Toplantı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi ilk aşama olmalıdır. Bütün toplantı etkinliklerinde planlama süreci amaçların belirlenmesiyle başlamaktadır.

Toplantıların zaman kaybına yol açmadan verimli ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak için toplantı öncesi planlama aşamasında toplantı amacının belirlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle yöneticilerin ve ilgililerin öncelikle “bu toplantıdan ne istiyoruz” sorusuna cevap vermeleri gerekmektedir. Eğer bir amaç belirlenemiyorsa ya da toplantının bir amacı yoksa bu durumda toplantı düzenlemek zaman, maliyet ve prestij bakımından olumsuz sonuçlara neden olacaktır. Bu nedenle toplantı kararı almadan önce sorulması gereken sorular vardır. “Niye toplanıyoruz?”. Bu sorunun cevabı “Çünkü her pazartesi sabahı toplanıyoruz (aynı zamanda aynı mekânda mantığı)” ya da “Biz düzenli olarak ayda bir kez toplanıyoruz” ise bu cevaplardan hiç biri bir amaç içermemektedir.

Toplantıdan toplantıya farklılık göstermektedir. Örneğin bir yazılım şirketinin düzenlediği toplantının temel amacı yeni ürünlerinin tanıtılması ya da satış gücünü motive etmek olurken; Dünya Sağlık Örgütünün düzenlediği bir toplantının temel amacı ise akademisyenleri dünyadaki obezite hastalığının tedavisine ilişkin olarak bir araya getirmek olabilmektedir.

Toplantının amacı ne olursa olsun belirlenen her kongre amacının açık, ölçülebilir, katılımcıların ve konuşmacıların zihinlerinde karışıklığa yol açmayacak şekilde az olması gerekmektedir. Örneğin, kongrenin amacı “yeni ürün A’nın özellikleri, faydaları, fiyat yapıları, hedef kitlesi ve konumlandırılması” olmak yerine “yeni ürün A’nın tanıtımı” olarak ifade edilebilir.

• Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır.
• Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır.
• Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır.
• Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır.

Toplantı amaçları belirlendikten sonra toplantının başarı ya da başarısızlığının ölçülmesine yardımcı olacak toplantı hedeflerinin belirlenmesi gerekmektedir. Ancak burada önemli olan noktalardan biri belirlenecek olan hedeflerin abartılı olmamasıdır. Toplantının her bir amacına yönelik olarak kısa bir beklenti ifadesi yazılabilir.

• Toplantı amacı işletmenin hizmetlerini genişletmek ise hedef, çalışmak için beş spesifik hizmet listesinin yaratılması olabilir.
• Eğer toplantının amacı maliyetlerin azaltılması için üç önerinin tartışılması ise toplantının hedefi bu önerilerden birinin uygulanabilmesi için bir politika geliştirmek olabilir.
• Eğer toplantının amacı iş akışının iyileştirmesi ise toplantının hedefi en ciddi problemlerin olduğu beş alanın belirlenmesi ve her birine neden olan unsurların tartışılmasıdır.

Toplantı gündemi, bir toplantı rehberi olarak görülmektedir ve toplantı süreci için bir odak noktası sağlamaktadır. Toplantı gündemi, bir önceki aşamada belirlenen amaçlar doğrultusunda şekillenir. Gündemler öncelikle katılımcılar ve toplantıyı organize edenler için toplantının arzu edilen sonuçlarına odaklanılmasını sağlar.

• Toplantıyı düzenleyen kurumun adı
• Toplantı tarihi ve saati
• Toplantının gerçekleşeceği yer (Toplantının gerçekleşeceği yer, video-konferans ve online toplantılar için giriş ve bağlanma bilgileri)
• Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti
• Toplantıda tartışılacak konu başlıkları
• Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması
• Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir.

Hazırlanan toplantı gündemi yöneticiler tarafından onaylandıktan sonra, bu duyurunun tüm katılımcılara zamanında iletilmesi sağlanmalıdır. Bu amaçla e-posta, telefon, faks, kurye, gazete gibi kullanılacak çeşitli araçlar bulunmaktadır. Bu noktada önemli olan husus, hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın tüm katılımcılara gündemin ulaştığından emin olunulmasıdır.

Hazırlanan toplantı gündemi yöneticiler tarafından onaylandıktan sonra, bu duyurunun tüm katılımcılara zamanında iletilmesi sağlanmalıdır. Bu amaçla e-posta, telefon,faks, kurye, gazete gibi kullanılacak çeşitli araçlar bulunmaktadır. Bu noktada önemli olan husus, hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın tüm katılımcılara gündemin ulaştığından emin olunulmasıdır.

Amaçların belirlenmesinin ardından toplantı öncesi planlama aşaması; görevlerin tanımlanması, tanımlanan görevlerin mantıklı ve anlaşılabilir şekilde organize edilmesi ve zaman çizelgesi içerisinde sistematik biçimde programlanmasını içermektedir.

Öncelikle toplantı organizasyonu kapsamında toplantı programının belirlenmesi, bütçenin hazırlanması gibi çeşitli personel tarafından yerine getirilecek görevler tanımlanmalıdır. Görev alanları ve çeşitli aktiviteler belirlendikten sonra, belirlenen bu alanlar ve aktiviteler iş paketleri içerisinde ayrılır, böylece bir iş döküm şeması hazırlanır.

İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İş döküm şemasında, toplantı organizasyonunda çeşitli aktivitelerden sorumlu organizasyon, tedarikçiler ve bireyler ile bu aktivitelerin tamamlanması için gerekli tahmini süre tanımlanır.

Toplantı süresince görev alacak personelin de belirlenmesi gerekmektedir. Özellikle toplantı süresince toplantının yönetilmesinde görev alacak personel oturum başkanı (aynı zamanda kolaylaştırıcı olarak da adlandırılmaktadır), kaydedici ve zaman tutucu olarak sıralanabilir.

• Toplantı amaçları, toplantı zamanı, mekânın belirlenmesi, katılımcıların davet edilmesi, konuşmacı gibi özel konukların davet edilmesi ve gerekli ise konaklama ve yiyecek-içecek hizmetlerinin planlanması ve koordinasyonunun sağlanması,
• Toplantı kapsamında açık bir iletişim beklentilerinin karşılanması, toplantı protokollerinin sağlanması, toplantı kaynaklarının ve donanımın, tüm toplantı takımının toplantı gününde ve zamanında toplantı mekânında hazır bulunmasını sağlamak ve bu süreci yönetmek,
• Toplantı gündemi aracılığı ile toplantı sürecinin yönetilmesi ve liderlik rolünü üstlenerek toplantının kolaylaştırılması. Tüm katılımcıların toplantıya eşit derecede katılım sergileyebilmesi için fırsatların verilmesini sağlayarak tartışmaları yönetmek ve rehberlik etmek.
• Toplantı tartışmaları, beyin fırtınası oturumları ve mini workshoplar için fikir ve stratejilerin desteklenmesi.

• Takım üyeleri ya da toplantı katılımcılarının toplantının ana hatları hakkında bilgi sahibi olabilmeleri için önerilen toplantı gündemini göndermek,
• Takım üyeleri ya da toplantı katılımcılarını gündem maddeleri önerileri için davet etmek,
• Katılımcılar tarafından gönderilen tüm gündem maddelerini ile toplantı oturum başkanından alınan gündem maddelerini düzenleyerek tamamlanmış gündem maddelerini tüm katılımcılara ve oturum başkanına göndermek,
• Toplantı süresince toplantı tartışmalarından, beyin fırtınası oturumlarından ve mini workshoplardan ortaya çıkan önemli noktaları, geri bildirimleri ve kararları kayıt altına almak, toplantı sürecini takip etmek,
• Toplantı süresince kaydedilen tüm bu notları düzenleyerek toplantı sonrası değerlendirme raporunu hazırlamak ve tüm katılımcılara bu raporu iletmek.

• Gündem maddelerinin tartışılması ve görüşülmesi sürecinde her bir gündem maddesi için ayrılan süre çerçevesinde kalınması konusunda katılımcıları izlemek, süreyi tutmak ve süre konusunda katılımcılara bilgi vermek,
• Katılımcıları gündem çerçevesinde tutmak amacıyla toplantıyı izlemek ve oturum başkanına yardımcı olmak.

Mini workshop oturum başkanının görevleri arasında özel proje kolaylaştırıcılığı ve planlaması yapmak, özel proje lideri ve yöneticisi olarak faaliyetlerde bulunmaktır.

Sorumlulukları:
• Gerektiğinde spesifik özel projeleri planlamak ve yönetmek,
• Toplantı çerçevesi içerisinde mini workshoplara liderlik yapmak ve kolaylaştırmak,
• Proje yönetim araçlarını kullanarak özel proje gelişmelerini kaydetmek ve yönetmek,
• Proje çerçevesi içerisinde teslim tarihleri, roller ve sorumluluklar kapsamında tüm proje üyelerini bilgilendirmek amacıyla takım iletişimini yönetmektir.

Toplantıya kimlerin katılacağı toplantının başarısı açısından büyük önem taşımaktadır. Toplantıya katılacakların belirlenmesinde 2/3 kuralının uygulanabileceğini belirtilmektedir. Bunun anlamı gündemin üç maddesinden iki maddesine katılacak olanlar toplantıya çağrılmalıdır.Toplantıya katılanların sağlayacakları katkılar ve toplantının konusu bakımından etkilenecek olan veya gündemle ilişkisi olan kişiler toplantıya çağrılmalıdır. Toplantıya katılacakların pozisyonlarına göre değil, toplantının amaçları
doğrultusunda uzmanlık alanlarına göre seçmek gerekmektedir. Ayrıca dışarıdan uzman çağırmak gerektiğinde toplantıya çağrılması ve görüşlerinin alınmasının önemli olduğu belirtilmektedir. Bu kişiler toplantının tamamına toplantıya katılmaktan ziyade, sadece uzman oldukları alanda fikirlerini ortaya koymakta ve toplantıdan ayrılmaktadır.

• Toplantı konusu ya da toplantı gündem maddeleri konusunda uzman olanlar,
• Toplantıda kararlarında mutlaka bulunması gerekenler,
• Toplantı kararlarının ya da çözümlerin uygulanmasında kritik öneme sahip olanlar,
• Toplantıda temsil edilen ya da konuşulan problem(ler)den en fazla etkilenenler
• Uygulama kararlarından ya da çözüm yöntemlerinden sorumlu olanlar,
• Toplantı konuları konusunda anlamlı katkı sağlayabilecek yeterli bilgi sahibi olanlar.

Araştırmacılar öncelikle küçük grup boyutunun büyük gruplara göre daha verimli ve etkin toplantıları sağladığını belirlemişlerdir. Ayrıca yedi kişiden daha fazla katılımcının bulunduğu toplantılarda grup dinamiklerinin daha karmaşık olduğu ve toplantıyı domine edebilen katılımcıların ortaya çıktığını ifade etmişlerdir. Bu durumda toplantı katılımının eşit düzeyde olmamakta ve katılımcıların görevlerine bağlılık düzeyi azalmaktadır. Doyle ve Strauss (1982) büyük toplantı gruplarını daha yapısal toplantılar için önermektedir. Toplantı katılımcı sayısının belirlenmesinde temel kriterlerden birinin toplantı türü olduğunu ifade etmektedir. Toplantı türüne göre optimal toplantı katılımcı sayısı değişkenlik göstermektedir.

• Problem çözme toplantıları - Beş ya da daha az katılımcı
• Karar alma toplantıları - Beş ya da daha az katılımcı
• Problem tanımlama toplantıları -Maksimum 10 katılımcı. Daha fazla katılımcı sayısı süreci çıkmaza sokabilir.
• Eğitim Seminerleri - Özellikle uygulamalı eğitimleriçin maksimum 15 katılımcı
• Bilgilendirme amaçlı toplantılar - Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı
• İnceleme ya da sunum toplantıları - Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı
• Motivasyon toplantıları - Katılımcı sayısı limitsizdir. Bu tür toplantılarda katılımcı sayısının yüksek olması tercih edilir.

Öncelikle toplantının genel süresi ve uzunluğu belirlenmektedir. Ayrıca büyük ölçekli toplantılarda toplantının genel süresinin yanı sıra toplantı süresince düzenlenecek oturumların uzunluğu da belirlenmektedir. Bu kapsamda toplantı oturumları, paralel oturumlar arasındaki kahve molaları, katılımcıların boş zamanları ile toplantı öncesinde ve sonrasında düzenlenecek sosyal aktiviteler planlanmakta ve toplantı programı içerisinde bir araya getirilmektedir.

Toplantının genel amaçları gözetilmekle birlikte toplantı katılımcılarının ihtiyaçları da dikkate alınmalıdır. Her oturum iki saatten daha fazla uzun olmayacak şekilde, tercihen bir ya da bir buçuk saat olarak planlanmaktadır. Katılımcıların dikkat süresi ve ilgi düzeyleri bir ya da bir buçuk saat sonra azalmaktadır ve katılımcılar bir molaya ihtiyaç duymaktadırlar. Genellikle katılımcıların oturum sonrası dinlenmeleri ve canlanmaları için verilen kahve molaları oturum aralarında 15-30 dakika olarak planlanmaktadır. Ancak toplantının türüne ve büyüklüğüne bağlı olarak oturumların ve kahve molalarının süresi değişebilmektedir. 

Dört temel alanı içermektedir. Bu alanlar; toplantı oturumları, yiyecek ve içecek hizmetlerinin sunumu, sergiler ve ticari gösteriler ile boş zaman ve sosyal aktivitelerdir.

Ülkelerin çoğunda toplantı sektörü için en yoğun sezonlar ilkbahar ve sonbahar aylarıdır. Ekim, kasım, mart ve nisan ayları sektörün geneli için en yoğun aylar olurken eylül ve haziran ayları uluslararası etkinliklerin gerçekleştirilmesi için en popüler aylardır. Diğer toplantı etkinliklerinde olduğu gibi uluslararası kongrelerde de boş zaman ve seyahat pazarıyla rekabetten kaçınmak için yaz ayları çoğunlukla sadece kayıt süreci için kullanılır. Ayrıca katılımcı sayısını maksimum düzeyde tutmak için kongre tarihlerinin, katılımcılar için önemli dini ve resmi tatillerin dışında bir zaman aralığında belirlenmesi gerekmektedir.

Toplantıyı düzenleyen şirket tarafından hazırlanır. Toplantı bütçesi her etkinlik için ayrı olarak hazırlanabileceği gibi düzenlenen bir dizi etkinlik için şirketin toplam bütçesinden de tahsis edilebilir. Hazırlanan bütçe, etkinliğin planlanması, tutundurulması ve etkinlik süresince faaliyetlerin yürütülmesine ilişkin maliyetler kadar topalntı katılımcılarının maliyetlerini de kapsayacak şekilde hazırlanmaktadır.

Üye katılımcılardan sağlanan ücretler nedeniyle gelir yaratıcı etkinlikler olarak görülmektedir. Katılımcılardan sağlanacak katılım ücretleri göz önünde bulundurularak, toplantı etkinlikleri kendi maliyetlerini kapsayacak şekilde, hatta bir sonraki yıl düzenlenecek toplantının planlama ve tutundurma aşamasında kullanılabilecek şekilde tasarlanmaktadır.

Harcama alanları sabit harcamalar ve değişken harcamalar olarak ikiye ayrılmaktadır. Sabit harcamalar, reklam ve tutundurma, görsel-işitsel ekipmanların kiralanması ve konuşmacılara ödenecek ücret gibi kongre katılımcı sayısından etkilenmeyen harcamalardır. Değişken harcamalar ise düzensizdir ve katılımcı sayısına göre değişkenlik gösteren harcamalardır. Toplantı harcamalarının büyük bölümü değişken harcamalardan oluşmaktadır.

• Katılımcıların kayıt ücretleri

• Sponsorluk

• Bağışlar ve destekler

• Lisanslı ürünler

• Reklamlar

Finansal işlemleri izlemenin en basit yolu, para akışının tahmin edilmesi, gelir ve harcama tablolarının kullanılmasıdır. Gelir ve harcama tablolarında, kongre ve konferans gibi toplantılar için elde edilen gelirler ile yapılan harcama kalemleri ayrıntılı olarak listelenir. Nakit akışı tahminleri ise hesap tabloları kullanılarak hazırlanmaktadır. Bu tablolar herhangi bir zamanda beklenen pozitif ve negatif gelir ve harcama akışlarına ilişkin bilgi sağlar. Beklenen gelir akışına ilişkin tahminler, örneğin katılımcı kayıtlarından, sponsorlardan ya da kongre broşürleri, oturum salonları gibi çeşitli reklam alanlarının satışından elde edilen gelirler, etkinliğin zaman çizelgesi içinde kestirilmeye çalışılır. Daha sonra, toplantı mekanına ödenecek depozit gibi, toplantı için gerekli herhangi bir ödeme planlanır.

Uluslararası bir toplantı için turistik bölge seçim sürecinde çeşitli kriterler temel alınmaktadırlar. Genel olarak bu kriterler bölgenin ulaşılabilirliği, bölgedeki konaklama ve kongre merkezi tesislerinin kapasitesi ve bu merkezlerde sağlanan hizmet kalitesi, bölgenin turistlere ve toplantı katılımcılarına sunduğu eğlence fırsatları ve çekiciliklerdir. Bunlar;

• Ulaşılabilirlik
• Yerel Destek
• Turistik Bölgedeki Çekicilikler
• Konaklama Tesisleri
• Bilgi
• Turistik Bölge Çevresi
• Diğer Kriterler(Risk, Karlılık, Kurum Tanıtımı, Yenilik)

• Toplantı salonlarının sayısı, büyüklüğü ve kalitesi,
• Konaklama kapasitesi, oda sayısı ve kalitesi,
• Sunulan yiyecek ve içeceklerin kalitesi,
• Toplantı mekânının ve toplantı salonlarının temizliği ve yerleşimi,
• Toplantı salonları ve toplantı mekânının aydınlatma ve havalandırma koşulları,
• Toplantı mekânının turistik bölge içerisindeki konumu (genellikle merkezi bir yerde ve otel, restoran gibi turizm işletmelerine ve bölge içi ulaşım hizmetlerine yakın olması beklenmektedir),
• Kaliteli görsel ve işitsel ekipmanlar,
• Eşzamanlı (simultane) çeviri hizmetleri,
• Yerel internet ve telefon hizmetlerine ulaşım.

• Toplantı mekânı yönetiminin ve personelin güvenirliği,
• Toplantı mekânı yönetiminin kongre hizmetlerindeki deneyimleri,
• Personelin yeterliği, dil yeteneği, görünümü, davranışları,
• Yiyecek-içecek hizmetlerinin kalitesi,
• Toplantı için sağlanan donanımın ve teknik ekipmanın kalitesi,
• Toplantı salonları ve toplantı mekânının genelinde sunulan hizmetlerin kalitesi,
• Konaklama kalitesi.

• Kurum içi toplantı salonları
• Oditoryumlar
• Kongre ve konferans merkezleri
• Sergi ve fuar merkezleri
• Akıllı salonlar

• Kendilerine özgü bir mimari tasarımları vardır,
• Ses yalıtımı ve akustik üst düzeydedir,
• Gürültü ve ses yankılanması gerçekleşmez,
• Ses yayılımında ton ve yankı özelliklerinin uygun olması,
• Sıcak bir ortam sağlaması,
• Direkt ve yankı seslerinin yüksek olabilmesi,
• Anlaşılırlık seviyesinin yüksek olması,
• Yayılımın düzgün olması,
• Bütünlük içerisinde dizayn edilmesi,
• Eko olmaması,
• Gerekli sessiz ortamı sağlayabilmesi,
• Dinamik olmasıdır.

U düzeni, sınıf düzeni, banket düzeni, konferans/tiyatro düzeni, oval veya daire düzenidir.