CEVAP:

Toplantı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi ilk aşama olmalıdır. Bütün toplantı etkinliklerinde planlama süreci amaçların belirlenmesiyle başlamaktadır.

Toplantıların zaman kaybına yol açmadan verimli ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak için toplantı öncesi planlama aşamasında toplantı amacının belirlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle yöneticilerin ve ilgililerin öncelikle “bu toplantıdan ne istiyoruz” sorusuna cevap vermeleri gerekmektedir. Eğer bir amaç belirlenemiyorsa ya da toplantının bir amacı yoksa bu durumda toplantı düzenlemek zaman, maliyet ve prestij bakımından olumsuz sonuçlara neden olacaktır. Bu nedenle toplantı kararı almadan önce sorulması gereken sorular vardır. “Niye toplanıyoruz?”. Bu sorunun cevabı “Çünkü her pazartesi sabahı toplanıyoruz (aynı zamanda aynı mekânda mantığı)” ya da “Biz düzenli olarak ayda bir kez toplanıyoruz” ise bu cevaplardan hiç biri bir amaç içermemektedir.