BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

EBYS’de bulunması gereken temel unsurlar yönetsel unsurlar ve teknik unsurlar olarak iki ana başlıkta ele alınır (Odabaş, H. s.217). Yönetsel unsurlar sistemi oluşturan kuramsal düzenlemeler ve prosedürlerdir. Sistemin işletimi sırasında yararlanılacak yönetim ilkeleri, sistemin kullanım koşulları, uygulanacak denetim ölçütleri ve sistem üzerinde tanımlanacak yetki ve sorumlulukların belirlenmesi kuramsal düzenlemeleri oluşturur. Kuramsal düzenlemelerin oluşturulabilmesi için, öncelikle kurulması düşünülen sistemin sahip olması istenilen özellikler ve sistemin amaçlarına yönelik tüm ayrıntıların ortaya konması gerekir. Sözkonusu düzenlemelerin güncel kalabilmesi için ise gelişmeler veya değişiklikler sürekli olarak kayıt altına alınmalıdır. Sistem üzerinde ilgili herkesin sorumlulukları belirlenmeli, sistemi oluşturan tüm unsurların ve sorumlulukların gösterildiği bir belge yönetimi sistemi şeması oluşturulmalıdır. Bu şemada yönetsel ve teknik unsurların tümü ayrıntılı olarak gösterilmelidir. Teknik unsurlar; donanım, yazılım, ağ bağlantısı ve depolama aygıtları biçimindedir. EBYS’nin donanım unsuru, sunucular, terminaller, tarayıcılar, sayısal kayıt araçları gibi bilgisayar teknolojisi üzerinde işletilen çeşitli cihazlardan oluşmaktadır. EBYS’yi kullanacak kurumun türü, büyüklüğü, verdiği hizmetler, ürettiği belge miktarı, sistemden beklentileri gibi konuların analizi donanım unsurlarının belirlenmesinde belirleyici olacaktır. Söz konusu analiz, uygun donanım türü, kapasitesi, özellikleri ve sağlayıcıları hakkında gerekli bilgilerin elde edilmesini sağlayacaktır. EBYS’ni oluşturma sürecinin en önemli adımlarından biri yazılım seçimidir. Belge yönetimi ilkelerine uygun bir yazılımda bulunması gereken tüm özellikler, sistem tasarımı aşamasında dikkate alınmalıdır. Sistem tasarımı aşamasında ayrıca yazılımı sağlayacak firmanın da doğru değerlendirilmesi gerekir. Sistemde işlemlerin gerçekleştirilmesinde kullanılacak ağ bağlantısı ile ilişkili tüm konular yine sistem tasarımı evresinde dikkate alınması gereken önemli konular arasındadır. EBYS’nin tasarımı ve kurulumu aşamasında değerlendirilmesi gereken bir diğer önemli unsur da depolama aygıtıdır. Depolama aygıtlarının türü, işlevsel özellikleri, boyutu, depolama kapasitesi, tahmini ömür uzunluğu gibi ölçütler değerlendirilmesi gereken konular arasındadır. Zaman içinde güncelliğini yitirme ve dolayısıyla istenmeyen veri kayıplarına maruz kalmamak amacıyla sistemde kullanılacak donanım, yazılım ve depolama aygıtlarının seçiminde hassasiyet gösterilmelidir. Bu anlamda mümkün olduğunca güncellemeye uygun yazılım, donanım ve depolama aygıtlarının seçilmesi ve sistemin de sürdürülebilir bir güncelleme politikasına sahip olması gerekir.