BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

EBYS, sistem bütünlüğü ve güvenilirlik özelliğine sahip olmalıdır. Bu anlamda dikkat edilmesi gereken kriterler aşağıda verildiği gibidir: • Sistem içerisindeki bilgiler birbiri ile ilişkili ve veri bütünlüğü bozulmadan saklanabilmeli ve gerektiğinde saklanan tüm verilere erişim sağlanabilmelidir. EBYS, bünyesindeki her elemanı tek ve benzersiz bir referans numarası ile kodlamalıdır. • EBYS, veri girişi ve belge arama işlemleri sırasında kullanıcıların zorlanmayacağı basit bir yapıda tasarlanmalıdır. Kullanım kolaylığı sağlayacak özellikler olarak; EBYS’nin tamamı çevrimiçi yardım desteği vermelidir. Sistem tarafından üretilen hata mesajları kullanıcıya sorunun ne olduğunu net biçimde anlatabilmelidir. Kullanıcı arayüzü basit, işletim sistemi ile uyumlu olmalıdır. Kullanıcının aynı anda birden fazla kayda erişebilmesine ve bu kayıtlar üzerinde işlem yapmasına imkan sağlamalıdır. • EBYS performans ve ölçeklenebilirlik özelliğine sahip olmalıdır. Diğer bir ifadeyle herhangi bir belgenin sisteme kayıt edilme süresi, sistemin basit ya da karmaşık bir arama işlemine cevap verme süresi gibi süreler kabul edilebilir düzeyde olmalıdır. • Sistemin performans ölçütleri; • Uzaktan erişim noktalarının sayısı • Veri tabanı büyüklüğü • Toplam kullanıcı sayısı • Toplam kayıt sayısı • Sistemin yeniden kurulma ve yedek dosyaların aktif hale getirilme zamanı • Sistemde büyük değişikliklerin gerçekleştirilme zamanı biçiminde sıralanabilir. • EBYS’nin bünyesindeki veriler sağlam ve uzun ömürlü saklama üniteleri üzerinde depolanmalıdır. • EBYS’nin sürüm yükseltmeleri, eski sürümlerde kayıt edilmiş olan verilerin bütünlüğünü ve kullanımını tehdit etmemelidir. • Sistem tasarımı ve yönetimi başlığı altında belirtilmesi gereken son nokta, EBYS’nin yasalara ve prosedürlere uygun özellikte olması gerekliliğidir. Bu anlamda sistem elektronik belgelerin yasal statülerini ilgilendiren kanun ve yönetmeliklerle uyumlu olmalıdır. Benzer biçimde EBYS evrak yönetimi ve arşivlerle ilgili kanun ve yönetmeliklerle de uyumlu olmalıdır.