CEVAP:

Hazırlanan toplantı gündemi yöneticiler tarafından onaylandıktan sonra, bu duyurunun tüm katılımcılara zamanında iletilmesi sağlanmalıdır. Bu amaçla e-posta, telefon,faks, kurye, gazete gibi kullanılacak çeşitli araçlar bulunmaktadır. Bu noktada önemli olan husus, hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın tüm katılımcılara gündemin ulaştığından emin olunulmasıdır.

Amaçların belirlenmesinin ardından toplantı öncesi planlama aşaması; görevlerin tanımlanması, tanımlanan görevlerin mantıklı ve anlaşılabilir şekilde organize edilmesi ve zaman çizelgesi içerisinde sistematik biçimde programlanmasını içermektedir.