Çeşitlilik gösteren etkinliklerin organizasyonu, planlaması ve yönetimi bir uzmanlık alanı olup bu sürecin yönetimine “etkinlik yönetimi” adı verilmektedir.

Etkinlik kelimesi sözlük anlamıyla bir olay, faaliyet, aktivite biçiminde tanımlanabilir.

Etkinlik kavramı, bu alanda yayınlanmış kitap, makale gibi yayınlarda da tanımlanmaktadır. Bu tanımlardan birinde etkinlik “belirlenmiş bir zamanda ve yerde, belirli koşullar altında gerçeklesen dikkate değer bir olay” olarak tanımlanmaktadır. Bir diğer tanıma göre etkinlik, insanların günlük yaşantılarında sürdürdükleri normal faaliyetlerin dışındaki rutin olmayan olaylardır. Bir başka etkinlik tanımında etkinliğin geçici bir olay olduğu ve her etkinliğin süresi, içeriği, yönetimi ve gerek organizasyon sürecinde bulunan gerekse de katılımcı olarak yer alan kişiler ile birlikte biçimlendiği belirtilmektedir

Etkinliklerin önemli olmalarının temel nedeni, o ülke, kent veya turizm destinasyonunun markalaşmasına ve olumlu imaj yaratılması sürecine önemli katkı sağlıyor olmalarıdır. Hatta öyle etkinlikler vardır ki gerçekleştikleri yer o etkinliğin adı ile anılmaktadır. Buna örnek olarak Rio Karnavalı verilebilir. Diğer taraftan örneğin EXPO (Evrensel Sergi) bir mega etkinlik olarak gerçekleştiği ülke, kent için çok önemli ekonomik ve sosyal katkılar sağlamaktadır. Bu sebeple etkinlikler, yalnızca katılımcılar ve etkinlik ekibi açısından değil, bir ülkenin, kentin veya turizm destinasyonunun gelişimi ve markalaşması açısından da çok önemli görülen olaylardır.

Etkinlik kavramı ile ilgili tanımlamalardan yola çıkarak etkinlikler ile ilgili aşağıdakileri söylemek mümkündür:

• Etkinlikler belirli bir zaman aralığında gerçekleşir.

• Etkinlikler belirli bir yerde gerçekleşir.

• Etkinlikler, günlük yaşantımızdaki rutin olaylardan farklıdır.

• Etkinlikler geçici olaylardır.

• Her etkinliğin bir amacı vardır.

• Etkinlikler kendilerine özgü olaylardır.

• Her etkinlik kendini oluşturan bileşenlerden etkilenir.

• Etkinlikler düzenlendikleri ülke, bölge ve destinasyon imajına katkı sağlar.

Etkinliklerin özellikleri arasında;

• Özgünlük,

• Dayanıksızlık,

• Soyutluk,

• Ritüel ve tören,

• Ortam ve hizmet,

• Kişisel temas ve etkileşim,

• Emek yoğun yapı gibi unsurlar yer almaktadır.

Etkinliklerin her biri birbirinden farklıdır. Bu, benzer türde bir etkinliğin zaman zaman tekrar edilemeyeceği anlamına gelmez. Ancak tekrar eden etkinlikler dahi katılımcılar, ortam, izleyiciler ve çok çeşitli farklı bileşenlerden etkilenerek özgün hale gelmektedir.

Etkinliklerin özgün olaylar olmaları, onları aynı zamanda dayanıksız yapmaktadır. Çünkü etkinlikler, aynı şekilde tekrar tekrar gerçekleştirilemez.

Etkinlik sona erdiğinde, katılımcıların elinde etkinlik deneyimini hatırlatacak birkaç somut çıktı (örneğin, kongre için bildiri kitabı, etkinlik fotoğrafları ve videoları) dışında başka bir şey bulunmamaktadır. Bu nedenle etkinliklerde amaç, söz konusu etkinlik deneyiminin akılda kalıcı olmasını sağlamaktır.

Etkinlikler, belirli yoğunluklarda (etkinlik türüne göre değişebilir) ritüelleri ve törenleri içlerinde barındırır. Örneğin, evlilik töreni, doğum günü kutlaması gibi kişisel etkinliklerde bu ritüeller ve törenler yoğun olarak görülebilir.

En iyi etkinlik deneyimi, teknik unsurların katılımcının farkına varmayacağı biçimde tasarlanmış ve etkili ve görünmez bir biçimde etkileme amacında olandır.

Etkinlikler, kimi araştırmacılar ve uygulamacılar tarafından sınıflandırılmıştır. Bu sınıflandırmaların kimileri etkinlikleri büyüklüklerini dikkate alarak değerlendirirken, kimileri içerikleri itibariyle etkinlikleri belirli kategoriler altında toplamıştır.

Planlanan etkinlikler, etkinlik yöneticisi ve ekibi tarafından ayrıntıları tasarlanmış; örneğin, konferans, basın toplantısı, tören, fuar gibi etkinliklerdir.

Planlanmayan etkinlikler ise beklenmedik bir biçimde ortaya çıkan ve genellikle insanların yarattığı (eylemler, sosyal aktivistler vb.) olaylardır. Aslında, bu noktada sözü edilen, profesyonel bir etkinlik yönetimi durumu değildir. Yalnızca plana dahil edilmesi gereken risk faktörlerinin neredeyse etkinliğin kendisi kadar büyük bir olaya yol açması durumudur. 

Planlanan etkinlikler;

• Sıradan ve

• Özel etkinlikler olmak üzere ikiye ayrılır.

Sıradan etkinlikler, düzenli olarak devam eden etkinliklerdir. İlköğretim ve liselerde hafta başı ve hafta sonunda tören düzenlenmesi buna örnek olarak verilebilir.

Özel etkinlikler, etkinlik yönetimi uygulamasının en yoğun olarak üzerinde durduğu alandır. Özel etkinlik, günlük hayat içindeki normal yaşantının dışındaki bir olay olarak tanımlanmaktadır. Bir başka tanıma göre özel etkinlikler;

• Etkinliği düzenleyen birimin normal faaliyetlerinin dışında bir kereliğine veya nadiren düzenlenen etkinliklerdir,

• Katılımcı veya misafire göre hayatının günlük akışının dışında, boş zaman değerlendirme, kültürel ve sosyal deneyim fırsatıdır.

Özel etkinliklerin, özel olma durumunu (özgünlüğünü) güçlendiren belli faktörler bulunmaktadır. Bu faktörler şu şekilde sıralanabilir; amaçların çok yönlülüğü, festival ruhu, temel ihtiyaçların karşılanması, özgünlük, kalite, orijinallik, gelenek, esneklik, konukseverlik, somutluk, temalandırma, sembolik unsurların güçlü kullanımı, elde edilebilirlik, elverişlilik. Bu faktörlerin stratejik bir biçimde planlanması, söz konusu özel etkinliği düzenleyen kurumun ve etkinliğin kendisinin imaj ve itibarını güçlendirecektir.

Özel etkinlikler, aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:

• Boş zaman etkinlikleri (spor, rekreasyon, boş zaman),

• Kültürel etkinlikler (törensel, dini, kültürel miras, sanat, folklor),

• Kurumsal etkinlikler (ticari, politik, hayırseverlik, satış),

• Kişisel etkinlikler (evlilik töreni, doğum günü, yıldönümü).

Özel etkinlikler;

• Küçük ve

• Büyük etkinlikler olmak üzere ikiye ayrılır.

Büyük (majör) etkinlikler, büyük ölçekli (genellikle ulusal veya uluslararası), prestijli, kalabalık grupları ve medyayı çeken etkinliklerdir. Bu tip etkinlikler, yönetilmesi zor, ancak beraberinde ekonomik katkılar getiren ve özellikle gerçekleştikleri ülkenin, kentin ve/veya bölgenin (turizm açısından destinasyonun) gelişimine katkı sağlayan etkinliklerdir. Küçük etkinlikler için ise doğum günü kutlamaları, kurumsal merasimler örnek olarak verilebilir.

Özellikli etkinlikler, “sınırlı bir zaman aralığında bir kere düzenlenen veya tekrarlanan, genellikle bir turizm destinasyonuna ilişkin farkındalık yaratmak, onu görünür kılmak ve karlılık sağlamak için kısa veya uzun dönemli planlanan etkinlikler” olarak tanımlanmaktadır.

Özellikli etkinliklerin temel özellikleri şöyle sıralanabilir:

• Büyük ölçeklidir.

• Ulusal veya uluslararası düzeyde olabilir.

• Belirli bir yere bağlıdır.

• Bölgeye yatırım ve kaynak çeker.

• Kalabalık grupları çeker.

• Her zaman olmayan bir olaydır.

• İçinde festivalleri veya diğer etkinlikleri barındırır.

• İlgili hizmetlere ilişkin talebi artırır.

• Büyük maliyetler yaratır.

• Prestij ve statü içerir.

• Gelenek veya sembolik unsurları içerir.

• Ya arkasında bir miras bırakır ya da kentsel yenilenmeyle sonuçlanır.

• Destinasyon ve etkinlik aynı anlama gelmeye başlar.

Mega etkinlikler, büyüklükleri ve önemleri ile bağlantılı olarak çok yüksek düzeyde turizm hareketine yol açan, medya kapsamı çok geniş, prestijli ve yerel halka veya destinasyona yüksek düzeyde ekonomik katkı sağlayan” etkinlikler olarak tanımlamaktadır Bir diğer tanıma göre mega etkinlikler, “etkileyici bir karaktere sahip, popüler bir görünümü olan ve uluslararası öneme sahip kültürel (ticari etkinlikler ve spor etkinliklerini de kapsayarak) etkinlikler” olarak tanımlamaktadır.

Mega etkinliklerin temel özellikleri şöyle sıralanabilir:

• Ya arkasında bir miras bırakır ya da kentsel yenilenmeyle sonuçlanır.

• Gelenek veya sembolik unsurları içerir.

• Prestij, statü ve sıklıkla politik bir onay sürecini içerir.

• Büyük maliyetler yaratır.

• İlgili hizmetlere ilişkin talebi artırır.

 • İçinde festivalleri veya diğer etkinlikleri barındırır.

• Kalabalık grupları çeker (genellikle milyonun üzerinde katılımcı olur).

• Bölgeye yatırım ve kaynak çeker.

• Uluslararası ölçeklidir.

• Büyük ölçeklidir.

• Bir kerelik bir etkinliktir.

• Mutlaka görülmesi gereken etkinlik olur. Bu anlamda itibarlıdır. 

Özellikli etkinlikler, belirli bir kent veya ülkede gerçekleşirken mega etkinlikler, her seferinde farklı bir yerde düzenlenir.

Festivaller, geçit törenleri, milli bayramlar gibi etkinliğin gerçekleştiği ülke ve kentin yerel kültürü ve milli değerleri bakımından önem taşıyan etkinliklerdir. Bu tür etkinliklerde esas olan, o kültüre ait olmalarıdır. Bu nedenle, bu etkinliklerin başka bir ülkede gerçekleşmesi mümkün değildir.

Kültürel kutlamalar genel olarak şöyle sıralanabilir:

• Festivaller,

• Karnavallar,

• Dini etkinlikler,

• Geçit törenleri,

• Tarihi kutlamalar.

Festival kelimesi, ‘kutlama zamanı’ anlamına gelen ‘feast’ kelimesinden türetilmiştir. Festival, “kamusal ve temalı kutlama” olarak tanımlanmaktadır. Yani festivalin toplumsal ve tarihsel bir yönü olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. Festival, tarihsel bir kökene sahip, yerel kültüre özgü unsurları içinde barındıran ve bu doğrultuda belirli sembolik unsurların kullanımının diğer etkinliklere göre daha yaygın olarak görüldüğü bir etkinliktir. Diğer taraftan festivallerin bir teması vardır ve bu tema, katılımcılar ve izleyiciler için bir çekicilik olarak görülmektedir. Festivaller, aynı zamanda bir turizm etkisi de yaratır. Bir taraftan gerçekleştikleri ülke, kent ve destinasyonun markalaşması sürecine katkı sağlarken bir taraftan turistler için bir çekicilik olarak konumlandırılırlar.

Festivallerin temel özellikleri şöyle sıralanabilir:

• Özellikle yerel kültüre ilişkin etkinliklerde otantiklik ve özgünlük,

• Konukseverlik ve ulaşılabilirlik,

• Katılımcılar ve izleyiciler için temalandırma,

• Sembolik unsurların kullanımı. 

Sanat etkinlikleri genel olarak şöyle sıralanabilir:

• Konserler,

• Diğer performanslar,

• Sergiler,

• Ödül törenleri.

Sanat etkinlikleri, içerdikleri sanat alanına ve özelliklerine bağlı olarak üçe ayrılarak incelenebilir. Bunlar kısaca şöyle açıklnabilir:

• Görsel sanat etkinlikleri: Bu etkinlikler kapsamında resim, heykel, fotoğraf sergileri gibi sanat alanları değerlendirilmektedir. Örneğin, 2005 yılında gerçeklesen Pablo Picasso’nun 135 eserinin yer aldığı sergi, buna örnek olarak verilebilir.

• Performans sanat etkinlikleri: Bu etkinliklerde, müzik, dans, tiyatro gibi sıklıkla izleyicilerin karşısında yapılan performansa dayalı sanat alanları yer almaktadır. Örneğin, Anadolu Ateşi topluluğunun dans gösterileri buna örnek olarak verilebilir.

• Katılımcı sanat etkinlikleri: Bu etkinliklerde izleyici ile sanatçı arasında bir ayrım olmaz. İzleyici de gösterinin bir parçasıdır. İnteraktif tiyatro oyunları, buna örnek olarak gösterilebilir. Bu tip oyunlarda izleyici de oyunun bir parçası haline gelmekte, oyunu biçimlendirmekte ve pasif halden aktif hale geçmektedir.

İş ve ticaret etkinlikleri genel olarak şöyle sıralanabilir:

• Fuarlar, pazarlar, satış etkinlikleri,

• Tüketici sergileri ve ticari sergiler,

• Sergiler,

• Toplantı ve konferanslar,

• Tanıtım etkinlikleri,

• Bağış toplama etkinlikleri.

Bu tip etkinliklerde amaç; iş ilişkilerini geliştirmek, ürün tanıtımı yapmak, satış yapmak, kurumsal imajı güçlendirmek, bağış toplamak, bilgi paylaşmak, satış yapmak gibi iş odaklıdır. Bu sebeple, katılımcılar, iş ve ticaret etkinliklerine katılım amaçlarının ve bu doğrultuda beklentilerinin karşılanmasını isterler. Bu sebeple, bu tip etkinliklerin yönetimini üstlenen ekip açısından bu beklentilerin karşılanması için gerekli mekanizmaları oluşturmak, ortamı yaratmak çok önemlidir.

İş ve ticaret etkinlikleri içinde;

• Ticari sergiler, 

• Fuarlar,

• Ürün tanıtım etkinlikleri,

• Satış,

• Toplantılar gibi etkinlikler sayılabilir.

 Fuar; ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliği olarak tanımlanabilir.

Ticari sergiler ve fuarlar ile şu amaçlar gerçekleştirilebilir:

• Mevcut müşteriler ile ilişkileri geliştirmek,

• Olası müşterileri belirlemek,

• Yeni pazarlara açılmak,

• Rakipler ve sektördeki yeni gelişmeler ile ilgili bilgi edinmek,

• Ürün siparişi almak,

• Kurum imajını güçlendirmek.

Spor müsabakalarının türleri şöyle sıralanabilir:

• Profesyonel,

• Amatör.

Eğitim ve bilim etkinlikleri genel olarak şöyle sıralanabilir:

• Seminerler,

• Çalıştaylar,

• Klinik çalışmaları,

• Kongreler.

Bu etkinlikler, bilimsel üretim veya eğitim amaçlarıyla gerçeklesen konferans, çalıştay, kongre, toplantı, seminer etkinliklerdir. Etkinliklerde bilgi alışverişi yapmak, farklı öğrenme süreçleri için olanak sağlamak, tartışmak ve değerlendirmek, bir konu hakkında eğitim vermek ve almak gibi beklentilere karşılık bulunması amaçlanır.

Rekreasyon etkinlikleri genel olarak şöyle sıralanabilir:

• Oyunlar ve eğlence için spor etkinlikleri,

• Eğlence etkinlikleri.

Bu tip etkinliklerde temel amaç, boş zamanın eğlence amacıyla değerlendirilmesidir. Bu etkinlikler içinde çeşitli oyunlar, sporun yukarıda söz edilen türleri haricinde eğlence amacıyla yapıldığı etkinlikler ve eğlence etkinlikleri sayılabilir.

Politik etkinlikleri genel olarak şöyle sıralanabilir:

• Açılış töreni,

• Resmi atama töreni,

• VIP ziyaretleri,

• Miting.

Bu etkinliklerin en önemli özelliği, haber bültenlerinde yer almaları ve kamuoyu yaratabilmeleridir.

Kişisel etkinlikleri genel olarak şöyle sıralanabilir:

• Kişisel kutlamalar: Yıldönümleri, aile tatilleri, dini törenler.

• Sosyal etkinlikler: Partiler, galalar, toplantılar.

Dijital etkinlikler içinde özellikle sanal etkinlikler önemli bir yer tutmaktadır. Sanal etkinliklerde etkinlik, sanal ortamda gerçekleşmekte ve katılımcılar bu sanal ortamda yer alarak etkinliğe katılmaktadırlar. Bu tip etkinliklerin geleneksel etkinlik türlerine göre belirli kolaylıklar yarattığı da söylenebilir.

Toplantı belirli amaçlarla bir araya gelmiş bir grup insan için kullanılabilecek en kapsayıcı kavram olarak tanımlanmaktadır. Toplantı kapsamında konferans, sempozyum, kongre, kurultay, forum, seminer gibi çeşitli etkinlik türlerinden söz edilebilmektedir.

Kongre kavramı, tüm toplantıları kapsayan bir kavram gibi kullanılsa da kongre, yalnızca çok sayıda kişinin bir araya geldiği ve turizm potansiyeli yaratan bir toplantı türüdür.

Toplantı türleri kısaca şöyle açıklanabilir:

• Uluslararası Toplantılar: Uluslararası alandan katılımcıların yer aldığı toplantılardır. Bu tip toplantılarda çeşitli ülkelerden katılımcılar, toplantının gerçekleştiği ülkeye gelir ve toplantıya katılırlar. Bu bakımdan, uluslararası toplantıların yarattığı bir yabancı turist hareketi bulunmaktadır.

• Ulusal Toplantılar: Ulusal toplantılar gerçekleştikleri ülkeden kişilerin katıldığı toplantılardır. Örneğin, Türkiye’de, İstanbul’da gerçeklesen bir ulusal toplantıya ülkemizin çeşitli kentlerinden ilgili kişiler gider ve toplantıya katılırlar. Ulusal toplantılar, bir iç turizm hareketi yaratabilir.

• Bölgesel Toplantılar: Bu tip toplantılarda belirli bir bölge temel alınmaktadır. Örneğin, İç Anadolu Bölgesi kapsamında düzenlenen bir toplantı, yalnızca bu bölgeden katılımcıları misafir edecektir.

• Konferans: Belirli bir konuda uzmanlaşmış kişilerin bilgilerinden yararlanmak, bu kişilerin bilgi ve deneyimlerini aktarmaları için ortam sunmak amacıyla düzenlenen etkinliklerdir.

• Kongre: Kongreler pek çok farklı gruptan insanın bir araya geldiği geniş kapsamlı toplantılardır. Kongreler, bilimsel, eğitim ve politik amaçlarla düzenlenebilir.

• Sempozyum: Sempozyumlar, genel olarak bilimsel amaçlarla düzenlenir. Bir kongre merkezi, üniversite veya bilimsel bir merkez gibi birden fazla toplantı salonunun yer aldığı ortamlarda gerçekleşir.

• Forum: Forumlar, bir tartışma platformu olarak düşünülmelidir. Panelistler veya başkanlar tarafından yürütülür. Karşılıklı soru-cevap şeklinde ilerleyen bir içeriğe sahiptir.

• Seminer: Genellikle tek bir oturum veya birkaç oturum içerir. Burada amaç, uzman kişinin diğerlerine bilgi ve deneyimlerini aktarmasıdır.

• Çalıştay: Çalıstaylarda amaç, belirli bir konuda bilgi ve beceri geliştirmek ve tartışma ortamı yaratmaktır.

• Panel: Uzmanlık alanı ile ilgili iki veya daha fazla kişinin aynı zamanda ve ortamda konuşma yaptığı toplantılardır.

• Kolokyum: Bilimsel bir konu, sorun veya durumu tartışmak amacıyla araştırmacıların bir araya geldiği ve bu duruma, soruna veya konuya çözüm üretmeye çalıştıkları toplantılardır.

• Kurumsal Toplantılar: Kurumların gerçekleştirdikleri yönetim kurulu toplantıları ve komite toplantıları, bu kapsamda değerlendirilebilir. 

Planlanma durumu ve büyüklüklerine göre etkinlikler, öncelikle planlanan ve planlanmayan olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Planlanan etkinlikler, sıradan ve özel olmak üzere ikiye ayrılır. Özel et- kinlikler; küçük ve büyük (minör ve majör) olmak üzere iki tiptir. Büyük (majör) etkinlikler ise özellikli (hallmark) etkinlikler ve mega etkinlikler olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Bu sınıflandırma doğrultusunda söz konusu etkinlik tipleri üzerinde durmak gerekmektedir.

Planlanan ve planlanmayan etkinlikler arasındaki farklar 4 başlık altında toplanabilir. Bunlar;

• Amaç
• Program
• Denetim ve 
• Hesap verilebilirliktir.