BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Başlangıç Aşaması: Bu evre elektronik belgelerin üretimi için gerekli olan sistemin tasarımını kapsamaktadır. Elektronik belgelerin üretiminin etkin bir biçimde yapılabilmesi ve sürecin doğru biçimde yönetilmesi açısından gerekli kurallar ve prosedürler bu aşamada belirlenir ve sisteme uyarlanır. Bu anlamda, elektronik belgelerde aranılan özelliklerden biri olan özgünlüğün sağlanması amacıyla, belgede bulunması gereken tüm özelliklerin ve belge saklama ölçütlerinin başlangıç aşamasında belirlenmesi ve sistemle bütünleştirilmesi gerekir. Bu nedenle EBYS’nin tasarımında, bilgi yöneticileri, belge yöneticileri ve sistem tasarımcıları gibi farklı disiplinlerden kişilerin yer alması ve işbirliği içinde çözüm üretmesi bir zorunluluktur. Sözkonusu işbirliği ile ulaşılmak istenen asıl amaç, belge yönetimi ve arşivcilik ilkelerini elektronik belge yönetimi sistemine uyarlamaktır.

Belge Değerlendirme Aşaması: Geleneksel kağıt belgelere ilişkin arşivsel işlevleri değerlendirme ve seçim ölçütlerini uygulama sorumluluğu genellikle bireysel çabalarla yürütülmekte ve bu nedenle belge değerlendirme ölçütleri arasında farklılıklar yaşanmaktaydı. Kişiye odaklı olduğundan bu sorumluluk, genellikle belgenin yaşam döngüsünün son evrelerine kadar ertelenmekte ya da hiç yapılmamaktaydı. Elektronik ortamlarda bu sorumluluk kişiye değil sisteme ait olduğundan erteleme ya da hiç yapmama durumu söz konusu değildir. Çünkü arşivsel ilkelere dayalı saklama ve seçim ölçütleri henüz tasarım aşamasında iken sisteme yerleştirilir ve söz konusu işlemin önemli bir kısmı otomatik olarak yürütülür. Sistem tasarımı sırasında kullanılacak belge değerlendirme ve seçim ölçütlerinde belgenin türü, kurumsal işlevi, sürdürülen aktivitelerle ilişkisi, birimsel önemi gibi konular dikkate alınmalıdır. Değerlendirme faaliyeti; belgelerin kurumsal ve arşivsel değerinin ve buna bağlı olarak saklama sürelerinin belirlenmesini ifade eder. Söz konusu faaliyet, kurumda hangi işlemler için ne tür bilgi kaynaklarına ihtiyaç duyulduğunu ortaya koyar ve bu bilgi kaynaklarının nasıl düzenleneceği ve ne tür işlemlerden geçeceği konularında rehberlik hizmeti sunar. Belgeler, kurumsal ilişkilere ve kurum içinde sahip oldukları işlevlere göre değerlendirildiklerinden bu faaliyet, işlevsel değerlendirme olarak da ifade edilir. İşlevsel değerlendirme, kurumsal açıdan ne tür belgelerin üretildiğini ve bunların kurum için ne kadar değerli olduğunu belirlemektir.

Belge Depolama Aşaması: Elektronik belgeleri depolama, arşivciler için oldukça zor ve tartışılmakta olan bir konudur. Geleneksel kağıt belgelerin depolanması, fiziksel olarak belgenin kendisinin depolanması diğer bir ifadeyle yalnızca belge kayıt ortamının muhafaza edilmesi anlamındaydı. Bu durumda içerik, yapı ve bağlam belgenin kendi içinde olduğundan belgeyle birlikte belgeyi tanımlayan bu bilgilerin de kaybolması söz konusuydu. Elektronik belgelerin kanıt olarak kullanılabilmesi için belgeye ait içerik, bağlam ve yapısal bilgilerin de kayıt altına alınması ve korunması zorunludur. Bu nedenle elektronik belgelerde yalnızca belge kayıt ortamının muhafaza altına alınması yeterli değildir. İçerik, bağlam ve yapısal verilerin muhafaza edilmesinin yanı sıra belgenin kayıtlı olduğu depolama ortamının da fiziksel olarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Belge Erişimi-Kullanımı Aşaması: EBYS’nin sunduğu en önemli hizmetlerden biri belgeyi arama ve bulma işlemidir. Çok çeşitli türden dosyaların bulunduğu sistem içerisinde üstveri bilgilerini kullanarak istenen belgeye hızlı ve kolay biçimde erişebilmek mümkündür. EBYS geleneksel kağıt belge yönetim sisteminden farklı olarak tam metin arama faaliyetini sağlamaktadır. Buna göre belgeler içinde istenilen metin parçaları aranıp bulunabilmektedir. Erişim sonrasında, belgenin görüntülenmesi, kopyalanması, yazdırılması, belgenin yeni versiyonlarının oluşturulması vb. kullanım faaliyetleri de EBYS ile kolaylıkla gerçekleştirilebilmektedir.