BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) soru detayı:

CEVAP:

Bu model elektronik belgenin çeşitli evrelerden sıralı olarak geçtiğini kabul eder. Buna göre ilk evrede belgeler yasal bir dayanağa ve belirli standartlara uygun bir biçimde üretilir. İkinci evre, belgelerin kurum içinde ya da kurum dışında kullanıldığı döneme karşılık gelir. Bu dönem boyunca belgeler, kurumlarda aktif ya da güncel dosyalar içinde saklanır. İlk iki evrenin sonunda belgeler gözden geçirilir ve belgenin değerinin ne olduğuna karar verilir. Kurumsal bir değeri kalmadığına karar verilen ve başka bir nedenle de saklanması gerekmeyen belgeler imha edilir. Kurumsal değerini yitirmiş fakat farklı nedenlere bağlı olarak saklanması gereken belgeler için ise yarı aktif evre olarak ifade edilen üçüncü evre başlar. Bu evrede belgeler genel olarak çalışma yerlerinin dışında uygun bir yerde saklanır. Üçüncü evrenin sonunda yeniden bir değerlendirme yapılarak, belgenin imha edilmesine ya da dördüncü evreye aktarılmayı gerektirecek herhangi bir değerinin olup olmadığına karar verilir. Üçüncü evre sonunda belgeler üzerinde yapılan değerlendirme arşive aktarılma öncesindeki son değerlendirmedir. Belirli bir değere sahip olduğu için imha edilmeyen belgeler yaşam döngülerinin son evresi olan arşivlerde depolanma aşamasına geçerler. Bu evreye aktif olmayan evre de denilmektedir. Yaşam döngüsü modeli, belgelerin hangi süreçlerden geçtiğini ortaya koymanın yanı sıra bu evrelerde belgelerin kimler tarafından yönetileceğini de belirlemektedir. Aktif dönemde belge yönetimi sorumluluğu daha yoğun biçimde belge üreticileri ve belge yöneticilerindedir. Yarı aktif dönemde belge sorumluluğu belge yöneticilerine aittir. Belgelerin depolandığı aktif olmayan dönemde ise belgelerin depolanması, tanımlanması, devredilmesi ve erişiminin sağlanması sorumlulukları arşivcilerdedir. Arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamaya yönelik yöntem ve çabalar ile kullanımda olan belgelerin güvenliğini sağlamaya yönelik yöntem ve çabalar birbirinden farklıdır. Bu anlamda belge yaşam sürecinin iki temel evrede ele alınması doğru bir yaklaşım olacaktır. Birinci evre; belge üretimi, kullanımı, dosyalaması, muhafazası ve güvenliği konularının ele alındığı aktif evredir. İkinci evre ise; belgelerin uygun güvenlik ortamı içinde uzun süre muhafaza edilmek üzere depolandığı pasif evredir. Muhafaza etme faaliyeti, ister kağıt ister elektronik belge olsun tüm belgeler için üretimden sonraki her evrede farklı bir amaca yönelik olarak gerçekleştirilir. İlk evrede belgeler kurumsal bir faaliyetin yerine getirilmesi ve kurumsal bir kararın alınması için kullanılır ve bu amaçla muhafaza edilir. İlk evre sonrasında belgeler sistemli bir biçimde dosyalanır. Üçüncü evredeki yarı aktif belgeler ara depolara alınarak muhafaza edilir. Son olarak muhafaza işlemi belgelerin yasal, kültürel ya da tarihi nedenler gibi çeşitli nedenlerle arşivlerde saklanması biçiminde gerçekleştirilir. Bu açıdan bakıldığında belge muhafazası, kurumsal muhafaza ve arşivsel muhafaza olmak üzere iki kategori altında değerlendirilebilir.