Hastane Bilgi Sistemleri (HBS), hastane işletmelerinin çeşitli düzeylerdeki karar alıcılarına yardımcı olmak amacıyla, bilgi toplama ve bilgi yayma işlevlerini üstlenen, değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyebilen bir sistem olarak, hizmetlerin bilgisayar aracılığı ile gerçekleştirilmesi; elektronik ortamda bilgi alışverişinin otomatik olarak yapılması; tıbbi-finansal hizmetler açısından ortaya çıkan ayrıntılı bilgilerin bilgisayara dayalı bir enformasyon sistemi ile kaydedilerek bilgiye dönüştürülmesidir. Bu sebeple, değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyen, bilgisayar, yazıcı, faks, modem, işletim sistemleri, yapısal kablolama, veri tabanları, yazılım gibi donanımları kullanan komplike sistemlerin bir bileşkesi olarak görülmektedir.

• Hasta Kabul
• Hastanın Tedavisinin Planlanması ve düzenlenmesi
• İstem Girişi ve Bulguların İletilmesi
• Tanı ve Tedavi İşlemlerinin Uygulanması
• Klinik dokümantasyon
• İdari kayıtlar ve Faturalama
• Hastanın Taburcu Edilmesi ve Diğer Kurumlara Sevki
• Hasta Kayıtlarının Saklanması
• İş Organizasyonu ve Kaynak Planlama
• Hastane Yönetimi

• Randevu planlama: Hastane hastaların kabulü için bir randevu planı oluşturmalıdır. Ayrıca, planlanmayan kabuller de mümkün olmalıdır (acil vakalarda olduğu gibi).

• Hasta kimliğini tespit etme: Her hasta için benzersiz bir hasta tanımlama numarası (PIN) atanmalıdır. Bu PIN yaşam boyu geçerli olmalı ve değiştirilmemelidir. Eğer hastayı tanımlayan bir PIN atanmazsa, hastanın genel idari bilgilerinin elde edilmesini sağlayan doğru bir hasta kimliği tanımlanamaz. Hasta hastanede daha öncede kalmış ise, önceki bilgilerine ulaşmayı sağlayacak bir şekilde yeniden PIN tanımlanmalıdır (önceki tanı ve tedavileri gibi). Eğer hasta hastanede ilk kez kalıyorsa yeni bir PIN atanmalıdır.

• İdari kabul: İdari kabul hastanın kimlik tespitiyle başlar. Sigorta verileri, kabul tipi, özel hizmetler hakkındaki detaylar, hasta yakınları, kabul eden hekim, sevkteki tanılar gibi önemli idari veriler bu aşamada kaydedilmelidir. Hastanın atandığı oda ve yatak da idari kabul esnasında belirlenmelidir.

 
• Klinik kabul: Sorumlu hekim ve hemşire tıbbi ve hemşirelik kabul işlemi gerçekleştirmektedir. Bu süreç, tipik olarak hastanın geçmişini ve hasta odasına girişini kapsamaktadır.

• Enformasyon: Hastane yönetimi, en son yatak kullanım oranını her zaman gözden geçirmelidir. Bu bilgi, hasta yakınları ve ziyaretçilere bilgi verebilmek ve bazı genel hastane istatistiklerini elde edebilmek için önemlidir.

•  Enformasyon ve bilginin sunulması: Personel, duruma özgü hasta verilerinin yanı sıra, hastanın bakımını destekleyen genel klinik bilgilere (rehberler ve standartlar gibi) ulaşabilmelidir.
• Karar verme ve hasta enformasyonu: Sorumlu ekip üyelerinin belirli tanı veya tedavi yöntemlerini uygulayabilmeleri için sonraki adımlar hakkında karar vermeleri gerekir. Bir tanı veya tedavi kararının karmaşıklığına bağlı olarak, ikinci bir görüş almak için iç ya da dış uzmanlara danışmak gerekebilir. Bu durumda tele-konferanslar yardımcı olabilir. Ayrıca, klinik süreçler hakkındaki kararlar belgelendirilmelidir.
• Bakım planlama: Detaylı bir şekilde daha sonra atılacak adımların ne olduğu planlanmalıdır. Her sürecin (bir cerrahi operasyon veya kemoterapi tedavisinde olduğu gibi) tipi, derecesi, süresi ve sorumlu personeli belirlenmelidir.

• Bir istemin hazırlanması: Bir hizmet birimi tarafından katalog şeklinde sunulabilecek mevcut hizmet spektrumuna bağlı olarak, doktor ya da hemşire sipariş giriş formu üzerindeki uygun hizmeti seçer. Son tanılar gibi ilgili bilgiler ve sorularla birlikte hasta ve vaka tanımlaması, istem yapılan hizmet (laboratuvar ve röntgen gibi) ve diğer yorumlar (özel riskler gibi) kaydedilir. Bir istem yalnızca bir yetkili uzman tarafından yapılmalıdır. Sisteme giriş yapmak için bilgisayar temelli araçlar kullanıldığı zaman, bilgisayarlı karar destek sistemleri alerjik bir hasta için ilaç girişi yapıldığı anda hekimi uyarabilmelidir.
• Örnek alma veya randevu ve prosedürleri planlama: İstemin tipine bağlı olarak, örnekler hizmet sunulan bir hastaya açıkça atanmalıdır (kan örnekleri gibi) ya da hastanın randevusu planlanmalıdır (radyoloji birimlerinde olduğu gibi). Planlama esnasında tüm tarafların talepleri (hekim istemi, hizmet birimi, hasta, taşıma birimi gibi) adil bir şekilde düzenlenmelidir.
• İstemin iletilmesi: İstem hızlı ve doğru bir şekilde hizmet birimine iletilmelidir. Bir örnek ulaştırılacağında, istem veya örneğin diğer hizmet birimleri ile bağlantısı da sağlanmalıdır. Eğer gerekli olursa, hekim veya hemşire tarafından yapılmış olan istem üzerinde değişiklikler yapılabilmelidir.
• Bulguların raporlanması (Sonuçların incelenmesi): Bulgular ve raporlar istemde bulunan birime geri gönderilmeli ve sorumlu sağlık hizmetleri profesyoneline ulaştırılmalıdır. Sonuçların açık bir şekilde doğru hastayı göstermesi gerekmektedir. Sorumlu hekim yeni sonuçlar hakkında bilgilendirilmeli ve kritik bulgular vurgulanmalıdır.

• Hemşirelik dokümantasyonu, yaşam bulguları, ilaç ve hasta bakımının diğer detayları ile birlikte, hemşirelik bakım sürecinin belgelerini (hastanın özgeçmişi, bakım planı, dokümantasyon süreci, değerlendirme ve rapor yazma) de kapsamalıdır.
• Hemşirelik dokümantasyonu, hastanın tıbbi geçmişi, tanıları, tedavileri ve bulguları ile özel alanlar (yoğun bakım ünitelerindeki belgeler gibi) veya özel amaçlar (klinik testler gibi) için oluşturulmuş belgeleri de kapsamalıdır.

• Belgelerin oluşturulması ve sevk edilmesi: Epikriz, cerrahi raporlar gibi klinik dokümanların zamanında elde edilebilecek şekilde ve hasta odaklı olarak hazırlanması kolaydır. Önceden hazırlanmış enformasyon (laboratuvar sonuçları ve kodlanmış tanıların taburcu raporları için yeniden kullanılmasında olduğu gibi) mümkün olduğu kadar yeniden kullanılmalıdır. Bütün dokümanlar oluşturan kişi tarafından imzalanmalı ve oluşturulduğu tarih not edilmelidir.
• Özel alanlar, özel amaçlar ve klinik kayıtlar için hazırlanan dokümanların yönetilmesi: Kalite yönetimi, araştırma ve özel birimlerin desteklenmesi için hazırlanan dokümanların örnek olarak verilebileceği bu tür dokümanların hazırlanması ve muhafazası kolay olmalıdır. Önceden hazırlanan veriler mümkün olduğunca kullanılmalıdır. Hastalar için gerekli sorgulamalar yapılabilmelidir.
• Tanı ve işlemlerin kodlanması: Tanı ve işlemler gibi temel medikal veriler yapılandırılmış basit dokümanlar olmalıdır.
• Hasta kayıtlarının İdaresi: Hastane arşivi hasta kayıtlarını yönetmeli ve talep edildiği zaman belirlenen süre içerisinde kullanılabilir hale getirmelidir. Arşivde her kaydın yeri kesin olarak bilinmelidir (örneğin, hangi arşiv belgesi hangi raftadır). Sağlık profesyonellerinin rollerine bağlı olarak hasta bakım sürecinde kayıtlara erişim hakkı tanımak için, kayıtların kullanıma sunulması ve geri dönüşü (örneğin, birden fazla hizmet alan hastalar için) organize edilmelidir.

• Planlama ve kaynak tahsisi: Hasta bakımı ve kaynak planlaması personel planlama, yatak planlama oda planlama ve aygıt planlamadan oluşan çeşitli kaynaklara ihtiyaç duymaktadır. Tüm kaynakların planlama faaliyetleri koordine edilmelidir. Süreçler planlanırken hem hizmet birimlerinin talepleri hem de randevu planlamasına göre istem yapılan birimlerin talepleri dikkate alınmalıdır.
• Malzeme ve ilaç yönetimi: malzeme, gıda, ilaç ve benzeri malların temini ve bertaraf edilmesi güvence altına alınmalıdır. Hastanenin tüm birimleri güncellenmiş kataoglardan talepte bulunabilmelidir. Hizmet birimleri (depo, eczane ve mutfak gibi) ihtiyaçları doğru miktarlarda ve zamanında teslim etmelidir.
• Ekipman bakım ve yönetimi: Tıbbi cihazlar mevzuata uygun bir şekilde tescil ve muhafaza edilmelidir.
• İşlerin genel organizasyonu: Ayaktan tedavi birimleri ve servisler gibi süreçlerin etkinliği hastaneler için son derece önemlidir ve ve bu süreçler randevuları hakkında hatırlatmalar yayınlamak veya fiili süreç akışı görselleştirilmek suretiyle çalışanlar için kişisel iş listeleri sağlamak suretiyle desteklenebilir.
• Ofis iletişim desteği: Hastane bilgi sisteminin hasta bakımı ile ilgilenen tüm kişiler arasında iletişimi desteklemesi gerekir. Bu iletişim eş zamanlı (örneğin, telefon) ve eş zamanlı olmayan (örneğin, yazı tahtası, broşür, e-posta) iletişimden oluşur. Personel belirli bir zaman periyodu içerisinde iletişim kurabilmelidir.
• Temel bilgi işlem desteği: Hastane bilgi sistemi, rapor yazma veya istatistik hesaplama gibi temel bilgi işleme görevlerini desteklemelidir.

• Kalite yönetimi: Bir sağlık kuruluş yönetiminin bütün faaliyetleri hasta bakım kalitesinin korunması ve sürekli geliştirilmesini kapsamaktadır. Bu, hedeflerin belirlenmesini, sorumlulukların tanımlanmasını ve bu hedefleri gerçekleştirmek için süreçlerin izlenmesini içermektedir. Bu kapsamda yapılan faaliyetlere kalite indekslerini gösteren dâhili raporlama örnek olarak verilebilir. Kalite yönetimi tanı ve tedavi standartları hakkındaki bilgiler kadar hasta ve uygulanan tedavi hakkındaki bilgilere de ihtiyaç duymaktadır.

• Kontrol ve bütçeleme: Hastane faaliyetlerini kontrol ve optimize edebilmek için faaliyetleri hakkındaki verileri toplamalı ve birleştirmelidir. Bu kapsamda hastaneler örneğin, personel, süreç, materyal ve finansal kontrol faaliyetlerini yürütmektedirler.

• Maliyet-performansı muhasebesi: Amaçların kontrolü için, hizmetler, hizmetlerin maliyetleri ve hizmetlerin kimler tarafından kullanıldığının izlenmesi gerekmektedir. Maliyet merkezleri, maliyet birimleri ve süreçlerin maliyetlerinin muhasebesi bu kapsamda örnek olarak verilebilir.

• Finansal Muhasebe: Hastanenin bütün mali işlemleri yasal gereksinimleri karşılamak için sistemli bir şekilde kaydedilmelidir. Örneğin borçların hesabı, kredi hesapları ve tesis hesapları finansal muhasebe kayıtları içine girmektedir.

• İnsan kaynakları yönetimi: Bu işlev personelin verimliliğinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için yapılması gereken tüm görevleri içermektedir. Bu işlev personel ve pozisyon planlaması, personel kaydı, personel planlama ve personel bordrolarına ilişkin işlemleri kapsamaktadır.

• Genel istatistik analizi: Hastane ekonomik verilerin hesaplanması ve analizi gibi faaliyetleri genel istatistiklerle desteklemelidir.

1. Hastanın özgeçmişi ve hastalığına ait tüm bilgiler, (hastanın hastaneye girişinden çıkışına kadar tüm işlemler) bilgisayara anında kaydedilir ve istenildiğinde bu bilgilere erişilebilir. Bu şekilde hastalara daha iyi hizmet vermek mümkündür.
2. Hastanın özgeçmişine ve daha önceki bilgilerine süratle erişilmesini sağlayacak çağdaş bir arşivleme sisteminin kurulması çerçevesinde zaman kaybının önlenmesi ve hastalığın teşhisinde süratli ve güvenilir sonuçların alınması sağlanacaktır.
3. Hastane yönetimi ile ilgili tüm bilgiler bilgisayar sisteminden takip edilmekte ve bu bilgilere kolay ve hızlı bir şekilde erişilebilmektedir. Böylelikle hastanede tüm idari işlemleri daha sağlıklı ve düzgün şekilde yürütmek mümkündür.
4.  Hastanelerde faturalama ve resmi evrak hazırlama işlemleri süratli ve güvenilir bir şekilde yapılarak gelirlerin arttırılması gerçekleştirilebilir.
5. Hastanelerdeki tüm alım satım ve malzeme dağıtım işlemleri bilgisayarlar aracılığı ile yürütülür. Böylece satın alınan her malzemeye ait fatura bilgisayara kaydedilir. İlaç, medikal, medikal olmayan ve diğer malzemelerin stok miktarları takip edilir, alınan malzemelerin adet ve alım fiyatları incelenebilir.

1. Hastalar hakkında güncel ve doğru bilginin eksiksiz bir şekilde toplanması ve bu bilgilerin ihtiyaç duyan kullanıcılara, uygun bir formatta, uygun zamanda ve istediği yerde sunma,
2. Klinik karar destek sistemleri sayesinde hekimlere tanı koyma ve tedavi sürecinde yardımcı olma,
3. Hekimlere ilaç, ilaç etkileşimleri ve ilaçların yan etkileri konusunda destek sağlama,
4. Hasta bakımının kalitesi, hastane performansı ve maliyetler hakkında bilgiler sunma,
5. Değişik hastaneler arasında bilgi alışverişi ile yüksek kalitede iletişim sağlama,
6. Sağlık alanında yapılan araştırmalara destek sağlama.

1. HBS uygulamaları ile hastane yöneticileri hastane ambarına giren ve çıkan malzemeleri, bu malzemelerin hastanedeki hareketlerini görerek stok kontrolü yapabilmekte, hastane malzeme ihtiyaçlarını önceden tahminde fikir sahibi olabilmekte ve sistemdeki kaçakların önüne geçilmektedir.

2. HBS ile hastane çalışanlarının yaptıkları işler sürekli kayıt altına alındığından, çalışanların performansları değerlendirmelerinde kolaylık sağlamaktadır.

3. Hastane genelinde ve bölümlerde gelir ve giderler sürekli gözlenenerek, beklenmedik iniş ve çıkışlara ya da gereksiz gider merkezlerine anında müdahale etme imkânı verdiğinden, bu tür sorunların tespiti ve çözüm süresi kısalmaktadır.

4. HBS uygulamasında tüm işlemler kayıt altına alındığı ve işleyiş bilgisayar ortamında gerçekleştirildiği için kırtasiye giderleri büyük oranda azalmaktadır.

5. İşlemler daha hızlı yapılabildiği için hastaların memnuniyet düzeyleri yükselmekte ve böylece hasta tedavilerinin sürekliliği sağlanmaktadır.

1. Hastanın soy geçmişi, öz geçmişi, hastalığı ve hastalığına uygulanan tedavi bilgileri, laboratuvar ve röntgen sonuçları, vb. geçmişte yapılan işlemlerine kolayca ulaşılabildiğinden, hastanın yeni başvurularında uygulanması gereken tetkik ve tedaviler için yol gösterici olmaktadır.

2. Hasta tedavi süreçlerinin kısalması ve işleyişin hızlanması ile hasta memnuniyeti
sağlanmaktadır.

3. Hastane ambarından malzeme isteği, hastane eczanesinden ilaç isteği yapılması gibi kâğıt üzerinde gerçekleşen, zaman alıcı işlemler ortadan kalktığı için işleyiş hızlanmaktadır.

4. Klinikler kendi stok miktarlarını anlık olarak sorgulayarak ilaç ve malzeme kullanım oranlarını görebilmekte ve sistemdeki stoklarını karşılaştırarak stok takibi yapabilmekte, aynı zamanda malzeme kaçakları ortadan kalkmaktadır.

• Yönetim Bilgi Sistemleri (Management Information Systems)
• Programlama Sistemleri (Scheduling Systems)
• İnsan Kaynakları Yönetimi Sistemleri (Human Resources Information
  Systems)
• Muhasebe ve Finansal Yönetim Sistemleri (Accounting and Financial
  Management Systems)
• Malzeme Yönetimi Sistemleri (Materials Management Systems)
• Ofis Otomasyonu (Office Automation)
• Karar Destek Sistemleri
• Üst Yönetim Bilgi Sistemi
• Klinik Bilgi Sistemleri (Clinical Information Systems)
• Laboratuvar Bilgi Sistemleri (Laboratory Information Systems)
• Eczane Bilgi Sistemleri (Pharmacy Information Systems)
• Radyoloji Bilgi Sistemleri (Radiology Information Systems)
• Hemşirelik Bilgi Sistemleri (Nursing Information Systems)
• Klinik Karar Destek Sistemleri (Clinical Decision Support Systems)
• Bilgisayar Destekli Hasta Takip Bilgi Sistemi
• Klinik İletişim Sistemleri

Hastane yönetim bilgi sistemleri genellikle; kaynak kullanımı ve programlama sistemlerinden, mali yönetim sistemlerinden malzeme ve tesis yönetim sistemlerinden, personel yönetim sistemlerinden oluşmuş bir bütünleşik YBS’dir. YBS genellikle;
• Programlama sistemleri,
• İnsan kaynakları yönetimi bilgi sistemi,
• Muhasebe ve finansal yönetim sistemleri,
• Malzeme yönetimi sistemleri,
• Ofis otomasyonu şeklinde sınıflandırılabilir.

• Poliklinikler için hasta atama programlaması,
• Yatan hastalar için gelişmiş yatak rezervasyonu ve ön kabul süreçleri oluşturma,
• Operasyon odasında cerrahi programlama,
• Klinik laboratuvar veya radyoloji laboratuvarlarında sürdürülen hizmetler için hasta
programlama.

• İş gören kayıtlarının korunması (bordro sistemi ile ilişkilidir.),
• İnsan gücü planlaması,
• Hekim ve diğer sağlık profesyonellerinin işe alınması,
• Pozisyon kontrolü ve çalışan maliyetlerinin tahsis edilmesi,
• İşgören memnuniyetinin izlenmesi,
• Performans ve verimlilik analizi.

• Hastane çalışanlarının kişisel dosyalarının tutulması ve saklanması,
• Gerekli durumlarda bu dosyalardan bilgi alma, düzeltme ve yeni kayıtların eklenmesi,
• Otomatik olarak görev denetiminin sağlanması,
• Hastanenin her maliyet merkezine ait çalışma analiz raporlarının çıkartılması,
• Personel problemlerini açığa çıkartacak raporların üretilmesi,
• Çalışanların özel yetenek ve belge durumlarının bilinmesi,
• Hastane ücret bordro sistemine bağlı olarak işgücü giderlerinin maliyet dağılımının
hesaplanması,
• Çalışanların verimliliği ve kalite kontrolü ile ilgili bilgi üretilmesi.

• Hasta muhasebesi, faturalama ve alacakların hesaplanması süreci,
• Bordroların hazırlanması ve hesaplarının tutulması,
• Bütçeleme ve harcama raporları,
• Maliyet muhasebesi; direkt maliyetler ve yüklenen maliyetlerinin hesaplanamsı,
• Ödenmesi gereken hesaplar,
• Finansal raporlama. Sağlık hizmetleri alanında

• Malzeme ihtiyaç planlaması,
• Sipariş verme,
• Envanter kontrolü,
• Satınalma,
• Hasta bakımına dağıtılan malzemelerin maliyetleri için ödenek ayırma.

• Mesajların geliştirilmesi,
• Elektronik posta,
• Takvim ve görüşme programlarının sürdürülmesi,
• Proje yönetimi,
• Yönetimi bilgilendirme.

• Temel verilerin analizi,
• Test sonuçlarının toplanması ve dağıtımı,
• Test çözümlemelerinin izlenmesi,
• Laboratuvar süreçlerinin dokümantasyonu,
• Envanter kontrolü,
• İş akışının izlenmesi,
• Laboratuvar verimliliğinin değerlendirilmesi.

• On-line talep girişi,
• Verilen ilaçların kayıtları,
• Birbiri ile uyumlu ilaçların kontrolü,
• Dağıtım raporlarının otomatik olarak yedeklenmesi,
• Alerji incelemesi yapma.

• Çok ayrıntılı medikal görüntüleri kaydedebilmelidir.
• Sistem disk kapasitesi istenildiği zaman istenildiği kadar artırılabilir olmalıdır.
• Medikal görüntüler üzerinde, sunucudan yer kazanmak için asla yüksek oranda kayıplı bir sıkıştırma yapılmamalıdır.
• PACS sistemleri sayısal sonuç üreten medikal görüntüleme cihazları ile senkronize
çalışabilmelidirler.
• Medikal görüntü saklanırken standart olarak kabul edilen DICOM formatında saklanmalıdır.
• Hizmet sınırsız ve kesintisiz olmalıdır.
• Gün içerisindeki yoğun çalışma temposuna ayak uydurabilecek performansa sahip olmalıdır.
• Sunucular ve istemciler arasındaki veri iletişimi yüksek mertebelerde olmalıdır.

• Çok büyük boyutlardaki bilgi ve görüntüye kolay erişime imkân sağlamaktadır.
• Farklı yerlerde bulunan doktorların yorumları sayesinde daha iyi ve çabuk teşhis konulmasına imkân vermektedir.
• Uzaktan erişime izin vermesi zamandan kazanmayı beraberinde getirmektedir.
• Kopyalanan görüntülerin sayısal hale dönüştürülmesi işleminde gerekecek büyük depolama alanları sayesinde, maddi tasarruf sağlanmasına imkân tanımaktadır.
• Minimuma indirgenmiş personel, kayıp dosyalar ve insan hatalarının önlenmesi sayesinde daha iyi bilgi yönetimine imkân sağlamaktadır.
• Büyük hastanelerde 2-3 yılda yatırımın kendisini karşılaması mümkündür.