki temel kategori altında değerlendirilebilir: Basit dokümanlar: Tek bir uygulama yazılımı ile üretilmiş olan dokümanlardır. Bu tür dokümanlara örnek olarak ofis programlarının kullanımı ile üretilmiş dokümanlar, e-postalar, sunum dosyaları, ses dosyaları ya da resim dosyaları verilebilir. Tümleşik dokümanlar: Birden fazla uygulamanın parçalarının tek bir doküman üzerinde birleştirilmesi ile oluşturulmuş belgelerdir. Bu tür dokümanlara örnek olarak da web sayfaları, ekleri bulunan e-postalar verilebilir. • EBYS mevcut dosya formatları ile birlikte çalışabilme özelliğinde olmalıdır. Tümleşik dokümanları tek bir belge olarak sisteme dahil edebileceği gibi, parçaların ayrı ayrı kayıt edilebilmesine de izin vermelidir. • Kayıt işlemleri başlığı altında ele alınacak bir başka konu taşıma, kopyalama ve silme işlemleridir. EBYS, elektronik belgelerin ilişkilendirildikleri klasörlerden alınarak başka bir klasörle ilişkilendirilmelerine izin vermelidir. Yeniden dosyalama olarak tanımlanan bu işlem yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilmelidir. Sistem ayrıca, belgenin kopyalanarak yeni bir belge oluşturulmasına ya da farklı amaçlarla kullanılmasına da imkan tanımalıdır. Bu yapılırken asıl belgeye ait içerik ve üstveri bilgileri korunmalıdır.