BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

İster kağıt ister elektronik olsun herhangi bir dokümanın belge niteliği kazanabilmesi ve bu özelliğini koruyabilmesi için belgenin bir takım biçimsel, yönetsel, yasal ve teknik ilkelere göre üretilmesi, kullanılması ve saklanması gerekir. Elektronik belgelerde bulunması gereken özelliklerin belirlenmesinde kullanılan kaynaklar; ulusal arşivler tarafından hazırlanan elektronik belge yönetimi rehberleri, hukuksal düzenlemeler ve standartlar biçiminde sıralanabilir. Bu kaynaklara göre elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak aşağıda sıralanan dört başlık altında toplanmaktadır (Odabaş, H. s.166): • Özgünlük • Güvenilirlik • Bütünlük • Kullanılabilirlik Özgünlük Bir belgenin özgünlüğü herhangi bir değişikliğe uğramadan muhafaza edilmesini ifade eder. Özgün belge; hangi amaçla üretildiği ya da ne anlama geldiği, kim tarafından, ne zaman üretildiği veya ne zaman gönderildiği ispatlanabilen belge olarak tanımlanır. Kurumların belgelerin üretimi, dağıtımı, düzenlenmesi ve muhafaza edilmesini denetlemeye ilişkin politika ve prosedürler oluşturması ve bunları yayınlaması belgelerin özgünlüğünü ispatlama konusunda önemli bir unsurdur. Sözkonusu politika ve prosedürler, ilgili belgelerle yapılacak işlemlerde belgeyi üretenlerin sorumluluklarını ortaya koymakta ve belgelere yetkisiz kişilerce yapılabilecek ekleme, silme, değiştirme, kullanma ya da belgeyi gizleme gibi eylemlere karşı belgenin korunmasını garanti altına almaktadır. Belgeler üzerinde, özgün özelliklerini ve işlevlerini etkilemediği sürece birtakım değişiklikler yapılabilir. Ancak bu değişikliklerin kim tarafından, ne amaçla ve hangi düzeyde yapılabileceği belge yönetimi kuralları içinde başlangıçta belirlenmelidir. Özgünlük özelliği, aslında belgenin sahip olduğu diğer üç özelliğinden (güvenilirlik, kullanılabilirlik ve bütünlük) türetilmiştir. Günümüzde kurumlarda iletişim ve haberleşme aracı olarak elektronik ortamların kullanılması yaygınlaşmıştır. Pek çok yararına karşın elektronik ortamda haberleşmenin bir takım sakıncaları da ortaya çıkabilmektedir. Bu sakıncaların başında elektronik belgelerin güvenliğinin sağlanması konusu gelmektedir. Bir belgenin güvenilir olarak kabul edilmesi için, her şeyden önce belgenin özgün özelliklerinin korunmuş olması gerekir. Güvenilirlik Güvenilir belge, yapılan faaliyeti bir bütün ve gerçek olarak yansıttığından emin olunan belgedir. Elektronik belgeler uzaktan erişime ve paylaşıma imkan sağlaması gibi yönleriyle geleneksel kağıt belgelerden daha kolay yapıdadır. Buna karşın belge üzerinde değişiklik yapılması, içeriğinin yok edilmesi ya da teknik nedenlerle erişilmez hale gelmesi gibi olasılıklar nedeniyle de geleneksel kağıt belgelerden daha hassas bir yapıdadır. Bundan dolayı elektronik belgelerin yasal olarak kanıt olabilmesi için güvenilirliğini arttırma konusunda daha fazla çaba harcanması gereklidir. Bu bağlamda elektronik belgelerin özgün özelliklerini korumaya yönelik farklı güvenlik yöntemlerinin da uygulanması bir zorunluluktur. Söz konusu güvenlik yöntemlerinden bir kısmı; şifreleme, erişim kısıtlaması, elektronik ya da sayısal imza kullanımı biçiminde sıralanabilir. Böylesi teknik güvenlik önlemlerinin yanı sıra, güvenlik politikası oluşturmak ve bunu düzenli olarak uygulamak da bu konuda alınması gereken diğer önlemlerdir. Bu anlamda kurumlarda kullanılan elektronik belge yönetim sisteminin yasal standartlara uygun olarak tasarlanması bir zorunluluktur. Bütünlük Belge bütünlüğü, belgenin içeriği, yapısı ve bağlamı biçiminde sıralanan temel ögelerinin eksiksiz, tam olmasını ve bu ögelerin belgenin tüm yaşam evreleri boyunca bozulmadan korunmasını ifade eder. Belge bütünlüğü anlamında; elektronik bir belgede bulunması gereken önemli ögeler; gövde metni, belge üreticisine ilişkin niteleyici bilgiler, belge üstverisi, belgenin ekleri ve belgenin diğer belgelerle ya da kaynaklarla kurulan bağlantıları biçimindedir. Belgelere ait üstveriler, belgelere erişimi ve belgelerin entelektüel denetimini kolaylaştırır. Üstveri kullanımı belgelerin, belge grubu içindeki yerini ve diğer belgelerle olan bağlantılarını tanımlama ve dolayısıyla belge bütünlüğünü koruma konularında önemli bir yere sahiptir. Kullanılabilirlik Kullanılabilirlik, kullanıcıların bütün unsurlarıyla özgün halinde korunmuş belgeye erişebilmesi ve belge üzerinde arama, görüntüleme, kopyalama, yazdırma, dönüştürme vb. işlemleri uygulayabilmesidir. Elektronik belgeler kullanılabilirlik özelliği anlamında geleneksel belgelere göre önemli üstünlükler sağlar. Elektronik belgeye erişim araçları kullanıcılara geleneksel kağıt belgeye ve belge üzerindeki bilgiye erişimde farklı ve çok daha gelişmiş seçenekler sunar. Örneğin anahtar sözcük kullanımı ile kullanıcıların aradıkları bilgi ve belgelere hızlıca erişim sağlanabilir. Belge üzerinde tarama işlemini tam metin olarak yapabilme, ayrıntılı arama seçenekleri ile tarama sürecini daraltma ve hedefe odaklayabilme ya da tarama sonuçlarını ilgili ya da yakın konulara yönlendirebilme de belge erişim sistemlerinin sunduğu diğer üstünlüklerdir. Bunun dışında aynı belgeden birden fazla kullanıcının aynı anda yararlanabilmesi daha etkili kullanım olanağı sağlamaktadır. Belgelerin kullanılabilir olması, onların erişilebilir olması ile yakından ilişkilidir. Elektronik belgelerde kayıtlı olan bilgilerin erişilebilir olabilmesi içinse sahip olduğu özellikleri uzun süre koruması diğer bir ifade ile uzun süre depolanabilecek ölçüde dayanıklı olması da gerekir.