BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler özellikle 90’lı yıllardan sonra gerek özel işletmelerde gerekse kamu kurumlarında etkisini yoğun bir biçimde hissettirmiştir. Buna bağlı olarak, gerçekleştirilen tüm faaliyetlerde bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelerden mümkün olan en yüksek düzeyde yararlanılmaya çalışılmıştır. Bu anlamda kurumların önemli bir unsuru olan bilgi ve belgelerinin düzenlenmesi, kullanılması ve saklanması konularında da geçmiş yaklaşımlardan farklı olarak elektronik ortamların kullanılması kurumların uygulama ve hizmetlerinin vazgeçilmez bir parçası olmuştur. e-ticaret, e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin sonucudur. Bilgi ve belgelerin oluşturulma ve kullanılma süreçlerinde verimliliğin arttırılması için ortak standart ve politikaların belirlenmesi de bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır. Bu gereklilikten yola çıkılarak e-topluma geçiş sürecinde gerekli olan düzenlemeler kanunlar çerçevesinde düzenlenmiştir. Bu anlamda ilk adım 3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturularak atılmıştır. Bu adımla birlikte e-dönüşüm sürecine ilişkin eylem planı hazırlanarak hayata geçirilmeye başlanmıştır. Bu bağlamda 23 Ocak 2004’te yayınlanan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 23 Temmuz 2004’te yürürlüğe konulmuştur. Bu düzenleme ile elektronik imza “Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri” olarak tanımlanmıştır. Yine bu kanun kapsamında “Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılırlar” ibaresi, elektronik bilgi ve belge uygulamalarına hukuki boyut kazandırmıştır. Daha sonra yüksek planlama kurulu 24 Mart 2005 tarihinde “e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Eylem Planı”nı yayınlamıştır. Eylem planının 37. maddesi “Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır” biçimindedir. Söz konusu standartların belirlenmesi konusunda Devler Arşivleri Genel Müdürlüğü görevlendirilmiştir. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Marmara Üniversitesi ile işbirliği yaparak çalışmalara başlamıştır. 13 Temmuz 2005’te “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.1.0)” DPT’nin düzenlediği bir toplantı ile kamu kurumlarının görüşlerine sunulmuş ve internet üzerinden paylaşıma açılmıştır. Kamu kurumlarından ve özel sektörden gelen görüşler doğrultusunda referans model geliştirilmiştir. Nisan 2006 tarihinde Referans Model standart formatına dönüştürülerek TSE’ye sunulmuştur. Temmuz 2006 tarihinde gözden geçirilmiş ikinci versiyon “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.2.0)”yayına hazır hale getirilmiştir. Bu model Haziran 2007’de “TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi” standardı adıyla yayınlanarak TSE standardı haline gelmiştir (Özdemirci ve Yalçınkaya, s.3). 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Başbakanlık Genelgesi, “Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını Devlet Arşivleri internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir” ifadesi ile standartlara uyulmasını zorunlu hale getirmiştir. TSE 13298 standardı 18 Şubat 2016’da TSE 13298/T1 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi adıyla yeniden düzenlenmiş ve son halini almıştır.