BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Saklama planları belge yönetiminin en önemli unsurlarından biridir. Saklama planı ile EBYS içinde yer alan bir belgenin sistemde kalacağı süre ve bu süre sonunda belgenin nasıl bir işleme tabi tutulacağı belirlenir. Saklama planlarına ilişkin kriterler aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir: • Dosya tasnif planında yer alan her bir eleman için saklama planında bir saklama süresi tanımlanmalıdır. Saklama süresi sonunda ilgili elemanın imha ya da transfer işlemi otomatik olarak yapılabilmelidir. • Saklama planları sistemde yer alan, seri, klasör ya da dosya gibi herhangi bir eleman ile ilişkilendirilebilmelidir. Bunun yanında söz konusu elemanlarla yatay ve dikey ilişkili olan alt elemanlar da saklama planları ile ilişkilendirilebilmelidir. • Saklama planları, sistemde yer alan her elemana ilişkin referans numarası ve tanım bilgisi, saklama süresi, tasfiye işlem tanımı gerekçe ve yasal dayanakları içermelidir. Saklama planları genellikle belge hiyerarşisi ile birlikte tanımlanır. Belge hiyerarşisi daha önce belirtildiği gibi belge fonu, birim, belge serisi, dosya/klasör elemanlarından oluşur. • Sistem içindeki her bir eleman en az bir saklama planı ile ilişkilendirilebilmelidir. Birden fazla saklama planı ile ilişkilendirilmesi gereken elemanlar da söz konusu olabilir (teorik olarak sistem içindeki her bir eleman idari, mali, hukuki, tarihi kriterlerden her biri ile ayrı ayrı ilişkilendirilebilir). Elektronik belgeler de kağıt belgelerde olduğu gibi idari, mali, hukuki ve tarihi açıdan önem taşıyabilir. Söz konusu açılara göre belgeleri saklama kriterleri aşağıda verildiği gibidir: İdari kriter: Belgeler idari açıdan ihtiyaç duyuldukları sürece saklanmalıdır. Bir belgenin idari değeri, o belgenin ilişkili olduğu fonksiyonun geçerliliği ile ilgilidir. Bu nedenle idari olarak tanımlanacak kesin bir zaman dilimi yoktur. Mali kriter: Belge iki ya da daha fazla taraf arasında mali bir işlemi belgeler nitelikte ise yasal zaman aşımı süresince saklanmalıdır. Hukuki kriter: İki ya da daha fazla taraf arasında imzalanmış sözleşme belgeleri, ya da bir mülkiyetin, hakkın veya alacağın ispatı için kullanılabilecek belgeler hukuki nitelikte belgelerdir. Bu tür belgeler; sözleşmeler, haklar ve alacaklar devam ettiği süre boyunca saklanmalıdır. Tarihi kriter: Kurumun tarihi açısından önemli bilgiler içeren belgeler genellikle sürekli saklanacak belgeler olarak tanımlanmalıdır. Saklama planlarında yer alan elemanlar için tanımlanacak saklama süreleri 1 ay ile 100 yıl arasında değişebilir. Saklama planlarında her eleman için nasıl bir tasfiye işlemi gerçekleştirileceği farklı tasfiye tanımları ile belirlenebilir. Bu tasfiye biçimleri de aşağıdaki gibidir: Sürekli saklama: Sistemde yer alan herhangi bir elemanın saklama kriterlerinden bir ya da birkaçı nedeniyle sürekli saklanması ve hiçbir şekilde imha edilmemesi gereken durumdur. Değerlendirme: Belgenin ileri bir tarihte değerlendirileceği ve tasfiye kararının bu değerlendirme sonucuna göre verileceği durumu ifade eder. İmha: Belgenin saklama süresi sonunda imha edileceğini ifade eder. Transfer: Belgenin üretildiği kurumdaki saklama süresinin sonunda başka bir kuruma transfer edileceğini belirtir. Sistemde yer alan elemanlara sözkonusu bu tasfiye işlem tanımlarından sadece biri atanabilmelidir. Birden fazla saklama planı ile ilişkilendirilmiş elemanlar için farklı saklama süreleri ve saklama işlem tanımları yapılmış ise bu durumda saklama süresi en uzun olan plan esas alınmalıdır. Elektronik belge yöneticisi sistemdeki herhangi bir elemana ait saklama süresini ve tasfiye işlem tanımını belge sistemde olduğu sürece değiştirebilir.