CEVAP: Kurumlarda iş süreçlerinde kullanılan belgeler düzenli olarak saklanmalıdır. Tekrar ihtiyaç duyulduğu zaman belgeye kolay ulaşılabilmelidir. Belgeler yapılan işlemlerin bir kanıtıdır. Kurumun farklı kurum, işletme ya da şahıslarla yaptığı ticaretin kanıtı olarak elde tutulmalıdır. Kurum sonradan ihtiyaç duyulabilecek bütün belgeleri dosyalamalıdır.