CEVAP:

Proje başlatma belgesi ve diğer proje belgeleri oluşturulurken projenin başarısını etkileyecek tüm varlıklar işletmenin süreç varlıkları arasından elde edilebilir. Kurumsal süreç varlıkları kurumun önceki projelerden öğrendiklerini ve bilgi birikimini de yansıtır. Ku- rumsal süreç varlıkları sektöre, kurum yapısına ve uygulama alanına göre farklı biçimlerde olabilir.Proje başlatma belgesinin oluşturulması sürecini etkileyebilecek kurumsal süreç varlıkları iki ana başlık altında ele alınabilir:

1. Kurumun iş yapmak için kullandığı süreç ve prosedürler;

• Kurumsal standart süreçler (örneğin standartlar), politikalar (örneğin iş güvenliği ve sağlık politikası, proje yönetimi politikası), standart ürün ve proje ömür devirleri, kalite politikaları ve prosedürler (örneğin süreç denetimleri, gelişme hedefleri, kontrol listeleri ve kurum içinde geçerli olan standart süreç tanımları),

• Kılavuzlar, talimatlar, teklif değerlendirme ve başarı ölçütleri,

• Şablonlar (örneğin, risk şablonu, iş dağılım ağacı şablonu, proje takvimi ağ çizelgesi şablonu, proje başlatma belgesi şablonu),

• Kurumsal iletişim ihtiyaçları (örneğin eldeki mevcut iletişim teknolojisi, izin verilen iletişim ortamı, kayıt tutma ve gizlilik gereklilikleri),

• Mali kontrol prosedürleri (örneğin zaman raporlama, ihtiyaç duyulan harcama ve ödemelerin gözden geçirilmesi, muhasebe kodlarının kullanılması ve standart sözleşme hükümlerinin uygulanması),

• Hata ve kusur yönetimi prosedürleri (hata ve kusur denetimi, hata ve kusur tanımlama ve çözümleme, eylem izleme),

• Değişiklik kontrolü prosedürleri (resmî kurumsal standartların, politikaların, planların, prosedürlerin veya proje belgelerinin üzerinde değişiklik yapmak, değişiklikleri onaylamak ve doğrulamak),

• Risk kontrolü prosedürleri (risk sınıfları, olasılık tanımı ve etkileri, olasılık ve tepki matrisi),

• İş yetkilendirme yayımlama ve onaylama prosedürleri.

  2. Kurumun bilgi depolamak ve bilgiye erişmek için kullandığı kurumsal veri tabanı;

  • Süreç ölçüm veri tabanı (ürün ve süreçlerin ölçüm verilerini toplayan ve kullanıma uygun hâlde saklayan veri tabanı),

  • Proje dosyaları (örneğin; kapsam, maliyet, zaman ve kalite ana çizgileri, başarı ölçüm ana çizgileri, proje takvimleri, proje zamanlama ağ çizelgeleri, risk sicil- leri, planlanmış tepki eylemleri ve tanımlanmış risk etkileri),

  • Tarihsel bilgi ve çıkarılan dersler bilgi tabanı (örneğin; proje kayıt ve belgeleri, tüm projelerin kapanış bilgi ve belgeleri, önceki proje seçim kararları ve önceki proje başarı ölçütleri, risk yönetimi faaliyetleri bilgileri),

  • Hata ve kusur veri tabanı (hata ve kusur durumu),

  • Konfigürasyon yönetimi bilgi tabanı (ürün ile ilgili bütün veriler ve değişiklik

    bilgileri, tüm resmî kurumsal standartların, politikaların, prosedürlerin ve tüm

    proje belgelerinin sürümleri ve ana çizgileri),

  • Mali veri tabanı (işçilik saatleri, katlanılan maliyetler, bütçeler ve proje maliyet

    aşımları).