CEVAP:

Mesleki raporlarda birtakım şeklî kurallara uyulması yeknesaklığı sağlayacaktır (Azak, 1997:69, Bal, 2012:83):

• Raporlar A4 veya A5 tabir edilen belli boyuttaki çizgisiz kâğıtlara yazılır. Bilgisayarda yazılabileceği gibi el yazısı ile de yazılabilir. El yazısı ile yazıldığında mürekkepli kalem kullanır, kurşun kalem kullanılmaz.
• Raporlar kâğıdın bir yüzüne yazılmalıdır.
• Raporun yazıldığı makam kâğıdın üst orta kısmına büyük harflerle, kısaltma yapmadan yazılmalıdır. Bu hitap bölümünün alt orta kısmına gelecek şekilde parantez içerisinde büyük harflerle rapor yazılmalıdır.
• Satırlar düz ve düzgün olacaktır. Satır aralıkları da normal olmalı, satırlar ne bitişik ne de çok aralıklı olmalıdır.
• Raporlarda silinti, kazıntı ve sonradan ilave yapılmamalıdır.
• Kelimeler okunaklı ve doğru yazılmalıdır. El yazılarında yazı çirkin, silik, karalanmış yazılmaz. Rapor matbaa harfleriyle okunaklı yazılır.
• Raporun yazılıp verildiği tarih gün ve hatta saati mutlaka belirtilir.
• Raporlarda yazılan rakamlar parantez içerisinde harfle de yazılmalıdır.
• Bazı önemli ve zamanın ayrıntılarıyla belirtilen olaylarda raporun yazıldığı saatin yanında dakikası da yazılması önemlidir.
• Raporların birden fazla sayfadan oluşması durumunda, sayfanın sağ alt kısmında sayfa numarası belirtilmelidir.
• Raporların birden fazla sayfadan oluşması durumunda, raporu imzalayan görevliler, diğer sayfaları da imzalamalı veya paraflamalıdırlar.
• Raporun sonuna metin bölümünün sağ altına imza bloğu açılır. Raporu yazan kişi adını, soyadını, rütbe unvanını ve görev unvanını yazıp imzalayacaktır.
• Rapor, birden fazla görev alan personel tarafından da düzenlenebilir. Böyle durumlarda müşterek rapor olduğu belirtilir. Raporun imza bölümünde görev alan her görevlinin adı soyadı, rütbe, görev unvanı ve imzaları ayrı ayrı bulunur.
• Raporun sonunda yetkili ve üst makamlara arz edilmelidir.