CEVAP:

• Belgelerin oluşturulması ve sevk edilmesi: Epikriz, cerrahi raporlar gibi klinik dokümanların zamanında elde edilebilecek şekilde ve hasta odaklı olarak hazırlanması kolaydır. Önceden hazırlanmış enformasyon (laboratuvar sonuçları ve kodlanmış tanıların taburcu raporları için yeniden kullanılmasında olduğu gibi) mümkün olduğu kadar yeniden kullanılmalıdır. Bütün dokümanlar oluşturan kişi tarafından imzalanmalı ve oluşturulduğu tarih not edilmelidir.
• Özel alanlar, özel amaçlar ve klinik kayıtlar için hazırlanan dokümanların yönetilmesi: Kalite yönetimi, araştırma ve özel birimlerin desteklenmesi için hazırlanan dokümanların örnek olarak verilebileceği bu tür dokümanların hazırlanması ve muhafazası kolay olmalıdır. Önceden hazırlanan veriler mümkün olduğunca kullanılmalıdır. Hastalar için gerekli sorgulamalar yapılabilmelidir.
• Tanı ve işlemlerin kodlanması: Tanı ve işlemler gibi temel medikal veriler yapılandırılmış basit dokümanlar olmalıdır.
• Hasta kayıtlarının İdaresi: Hastane arşivi hasta kayıtlarını yönetmeli ve talep edildiği zaman belirlenen süre içerisinde kullanılabilir hale getirmelidir. Arşivde her kaydın yeri kesin olarak bilinmelidir (örneğin, hangi arşiv belgesi hangi raftadır). Sağlık profesyonellerinin rollerine bağlı olarak hasta bakım sürecinde kayıtlara erişim hakkı tanımak için, kayıtların kullanıma sunulması ve geri dönüşü (örneğin, birden fazla hizmet alan hastalar için) organize edilmelidir.