BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Doküman yönetim sistemleri (DYS) genel olarak kurumsal bilgi kaynaklarının elektronik ortamda depolanması ve kullanılması için geliştirilmiş sistemlerdir. Bu sistemler kurum içerisinde belge statüsü kazanmış dokümanların yanısıra belge özelliği taşımayan ancak içerdiği bilgi açısından depolanan ve kullanılan dokümanları düzenleme, tanımlama ve erişim gibi fonksiyonları yerine getirmek üzere kullanılır. Doküman yönetim sistemleri kurum bilgi kaynaklarının etkin ve verimli bir şekilde kullanılması ile zaman, maliyet ve işgücü tasarrufu sağlaması açısından kurumlar için önemli bir araçtır. Bu sistemler, elektronik belge yönetimi sistem kriterleri açısından iki temel fonksiyonu yerine getirmek için kullanılabilir: • Doküman yönetim sistemleri, diğer bilgi kaynakları için olduğu gibi, elektronik belge özellikleri korunduğu takdirde, elektronik belgelerin yönetimi için de kullanılabilir. • Doküman yönetimi sistemi içerisinde var olan her türlü bilgi kaynağı potansiyel bir belge olarak tanımlanabilir. Bu nedenle doküman yönetim sistemleri EBYS için bir ön işlem aracı olabilir. Sistem içindeki dokümanlardan bir bölümü belge statüsü kazandırılarak ayrı bir yönetim prosedürüne tabi tutulabilir. Girdi yönetimi kapsamında doküman yönetim sistemleri farklı kaynaklardan gelen dokümanları sisteme dahil edebilmelidir. Doküman yönetim sisteminde sisteme dahil edilen elektronik dokümanların tanımlama ve indeksleme işlemleri, dosyalama, düzenleme ve tasnif işlemleri, depolama ve yedekleme işlemleri, erişim, çıktı yönetimi vb. işlemler elektronik belgelerde olduğu gibi yapılır.