CEVAP:

Bir toplantı düzenleneceği zaman ve bir toplantı profili oluşturulacağında aşağıdaki unsurların dikkate alınması yerinde olacaktır:

• Ne?: Hangi tip toplantı yapılacak?
• Neden?: Toplantının hedefleri nelerdir? Toplantıyı yürütmenin sebepleri ve beklenen sonuçlar nelerdir?
• Kim?: Katılımcılar kimlerdir? Bu kısım, kimin katılacağına ilişkin kısa bilgiyi içermelidir. Örneğin, satış personeli, dernek üyeleri, delegeler, temsilciler gibi.
• Ne zaman?: Önerilen tarihler nelerdir? Ay, tarih aralığı, varsa bilinen özel tarihler gibi.
• Nerede?: Destinasyon – yerel veya uluslararası, şehir oteli veya tatil köyü, konferans merkezi veya bir başka etkinlik alanı.