DOSYALAMA ARŞİVLEME Dersi DOSYALAMA SİSTEMLERİ soru cevapları:
Toplam 72 Soru & Cevap#1
SORU: Bilginin depolanması ve yönetimi iş dünyası ve kurumlar için neden gereklidir?
CEVAP: İş dünyasında bilginin oluşturulması, dolaşımı, istenildiğinde erişimi, depolanması ve korunması çok önemlidir. Günümüzde firmaların birbirleri ile rekabet edebilmek, iş verimini arttırmak, zamandan ve iş gücünden tasarruf edebilmek için bilgi yönetimini etkili biçimde yapmaları gerekmektedir.
#2
SORU: Kurumlara elektronik ortamda gelen bilgi ve belgeler dosyalanır mı?
CEVAP: Kurumlar için yazılı iletişim araçları yine de temel iletişim yöntemidir. Kuruma gelen bilgi elektronik ortamdan gelse dahi yazılı çıktıları alınarak dosyalanmaktadır. Kurumun bu yazışma trafiğini iyi kontrol edebilmesi gerekir. Veri akışında karışıklığı önlemek için dosyalama sistemlerine ihtiyaç duyulmaktadır.
#3
SORU: Kurumlarda belgeler neden saklanmalıdır?
CEVAP: Kurumlarda iş süreçlerinde kullanılan belgeler düzenli olarak saklanmalıdır. Tekrar ihtiyaç duyulduğu zaman belgeye kolay ulaşılabilmelidir. Belgeler yapılan işlemlerin bir kanıtıdır. Kurumun farklı kurum, işletme ya da şahıslarla yaptığı ticaretin kanıtı olarak elde tutulmalıdır. Kurum sonradan ihtiyaç duyulabilecek bütün belgeleri dosyalamalıdır.
#4
SORU: Belge kavramı nedir?
CEVAP: İş dünyasında en çok kullanılan yazılı iletişim araçlarından biri belgedir. İş yerine dışarıdan gelen, kendi içinde ürettiği ve dışarıya gönderdiği yazılı belgelerin üzerindeki bilgiler işletmeler için önemlidir. Yani bir iş yerinin ayakta kalması için iş dünyasındaki diğer kurum ve kişiler ile iletişim halinde olması gerekmektedir. Bunun anlamı gün içinde yüzlerce belge oluşmasıdır. Belge, bir kurumun iş yaşamındaki faaliyetlerini yürütebilmesi için kullandığı, kendi ürettiği ya da dışarıdan gelen bir yazışma aracıdır.
#5
SORU: Elektronik olarak gelen belgeler nelerdir?
CEVAP: Günümüz dünyasında elektronik iletişim araçlarının önemi artmış ve artmaya da devam etmektedir. Elektronik ortamdan gelen ve giden mesajlar arasında, e-postalar, fakslar, formlar ve iş anlaşmaları çoğunluktadır.
#6
SORU: Kurumlar neden tamamen elektronik belge ortamına geçmemişlerdir?
CEVAP: Elektronik haberleşmenin artmasının yanı sıra kurumlar elektronik belge kullanımına tamamen geçememişlerdir. Bazı nedenlerden dolayı önemli belgeler kâğıt üzerinde yer almaktadır. Bu nedenle birçok belge işyerinde hem elektronik ortamda hem de kâğıt üzerinde saklanmaktadır. Yetki onayını almak için belgelerin kâğıt üzerinde yer alması şarttır.
#7
SORU: Belgelerin kurum içindeki dolaşımı, kuruma gelmesi ya da kurum dışına çıkışı hangi yollarla olabilir?
CEVAP: Belgelerin kurum içindeki dolaşımı, kuruma gelmesi ya da kurum dışına çıkışı elektronik ortamla, posta yoluyla, özel kurye, elden teslim ile ya da faks ile gelen belgeler olabilir. Belgelerin oluşturulma yeri kurum içerisi de olabilir.
#8
SORU: Dosyalama sistemine konu olan belgeleri kendi içlerinde nasıl sınıflandırabiliriz?
CEVAP: Belgeleri konularına, oluşturma türü, sunuş şekli, önem derecesi, hazırlama yeri ve kullanım sıklığına göre kendi içlerinde sınıflandırılabilir.
#9
SORU: Belgelerin konularına göre nasıl sınıflandırılır?
CEVAP: Belgeler konularına göre; kişiye özel belgeler, acele belgeler, gizli belgeler, basılı belgeler, kıymetli belgeler ve hizmete özel belgeler olarak sınıflandırılır.
#10
SORU: Kişiye özel belge nedir?
CEVAP: Belge üzerine işlem yapması istenen ya da belgeyi incelemesi istenen kişinin adı ya da birimin adı yazılmaktadır. Birim adı yazıldığında o birimin yöneticisine gelmiş bir belge olarak değerlendirilmelidir.
#11
SORU: Acele belge nedir ve nasıl daha çabuk gideceği yere ulaştırılabilir?
CEVAP: Bazı belgelerin bir an önce ilgili kişi ya da birime ulaşması gerekmektedir. Kurum içindeki belgelerin ulaşım süresini kısaltmak için geçici kayıt numaraları verilerek yerine ulaştırılması sağlanabilir.
#12
SORU: Gizli belgeler hakkında ne yapılmalıdır?
CEVAP: Belge yalnızca gönderildiği kişi ya da makam tarafından incelenerek diğer şahısların incelememesi için gizlenmelidir.
#13
SORU: Basılı belgeler nelerdir?
CEVAP: Basılı belgeler genelde kayıt altına alınmadan gönderilen belge türleridir. Bu belgeler dergi, gazete, kitap, broşür ya da tebrik kartları olabilir.
#14
SORU: Kıymetli belgeler nelerdir, kayıt işlemleri nasıl yapılır?
CEVAP: Maddi değeri olan belgelerdir. Para ya da paraya dönüştürülebilecek olan bu belgeleri kıymetli belge sınıfındadırlar. Kıymetli belgelerin kayıt sistemi farklılık göstermektedir. Hiçbir işlem yapılmadan ilgili birime teslim edileceği gibi detaylı ek kayıtlar alınarak teslim edilebilir.
#15
SORU: Hizmete özel belgeler ve özellikleri nelerdir?
CEVAP: Kurum içinde belli bir hizmetin yapılması için ilgili kişi ya da birimlere iletilen belgelerdir. Yalnızca ilgili birim ya da kişiler inceleyebilir.
#16
SORU: Belgeler önem derecesine göre nasıl ayrılırlar?
CEVAP: Hayati belgeler: Kurulum sözleşmesi, taşınamaz varlıklar listesi ya da kira sözleşmesi gibi belgelerdir. Önemli belgeler: İçinde bulunulan sürede önem taşıyan fakat zamanla yenilenebilen belgelerdir. Vergi kayıtları ya da finansal belgeler gibi. Faydalı belgeler: Günlük raporlar, kayıtlar, tutanaklardan oluşan belgelerdir. Çok gerekli olmayan notlar: Belge görevini yerine getirdikten sonra değerini yitirmektedir. Toplantı öncesi yapılacaklar listesi gibi.
#17
SORU: Oluşturma türlerine göre gelen belgeler nasıl ayrılır?
CEVAP: Gelen belgeler: Elektronik ortamla, posta yoluyla, özel kurye, elden teslim ile ya da faks ile gelen belgeler olabilir. Her gelen belge kayıt defterine işlenmelidir. Sıra No: Mali yıl içinde belgeye verilecek numaraların yer aldığı bölümdür. Sıra No: Belgenin işlendiği sıra numarasını gösterir. Belgenin Geldiği Yer: Kişi ya da kurum adı yazılmaktadır. Tarih ve Sayı: Belgenin kayıt tarihi ve sıra numarası yazılır. Ek: Belgeyle ilgili gelen bir ek belge varsa yazılır. Konu: Gelen Belge konusu yazılır. Havale Edilen Yer: Belgenin gönderildiği birimin belirtildiği bölümdür. Dosya Numarası: Belgenin gönderileceği dosya numarası yazılır. Havale Tarihi: Belgenin havale edildiği tarih yazılır.
#18
SORU: Oluşturma türlerine göre giden belgeler nasıl ayrılır?
CEVAP: Elektronik ortamla, posta yoluyla, özel kurye, elden teslim ile ya da faks ile giden belgeler olabilir. Genel olarak iki nüsha halinde hazırlanan yazılarda asıl nüsha gönderilir. Giden belge ilgili servisin giden belge defterine yazılmaktadır. Bazen giden belge birden çok kişi ya da birime iletilmek istenebilir.
#19
SORU: Diğer belgeler türlerine göre nasıl ayrılırlar?
CEVAP: Kurum içinde oluşturulan belgeler: Kurum içindeki faaliyetler sonucunda oluşan ve kurum içinde kalan belgelerdir. Hazırlama yerleri bakımından belgeler: Dışarıdan gelen, kurum içinde üretilen ve dışarıya gönderilen belgeler şeklinde sınıflandırılır. Bilgi sunuş şekli bakımından belgeler: Yazılı, manyetik ve basılı belgeler olarak sınıflandırılır. Kullanım sıklığına göre belgeler: Aktif ve pasif belgeler olarak sınıflandırılır.
#20
SORU: Kurumlar belgeleri neden ve nasıl saklamalıdır?
CEVAP: Bir kurum için önemli olan, sonradan kullanılabilecek, yapılan işlemlerin kanıtı olan her belge dosyalanmalıdır. İstenildiğinde hızlı ve kolay ulaşılabilmesi için kurum için uygun olan bir dosyalama sistemine göre saklanmalıdır.
#21
SORU: Evrak ve belge nedir?
CEVAP: Evrak; eski dilde kâğıdın (varak) çoğulu anlamına gelmektedir. Belge; bir olayın gerçekliğini kanıtı ve ispatı olan yazı, resim, fotoğraf, grafik, harita, film, CD-DVD, manyetik kayıt gibi bilgi kaynaklarıdır.
#22
SORU: Dosyalama işlemi nedir? Neden yapılır?
CEVAP: Dosyalama, işletmeye çeşitli yollarla gelen ya da işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için kendi bünyesinde oluşturduğu her türlü belgelerin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanmasıdır.
#23
SORU: Dosyalamanın amacı nedir?
CEVAP: Dosyalamanın amacı, yapıları aynı olan belgelerin, yapılarına uygun olan yerlerde, titizlikle saklanmasıdır. Kurum içerisindeki günlük yazışmaların ve belgelerin mutlaka bir kopyalarının alınması gerekmektedir. Yani her belgenin istenildiğinde kolaylıkla bulunabilmesi için, kaybolmadan, farklı belgelerle karışmadan dosyalanması gerekmektedir. Birbiriyle ilişkili belgelerin bir arada bulunmaları daha anlamlıdır.
#24
SORU: Dosyalama hizmeti kurumlar için neden önemlidir?
CEVAP: Kurumlardaki işleyişin düzenli olarak sağlayabilmesi için dosyalama sistemine ihtiyaç duyulmaktadır. Uygun dosyalama sistemleri kurumda üretilen belgelerin niteliğini arttırır. Dosyalama hizmeti sayesinde kurumda üretilen ve gelen belgelerin hangilerinin dosyalanacağına ya da yok edileceğine, nasıl ve nerede dosyalanacağına ve bir dosya grubu içinde nasıl konumlandırılacağına hızlı karar verilmesini sağlar.
#25
SORU: Dosyalamanın özellikleri nelerdir?
CEVAP: Dosyalama sistemi günlük iş akışı ve takibini kolaylaştıracaktır. Hangi dosyalama sistemini kullanılırsa kullanılsın belli standartlar göz önünde bulundurmalıdır. Dosyalama sisteminin kurulumunda dosyalanacak belge türleri de önemlidir. Günümüzde elektronik ortamdaki dosya alışverişi artmıştır. E-Postalar, e-belgeler, görsel ve video türü dosyalar da bulunmaktadır. Dosyalama sistemi bu türden dosyaları içerebilmelidir.
#26
SORU: Kurumda kullanılacak dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gerekenler temel dosyalama özellikleri nelerdir?
CEVAP: Bu özellikler basitlik, ussallık (akla uygunluk), ekonomiklik, transfer kolaylığı, tutarlılık ve kullanışlılık olarak ifade edilebilir.
#27
SORU: Temel dosyalama özelliklerinden olan ‘basitlik’ nedir?
CEVAP: Kullanıcıların kolay anlayabileceği standartların uygulanması ve aynı zamanda aranılan dosya kısa sürede bulunabilmesidir. Yalın, basit, dosyalama yapacak personel tarafından rahat anlaşılacak bir sistem kurulmalıdır.
#28
SORU: Temel dosyalama özelliklerinden olan ‘ussallık’ nedir?
CEVAP: İhtiyacı karşılayabilecek şekilde dosya başlıkları anlaşılabilir ve diğer dosya başlıkları ile tutarlı bir isimlendirme sistemi olmalıdır.
#29
SORU: Temel dosyalama özelliklerinden olan ‘tutarlılık’ nedir?
CEVAP: Dosyalama sistemi içindeki gruplamalar ve alt gruplamaların isimleri ve dosyalama biçimleri birbirleri ile uyumlu olmalıdır.
#30
SORU: Temel dosyalama özelliklerinden olan ‘ekonomiklik’ nedir?
CEVAP: Dosyalama sistemi için kullanılan bir dosyalama alanı ve görevli personeller olacaktır. Yapılacak iş için yeterli sayıda personeli görevlendirilmek verimliliği arttıracaktır. İş surecinde bütün kaynaklar verimli kullanılarak, süreç daha ekonomik bir hale getirilmelidir. Böylece kurum için dosyalama sisteminin maliyeti yük getirmemiş olacaktır.
#31
SORU: Temel dosyalama özelliklerinden olan ‘transfer kolaylığı’ nedir?
CEVAP: İmha süresi gelen, arşive kaldırılması gereken ya da kurum içinde kullanılacağı zaman dosyalara kolay ulaşılabilmesi ve aktarılabilmesi gerekir.
#32
SORU: Temel dosyalama özelliklerinden olan ‘kullanışlılık’ nedir?
CEVAP: Her kurumun ihtiyacı farklı olacağı için önce kurumun ihtiyaçları iyi belirlenmeli sonra dosyalama sistemi seçilmelidir. Esnek sistemler üzerinde rahatlıkla güncelleme yapılabilir. İstenildiğinde genişletilebilmeli ya da daraltılabilmelidir.
#33
SORU: Dosyalama sırasında kullanılabilecek üç farklı yönetim sistemi nelerdir?
CEVAP: Merkezden yönetilerek yapılan dosyalama sistemi, sorumluluk merkezleri tarafından yönetilen sistemler ve karma yönetilen sistemlerdir. Bu yönetim biçimine karar vermede kurumun personel sayısı, büro sayısı, yapılan iş ve belge üretim miktarları göz önünde bulundurulmalıdır.
#34
SORU: Dosyalama surecini planlama işleminde nelere dikkat edilmelidir?
CEVAP: Dosyalama surecini planlama işlemine kurumun ihtiyaçlarını analiz ederek başlanmalıdır. Dosyalara hangi personelin erişeceğine, nasıl, nerede ve hangi olanaklar ile erişim sağlanacağına ve dosyalama sisteminden sorumlu olacak personelin niteliğine karar verilmelidir. Yapılan araştırma ve planlama sonucunda ihtiyaçları karşılayacak dosyalama sisteminin seçimi gerçekleştirilmelidir. Sonra seçilen dosyalama sistemine uygun olarak dosya planı hazırlanmalıdır.
#35
SORU: Dosya nedir ve ne durumda açılması gereklidir?
CEVAP: Dosya; belgelerin konulduğu bir dosyalama aracıdır. Karton veya plastikten oluşan dosyalar içine girecek bir belge ortaya çıktığı zaman açılırlar. Bir dosya yaklaşık 100 belge muhafaza etmektedir. Bir dosya tamamen dolmadan yeni bir dosya açılmamalıdır. Belge sayısı fazla olduğu zaman dosya açılmalıdır.
#36
SORU: Fihrist nedir ve neden kullanılmalıdır?
CEVAP: Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında mutlaka fihrist tutulmalıdır. Aranılan dosyanın nerede olduğunu bulmak ve benzeri ilgili belgeleri de bu dosyaya eklemek için fihrist kullanılır. Fihrist aslında bir belgenin nerede olduğunu bulunmasını sağlayan haritadır.
#37
SORU: Belgeler ödünç verilirken ne yapılır?
CEVAP: Dosya ödünç fişi ile dosya alınır. Dosya izleme formu ile belgenin kimde olduğu ve ne zaman verildiği, iade tarihi bilgileri tutulur. Farklı bölümlere aktarılan dosyalar dosya transfer fişi kullanılarak verilir. Kurum tarafından dosya takibi için dosya kayıt defteri kullanılabilir.
#38
SORU: Dosyanın saklanması, arşivlenmesi ya da yok edilmesi nedir ve nasıl yapılır?
CEVAP: Uygun dosyalar saklanmalıdır. Dosyaların saklandığı özel alanlar oluşturulur. Bu alanların güvenliği mutlaka sağlanmalıdır. Yangın, hırsızlık ya da su baskını gibi dosyalara zarar verecek olaylara karşı önlem alınmalıdır. Belgeler belli aralıklarla tasnif edilerek; saklamaya devam edilecek, yok edilecek ya da arşive kaldırılacak belgelere karar verilir
#39
SORU: Dosyanın saklanması, arşivlenmesi ya da yok edilmesi nedir ve nasıl yapılır?
CEVAP: Dosyalama sistemleri genel olarak aşağıdaki gibi sınıflandırılmaktadır. a) Alfabetik Dosyalama Sistemi b) Kronolojik Dosyalama Sistemi c) Coğrafik Dosyalama Sistemi d) Numaralı Dosyalama Sistemi e) Elektronik Dosyalama Sistemleri f) Karma Dosyalama Sistemleridir.
#40
SORU: Alfabetik dosyalama sistemi nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Alfabetik dosyalama sisteminde önemli olan dosya isimleridir. Dosyalara verilen isimler alfabetik olarak sıralanmaktadır. Dosyalara erişimi kolaylaştırmak için harfler arasında ayraçlar (Kavalye / Separatör) kullanılır, renkli ve dosyalara eklenebilen bu ayraçlar sayesinde istenilen dosyaya daha hızlı ulaşılmaktadır. Bir harf gurubundaki dosya sayısı 10’dan fazla ise iki harf kullanılarak ayrım yapılmaktadır. Eğer dosya sayısı daha fazla ise 3 harf kullanılır. Üçüncü bir harf kullanıldığında sesli harflerden sonra sessiz harfler kullanılmaktadır.
#41
SORU: Konu adlarına göre alfabetik dosyalama düzeni nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Bu dosyalama sisteminde her konu için bir dosya açılmaktadır. Bu dosya yalnızca tek konuyla ilgili belgeleri içermektedir. Tek konu-tek dosya tasnif sistemi olarak da adlandırılmaktadır. Konu adlarına göre alfabetik dosyalama düzeninde sözlük düzeni ve ansiklopedi düzeni olmak üzere iki ayrı yöntem kullanılmaktadır. Sözlük yönteminde; dosya adları alfabetik sırada dosyalanmaktadır. Ansiklopedi yöntemde; ilgili konular bir araya getirilir ardından her grup alfabetik sıraya konarak numaralandırılır. Gerekirse her ana grup altında alt gruplar oluşturulur. Dosyalanacak belge miktarı çok ise ve dosyalama sistemleri arasından alfabetik dosya düzeni seçilmiş ise dosyalamada ansiklopedi düzeni kullanılması tavsiye edilmektedir.
#42
SORU: Kronolojik dosyalama düzeni nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Tarihe dayalı belge aramayı kolay yapabilmek için dosyalama sistemi olarak kronolojik dosyalama sistemi kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örneğin işletmede yıllık izinlerin, sağlık muayenelerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Bu yüzden kronolojik dosyalama sistemi kullanılmaktadır. Dosyalama için önce yıllara göre sonra da aylara göre dosya açılır. Eğer tutulan dosyalanan belge sayısı fazla ise aylık dosyalar açılır ve bir yıla ait olan bütün dosyalar aynı dolapta muhafaza edilir. Özellikle borç ve alacak işlemlerinin takibinde tercih edilen bir sistemdir.
#43
SORU: Coğrafik dosyalama sistemi nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Bölgesel dosyalama sisteminde coğrafi konumlara göre dosyalama işlemi yapılmaktadır. İşletmenin çalışma şekline göre bölgesel alt kategoriler oluşturabilir. Dosyalama sisteminde illere, ilçelere, mahallelere ya da köylere göre sınıflandırılabilir. İşletme uluslararası çalışıyorsa kategorileri kıtalar, ülkeler şeklinde üst kategorilerde eklenebilir. Coğrafi bölgeler daha alt gruplara ayrılabilir. Bütün alt gruplar kendi içlerinde alfabetik olarak dizilebilir. Bu dosyalama sistemi belediyeler, su veya elektrik dağıtım firmaları gibi coğrafi bölgelerle çalışan firmalar tarafından kullanılmaktadır. Satış, pazarlama ve ithalat/ihracat yapan kuruluşların kullanımına da uygundur.
#44
SORU: Numaralı dosyalama sistemi nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Sayısal ya da numerik dosyalama sistemi olarak da bilinen numaralı dosyalama sisteminin işleyişi alfabetik dosyalama sistemi ile aynıdır. Harfler yerine rakamlar kullanılır. Rakamlar üzerine kurulmuş sistemde dosyalar arasında ayraç kullanılır. Bu sistemde belge ya da belge grupları için numaralar atanır. Numaraların yazılı olduğu bir kılavuz sıralama listesi oluşturulması gerekir. Bu listeye bakılarak hangi dosyaya ihtiyaç varsa yeri bulunur. Numaralı sistem istenilen belgeye dolaylı erişim olanağı sağlar. Numaralı dosyalama sisteminde mutlaka fihrist kullanılmalıdır.
#45
SORU: Sıra numaralı dosyalama sistemi nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Numaralandırma işlemine 1 den başlanır. Sınırsız sayıda dosya açılabilir. Dosya numarası ve dosya adının yazdığı kayıt listesi oluşturulmalıdır. Hazırlanan liste (fihrist) alfabetik sıraya göre hazırlanmalıdır. Fatura, makbuz, çek ve poliçelerin dosyalanmasında kullanılabilir. Gruplar için birbirini izleyen numaralar verilmelidir. Sigorta şirketi, vergi dairesi, noter gibi işletmeler için kullanışlıdır.
#46
SORU: Ondalık numaralı dosyalama sistemi nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Bu sistemi kullanacak firma ya da kurum yaptığı işleri en fazla on ana gruba ayırır. Her grup kendi içinde de 10 ana gruba ayrılmak zorundadır. 10’lu gruplar kendi içinde de 10’lu alt gruplara ayrılırlar. 0 rakamı daima Genel Konuları kapsamaktadır. Bu dosya gruptaki diğer dosya başlıkları ile uyumlu olmayan belgeler içindir.
#47
SORU: Ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Bu dosyalama düzeninde belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörlere eşit sayılarda yerleşmelerini sağlamaktadır. Klasörlerin bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı sayı verilmektedir. Ortada yer alan iki basamaklı sayı: Klasörün bulunduğu yeri temsil eder. Raf, dolap ya da çekmece numarasıdır. Baş tarafta yer alan iki basamaklı sayı: Dosyanın içinde bulunduğu klasörün numarasıdır. Sonda yer alan iki basamaklı sayı: Dosya numarasıdır.
#48
SORU: Elektronik ortamdaki dosyalama sistemleri nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde kurumlar bilgisayar teknolojileri ile kendilerine ulaşan ebelgeleri dosyalamaktadırlar. Sanal dosyalama olarak da bilinen sistem sayesinde kâğıt tasarrufu, dosyaların depolandığı alanlardan da tasarruf sağlanmaktadır. Kurum hem kâğıt üzerinde gerçekleştirdiği dosyalama sistemine devam edebilir hem de elektronik ortamda dosyalama sistemi kullanabilir. Kendi ihtiyaçlarına cevap verebilecek bir bilgisayar yazılımına sahip olunması gerekir.
#49
SORU: Karma dosyalama sistemleri nedir ve nasıl uygulanır?
CEVAP: Belge akışının çok olduğu kurumlarda tek bir dosyalama sistemi yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajlar ve dezavantajları göz önünde bulundurularak kurumda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemleri seçilmelidir. Bu sistemlerden birisi temel alınarak alt gruplarında diğer sistemlerden yararlanılabilir. Böylece karma dosyalama sistemi oluşturulmuş olacaktır.
#50
SORU: Dosyalama sistemini seçmeden önce ne yapılmalıdır?
CEVAP: Dosyalama sisteminin seçim sürecinde iyi analiz yapılmalıdır. Her kurum ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir dosyalama sistemi seçmelidir.
#51
SORU: Dosyalama sistemini seçmeden önce dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir?
CEVAP: Dosyalama sisteminin kurmadan önce dikkat edilmesi gerekenler şunlardır: a) Kurumun yaptığı işlerin özellikleri (Hizmet, üretim, pazarlama vb.) b) Dosyalanacak belge türleri (Belge çeşitleri, eposta, yazılı materyaller, elektronik materyal çeşitleri, proje vb.) c) Kurumun yapısı ve büyüklüğü d) Dosyalanacak belge miktarı e) Günlük belge akış miktarı f) Ekonomik olanaklar g) Fiziksel olanaklar h) Dosyalama işleriyle ilgilenecek personel sayısı ve niteliği i) Dosyalamada güvenlik
#52
SORU: Dosyalama sistemini seçerken hangi özellikleri göz önünde bulundurmalıdır?
CEVAP: Dosyalama sistemini seçerken aşağıdakilere dikkat edilmelidir: a) Basit, anlaşılır ve esnek olmalı b) Karmaşık olmamalı c) Gerektiğinde sistem genişletilebilir ya da daraltılabilir d) Sistem az iş gücü, az donanım ile çalışmalı e) Kuruma ekonomik açıdan yük olmamalı f) Karma dosyalama sistemleri uyumlu çalışmalı g) Kullanacak personel tarafından kolay anlaşılabilmeli h) Dosyalama alanı verimli kullanılmalı
#53
SORU:
Belgelerin konularına göre kaç başlık altında incelenebilir?
CEVAP:
Belgeler konularına göre 6 başlık altında incelenebilir:
- Kişiye özel belgeler
- Acele belgeler
- Gizli belgeler
- Basılı belgeler
- Kıymetli belgeler
- Hizmete özel belgeler
#54
SORU:
Hangi belgeler Kıymetli Belge olarak sınıflandırılır?
CEVAP:
Kıymetli belgeler; maddi değeri olan, para ya da paraya dönüştürülebilecek olan bu belgelerdir. Kıymetli belgelerin kayıt sistemi farklılık göstermektedir. Hiçbir işlem yapılmadan ilgili birime teslim edileceği gibi detaylı ek kayıtlar alınarak teslim edilebilir.
#55
SORU:
Hizmete özel belgeleri kimler görebilir?
CEVAP:
Hizmete özel belgeler, kurum içinde belli bir hizmetin yapılması için ilgili kişi ya da birimlere iletilen belgelerdir. Yalnızca ilgili birim ya da kişiler inceleyebilir.
#56
SORU:
Önem derecesine göre belgeler kaç başlık altında incelenebilir?
CEVAP:
Belgeler önem derecesine göre 4 başlık altında incelenebilir:
- Hayati belgeler
- Önemli belgeler
- Faydalı belgeler
- Çok gerekli olmayan notlar
#57
SORU:
Oluşturma türlerine göre belgeler kaç başlık altında incelenebilir?
CEVAP:
Belgeler, oluşturma türlerine göre 3 başlık altında incelenebilir:
- Gelen belgeler
- Giden belgeler
- Kurum içinde oluşturulan belgeler
#58
SORU:
Kullanım sıklığına göre kaç çeşit belge vardır?
CEVAP:
Belgeler kullanım sıklığına göre iki çeşit belge vardır:
- Aktif belgeler
- Pasif belgeler
#59
SORU:
Dosyalama nedir?
CEVAP:
Dosyalama, işletmeye çeşitli yollarla gelen ya da işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için kendi bünyesinde oluşturduğu her türlü belgelerin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanmasıdır.
#60
SORU:
Kurumda kullanılacak dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gerekenler temel dosyalama özellikleri nelerdir?
CEVAP: - Basitlik
- Ussallık(akla uygunluk)
- Ekonomiklik
- Transfer kolaylığı
- Tutarlılık
- Kullanışlılık
#61
SORU:
Dosyala süreci hangi basamaklardan oluşur?
CEVAP:
Dosyalama sürecinin temel adımları şöyle sıralanabilir:
- Dosyalama sürecinin planlanması
- Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması
- Dosya açılması
- Fihrist açılması
- Dosyanın saklanması
- Dosyanın güncellenmesi
- Dosyanın saklanması, arşivlenmesi ya da yok edilmesi
#62
SORU:
Alfabetik dosyalama sisteminin olumsuz yönleri nelerdir?
CEVAP:
Alfabetik dosyalama sisteminde dosya adlarında benzer isimler olabilir. Dosya isimlerinde kısaltmaların kullanımı tavsiye edilmez. Dosyalarda konu sayısı arttığında belli dosyalarda aşırı yığılma olabilir.
#63
SORU:
Hangi tür belgelerin dosyalanmasında kronolojik dosyalama sistemi tercih edilir?
CEVAP:
Kronolojik dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Yıllık izinlerin, sağlık muayenelerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Bu yüzden kronolojik dosyalama sistemi kullanılmaktadır.
#64
SORU:
Sıra numaralı dosyalama nasıl oluşturulur?
CEVAP:
Dosyaların numaralandırma işlemine 1’den başlanır. Sınırsız sayıda dosya açılabilir. Dosya numarası ve dosya adının yazdığı kayıt listesi oluşturulmalıdır. Hazırlanan liste (fihrist) alfabetik sıraya göre hazırlanmalıdır. Fatura, makbuz, çek ya da poliçelerin dosyalanmasında kullanılabilir. Gruplar için birbirini izleyen numaralar verilmelidir. Sigorta şirketi, vergi dairesi, noter gibi işletmeler için kullanışlıdır.
#65
SORU:
Ondalık numaralı dosyalama sistemi nasıl oluşturulur?
CEVAP:
Bu sistemi kullanacak firma ya da kurum yaptığı işleri en fazla on ana gruba ayırır. Her grup kendi içinde de 10 ana gruba ayrılmak zorundadır. 10’lu gruplar kendi içinde de 10’lu alt gruplara ayrılırlar. 0 rakamı daima Genel Konuları kapsamaktadır. Bu dosya gruptaki diğer dosya başlıkları ile uyumlu olmayan belgeler içindir.
#66
SORU:
Ortadaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde dosya numarasını oluşturan sayı grupları neleri temsil eder?
CEVAP:
Ortadaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde belgeler 12-34-56 şeklinde numaralandırılır.
Ortada yer alan iki basamaklı sayı: Klasörün bulunduğu yeri temsil eder. Raf, dolap ya da çekmece numarasıdır.
Baş tarafta yer alan iki basamaklı sayı: Dosyanın içinde bulunduğu klasörün numarasıdır.
Sonda yer alan iki basamaklı sayı: Dosya numarasıdır.
#67
SORU:
Sondaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde dosya numarasını oluşturan sayı grupları neleri temsil eder?
CEVAP:
Sondaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde belge numaraları 123-456-78 formatında verilir.
Baş tarafta yer alan üç basamaklı sayı: Dosya numarasıdır.
Orta tarafta yer alan üç basamaklı sayı: Dosyanın içinde bulunduğu klasörün numarasıdır.
Sonda yer alan iki basamaklı sayı: Klasörün bulunduğu yeri temsil eder. Raf, dolap ya da çekmece numarasıdır.
#68
SORU:
e-imza nedir?
CEVAP:
e-imza, Nitelikli Elektronik Sertifika'ya (NES) dayanılarak oluşturulan güvenli elektronik imzadır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca, e-imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Sadece gerçek kişiler NES sahibi olabilir.
#69
SORU:
Sanal dosyalama kurumlara ne tür faydalar sağlar?
CEVAP:
Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde kurumlar kağıt tasarrufunun yanı sıra dosyaların depolandığı alanlardan da tasarruf sağlanmaktadır. Dosyalama işlemleri çok kısa sürede gerçekleşmekte, gerekli belgenin bulunması ve ilgili kişiye ulaştırılması oldukça kolaylaşmaktadır.
#70
SORU:
Numaralı Dosyalama Sistemi kaç farklı düzeyde kullanılır?
CEVAP:
Numaralı dosyalama sistemi kendi içinde dört farklı düzeyde kullanılır. Bunlar; sıra numaralı dosyalama (ardışık sistem), ondalık (desimal) numaralı dosyalama, ortadaki asal sayıya göre dosyalama ve sondaki asal sayıya göre dosyalama biçimidir.
#71
SORU:
Karma dosyalama sistemleri nasıl oluşturulur?
CEVAP:
Belge akışının çok olduğu kurumlarda tek bir dosyalama sistemi yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajlar ve dezavantajları göz önünde bulundurularak kurumda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemleri seçilmelidir. Bu sistemlerden birisi temel alınarak alt gruplarında diğer sistemlerden yararlanılabilir. Böylece karma dosyalama sistemi oluşturulmuş olacaktır.
#72
SORU:
Seçilecek dosyalama sisteminin özellikleri neler olmalı?