BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Dosya tasnif planı, belgeleri belirli kategorilere ayırıp buna göre etiketlemek için kullanılır. EBYS standartının, sistem kriterleri altında yer alan dosya tasnif planları bölümü, dosya tasnif planının oluşturulması, dosya tasnif planı elemanlarının (maddelerinin) tanımlanması ve dosya tasnif planının yönetilmesi konularına ilişkindir. Kurumsal fonksiyon, seri, alt seri, dosya/klasör adları dosya tasnif planında temsil edilir ve EBYS yöneticisi tarafından tanımlanır. Dosya tasnif planlarına ilişkin kriterler aşağıda verilen maddeler biçiminde özetlenebilir: • EBYS, kurumun yapısını ve fonksiyonlarını yansıtacak bir dosya tasnif planını içermeli ya da kurum dosya tasnif planı ile uyumlu olmalıdır. • Dosya tasnif planları hiyerarşik bir yapıda ve en az üç seviyeden oluşmalıdır. • EBYS dosya tasnif planının kurulum aşamasından sonra ortaya çıkabilecek güncelleme ihtiyaçlarına da cevap verebilecek esneklikte olmalıdır. Bu anlamda herhangi bir seviyeye yeni bir eleman eklenmesine imkan sağlanmalıdır. Herhangi bir seviyeden eleman çıkarılabilmesi ise yalnızca o elemana bağlı alt elemanların ya da elektronik belgelerin olmadığı durumlarda mümkün olabilmelidir. • EBYS aynı anda birden fazla dosya tasnif planının oluşturulmasına ve kullanılmasına olanak sağlamalıdır. • EBYS içine dahil edilen klasörler bölümlerden oluşabilmelidir. Sistem içindeki elemanların birbiri ile dikey ilişkisi olurken bölümler kendi aralarında yatay bir ilişki içinde olmalıdır. • EBYS içinde bir seri ya da klasör altında yer alan elektronik belgeler, toplu halde başka bir seri ya da klasör altına taşınabilmelidir. Daha önce bir seri ya da klasör altında kayıt altına alınmış bir elektronik belge başka bir klasör altına taşınabilmelidir. • EBYS içinde tasnif edilmiş herhangi bir elektronik belgenin tamamının ya da bir bölümünün silinmesi veya değiştirilmesi engellenmelidir. • Klasörlerin açılış ve kapanış işlemleri yetkili belge yöneticisi tarafından yapılmalıdır. Klasörleri kapama ya da yeni bölüm açma zamanlarına ilişkin kriterler sistem kurulum aşamasında belirlenebilmelidir. Klasörlerin kapanma zamanlarıyla ilgili olarak elektronik belge yöneticisi; takvim yılı ya da mali yıl bitişi, ilk belge kaydından itibaren belirli bir zamanın geçmesi ya da klasörde yer alacak dosya sayısı veya toplam dosya büyüklüğü gibi sayısal kriterler geliştirebilir. EBYS herhangi bir elektronik belgenin birden fazla dosya planı elemanı (maddesi) ile ilişkilendirilmesine izin vermelidir.