BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Belge yönetimi konusunda EBYS’nin kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir: • Elektronik belgelerin yer ve zaman bağımlılığı olmayıp sınırsız bir hareketlilik yeteneğine sahiptir. EBYS ile istenilen belgeye, istenilen saatte istenilen her yerden erişim mümkündür. • İhtiyaç duyulduğu an belgeye erişim geleneksel kağıt belgelere erişimden çok daha hızlı ve kolaydır. • Belgelerin depolanması konusunda fiziksel yer sorunu yaşanmaz. Bilgisayarda sabit disk ya da diğer depolama araçlarına kolayca depolanabilir. • İhtiyaç duyulduğunda, kısa sürede ve fazla çaba gerektirmeden çok sayıda çoğaltılabilir. • Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim sağlanabilir. EBYS sunduğu avantajlara karşın bazı dezavantajlara da sahiptir. Söz konusu bu durumlar aşağıda sıralandığı gibidir:

• Elektronik belgelere erişim ve üzerinde işlem yapmak için bilgisayar, ağ bağlantısı vb. teknolojik araçlara olan bağımlılık söz konusudur. • EBYS’nin kurulumu için gerekli olan donanım ve yazılım için gerekli olan maliyet önemli bir parasal kaynak gerektirebilir. • Elektronik ortama kaydedilen veriler kolay biçimde değiştirilebilir ya da imha edilebilir. Bu nedenle kağıt belgelere oranla elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak güçtür. • Kullanılan depolama aygıtlarında herhangi bir arızanın olması dururumunda verilerin kaybolması riski vardır.