Bilindiği üzere özel güvenlik görevlileri, görevlerini yerine getirirken yetki ve sorumluluklarını 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanunun Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik ile CMK, TCK gibi diğer kanunlardan almaktadırlar. Bu yetki ve sorumlulukları arasında üst arama, yakalama, arama, olay yerindeki delilleri koruma, zor kullanma, suça el koyma gibi genel kolluk görevleri de yer almaktadır.

Not alma, görme, koklama, dokunma, duyma ve tat alma organlarımızla hafızamızda algılanan bilgilerin yazılı olarak kayıtlara geçirilmesine denir. Not, bir şeyi hatırlamak için yazılan kısa yazı veya bir şeyin başlıca özelliklerini özetleyerek yazma olarak da tanımlanır

(tunaguvenlik, 2016).

Not almak, görevli ekibin gözlemlerinin eksiksiz ve tam olarak yazıya geçirilmesini sağlar. Yerine getirilen görev ve yapılan işlerin zamanının sürekli olarak kaydedilmesini sağlar. Alınan talimatlar, mesajlar ve olaylar, uygun ve etkili bir şekilde kaydedilebilir. Hafızada saklanmayan bilgilerin kaydedilebilirliğini sağlar. En önemlisi de delil olarak sunulabilir ve soruşturmaya kaynak teşkil edebilir (tunaguvenlik, 2016) olmasıdır.

Alınan notlar, olay veya işlerin oluş sırasına göre düzenlenmeli; detaylar atlanmamalıdır. Olumsuzluklar ve alışılmadık durumlar mutlaka not alınmalı, konum ve yer belirten ifadeler kullanılırken sabit bir eşya baz alınmalı, yön ve mesafe mutlaka belirtilmelidir. Not alırken rapor veya tutanak tanziminde olduğu gibi kalemin değiştirilmemesine, silinti ve kazıntı yapılmamasına dikkat edilmelidir.

• Not tutmada, güvenlik görevlilerinin gözlemleri eksiksiz olarak yazıya geçirilmelidir.
• Not alırken, not defterinin sayfaları numaralandırılmalı ve yırtılmamalı, o günkü görevli ekipte çalışan personelin adları deftere yazılmalıdır.
• Not defterinin ilgili sayfasına düzenli olarak tarih atılmalı, defter günlük olarak tutulmalı, vukuat olmamış olsa dahi defterin kullanılmadığına dair bilgi notu yazılmalıdır.
• Bütün yazılar tek tür kalemle yazılmalı ve hiç bir şey silinmemeli, not düzeltilecekse bile üzeri çizilip doğrusu yazılmalı, yanına da paraf atarak “çizildi” yazılmalıdır.
• Notta değişiklik yapılması lazım geliyorsa üzeri tek çizgi ile çizilip (karalamaksızın) doğrusu yazılmalı, imza atılıp çizildiği belirtilmelidir.
• Olay yerinde görülen bütün ayrıntılar eksiksiz bir şekilde yazılmalı, olayla alakası ve bilgisi olan kişilerin isimleri not alınmalıdır.
• Not tutma işlemi sırasında olağan dışı tüm olaylar mutlaka not defterine yukarıda anlatılan not alma tekniği usulünce eklenmelidir (ispozelguvenlik(a), 2016).

Bütün notlar el yazısıyla alınır. Not alma, inceleme yapılırken veya incelemeden hemen sonra yapılır. Alınan notlar, her görev ve inceleme için aşağıdaki özellikleri içermelidir:

1. Tarih,
2. Göreve başlama zamanı,
3. Önemli telsiz mesajları veya tebliğleri,
4. Görev sırasında bağlantı kurulan şahısların isimleri,
5. Gerektiğinde kroki çizimi,
6. Hava durumu,
7. Aydınlık ve ışıklandırma durumu,
8. Görevin bitiş saati.

Olaylarda sadece tanığın değil, konuşulan herkesin ismi kaydedilmelidir. Genel olarak not almak ve rapor yazmak için sadece bir tür kalem kullanılır. Daha sonra ortaya çıkabilecek sorunlarla karşılaşmamak için olay yeri ile ilgili düşünceler açık olarak belirtilir. Tanık veya diğer yollarla elde edilen bilgiler açık ve tarafsız olarak kaydedilir. Alınan bilginin zamanı, şahısların güvenilirlik derecesi yazılır. Notta kişisel düşünce ve yorum yapılmaz, ancak bazı genel saptamalar yapılabilir (tunaguvenlik, 2016).

Ceza muhakemesinin amacının maddi gerçeği bulmak olduğu kabul edilir. Ceza muhakemesini, diğer hukuk muhakemelerinden ayıran şey, bu amaçtır. Ancak, ceza muhakemesinin tek amacının gerçeği bulmak olduğu söylenemez. Ceza muhakemesinin masumu korumak, ceza yaptırımının realize olmasını sağlayarak toplumu korumak, adaletin sağlanmasına katkıda bulunmak, hukuksal barışı sağlamak gibi birçok amacı bulunmaktadır.

Fiziki kimlik tespitinin ilk amacı, maddi gerçeğin bulunmasını sağlamaktır. Şüpheli ve sanığın doğru biçimde tespit edilmemesi hâlinde maddi gerçeğin ortaya çıkarılması mümkün değildir. Şüphelinin hatalı tespiti, yanlış kişi hakkında dava açılmasına; sanığın doğru tespit edilememesi, suç işlemeyen kişinin mahkûm olmasına neden olacaktır. Fiziki kimliğin tespitinin bir amacı da masumun korunması ilkesini hayata geçirmektir. Masumların korunması ancak, şüpheli ve sanığın kim olduğunun belirlenebilmesiyle mümkün olabilecektir. Bu nedenle fiziki kimliğin tespiti, masumun korunması amacını içermektedir (Ömeroğlu, 2014: 63-64).

Bir kişiyi diğerlerinden ayıran en önemli özelliklerden olan fiziki kimlik tespitinde beden ölçüleri, parmak izi, ayak izi vb.den dıştan en belirleyici olanlarının iyi bir gözlemle elde edilmesi işlemi, eşkâl tarifidir. Eşkâl, sözlükte dıştan görünüş, biçim ve kılık şeklinde tanımlanmaktadır (TDK, 2016). Eşkâl aynı zamanda görgü tanıklarının tanımlamalarına uygun olarak olayla ilgili olası kişilerin kimliklerinin tespitinde ana ayırt edici nitelikleri olan, alın, kaş, göz, burun, ağız, kulak, yanak, çene, yüz çizgileri, yüz şekli ve bunların kombinasyonundan oluşan resim demektir (ispozelguvenlik(b), 2016).

Eşkâl, sanığın belirgin özellikleridir. Bunlar cinsiyeti, yaşı, kilosu, yüz şekli, alın, çene, burun, kulak yapısı, ten rengi, saç ve göz rengi, ırkı, sesi, şivesi, giyinişi ve boyu, el, kol, bacak gibi insanı diğer insanlardan ayıran özellikler ve vücudunda değişmeyen bölgeleridir. Kişiye has ayırt edici özellikleri olan kekeme, zayıf iradeli, vücutta yara izi, alışılmışın dışında saç kesimi, leke, ben, çil gibi izler alışılmışın dışında giyim tarzı, burun, göz tikleri kişinin tanınmasına ve yakalanmasına faydalı olan bilgilerdir (Azak, 1997:404).

Kriminalistik uzmanı Alphonse Bertillon (1853-1914) Antropometri denilen basit ancak kullanışlı bir ölçüm sistemi kurmuştur. Bertillon’un Antropometri ölçüm sistemi, kişilerin fiziksel olgunluğa ulaştıktan sonra fiziksel ölçülerinin sabit kalacağı gerçeği üzerine kuruludur. Özellikle antropoloji biliminin gelişmesi ile bu biliminin adli amaçlı olarak da kullanılabileceği düşünülmüştür.

Şüpheli, eşkâl tarifinde biliniyorsa isim, takma isim (lakap), cinsiyet, boy, kilo, göz rengi, saç rengi, ten rengi, kekemelik, vücutta yara izi, alışılmışın dışında saç kesimi, leke, ben, çil gibi izler, alışılmışın dışında giyim tarzı vb. kalabalık içinde şahsın bulunabilmesi için şahsa has veya onu diğerlerinden ayıracak kolay görülebilir vücut yapısı, yüz yapısı, kafa yapısı, alın, kaş, burun, ağız, çene, dudaklar, kulaklar, eller, ses ve davranış şekilleri gibi bazı özelliklere dikkat etmek gerekir. Şüpheliyi size teşhis ettirecek özellik, örneğin onun kekeme oluşudur, kekeme olmayışı değildir (guvenlikvekariyer, 2016; ispozelguvenlik(b), 2016).

Şüpheli eşkâl tarifi için izlenmesi gereken anahtar kelime grafiği (guvenlikvekariyer, 2016; ispozelguvenlik(b), 2016):

Genel silüet: Şişman – Uzun – Bodur – Orta – Zayıf – Çok cılız olması

Duruş: Askeri tavır – Kambur – Geniş omuzlu

Ten rengi: Kırmızı yüzlü – Kumral, sarışın – Soluk benizli – Esmer – Beyaz yüzlü –

Sivilceli – Çilli

Saçı: Saç rengi – Sık veya seyrek – Kıvırcık – Dalgalı – Uzun – Kısa – Saç kesimi ya da stili – Saçı sağa veya sola yatırma – Kellik (kısmen veya tamamen kel)

Yüzü

Alın: Uzun ya da kısa alın, çıkıntılı ya da basık alın, geniş ya da dar alın, kırışık alın, çizgili alın

Gözler: Göz rengi, büyüklüğü, geniş gözlü, sulu gözlü, gözlüklü (yuvarlak, düz, renkli vs), lensli, takma göz,

Kaşlar: Kaş rengi, uzun, kısa, kalın, fırça gibi, aşağıya doğru, çatık kaş, kalem kaş,

Burun: Geniş, küçük, küt, uzun, sivri, kırık, sağa veya sola eğik, kalkık, aşağı doğru eğik, küçük ya da büyük burun delikli,

Bıyık: Rengi, şekli, kısa, kalın, uzun, pos bıyık, kaytan bıyık, fırça bıyık,

Sakal: Rengi, uzunluğu, şekli, top sakal, keçi sakal, favoriler ve favori uzunluğu,

Ağız: Geniş, küçük, kalın, ince dudaklı, düz veya sağa sola eğik,

Dişler: Geniş, küçük, diş rengi, yapma diş, takma, altın, tekdiş, çürük diş, kırık diş,

Kulaklar: Küçük, büyük, uzun kulak, saçtan görünmüyor, yapışık kulak ya da ayrı kulak, işitme cihazı takılı kulak,

Çene: Küçük, geniş, uzun çene, gamzeli,

Yanak: Çıkık elmacık kemiği, düz yanaklı, elma yanaklı, limon suratlı,

Eller: Küçük – Büyük – Geniş – Yüzükler (Rengi, şekli, takıldığı parmak) – Parmaklar (uzun, kısa, eksik, tırnaklar uzun)

Kollar: Kıllı – Adaleli – Zayıf

Görünebilir yaraları: Yara uzunluğu – Bulunduğu yer – Şekli, dairesel, kesik, düz vs.

Yürüyüşü: Topal ya da normal – Sekerek yürümek veya robot yürüyüşü

Giyinişi: Günlük elbise – İş elbisesi -Takım elbise – Şık – Ayakkabı ve botlar, şekli, stili – Renkli elbise ya da sade kıyafet

Takıları: Nereye takıldığı – Takı metalinin cinsi – Taşların cinsi – Ucuz veya pahalı.

Konuşması: Yavaş veya hızlı konuşma – Akıcı veya anlaşılmaz – Kekeme – Bağırarak veya kısık sesli – Baskılı ya da vurgulu aksan – Kalın veya ince ses - Peltek konuşma

Özürleri: Parmak, tırnak, kol kopuk – Kırık çıkık vs. – Sağırlık, dilsizlik, ağır işitme – Gözlük kullanma.

Diğer ayırt edici özellikler: Burun, göz, kaş vs. tikleri – Konuşurken dişlerini gıcırdatma – Konuşurken yaptığı el hareketleri – Mimikler.

Tüm bunlar eşkâl tarifi ve şüphelinin tespiti için püf noktalarını teşkil etmektedir.

Eşkâl tarifine benzer bir de eşya tarifi vardır. Eşya tarifi, bir kişinin kaybettiği veya çaldırdığı eşyasının bulunmasında, eşyasını diğerlerinden ayırmasında ve bulmasında yararlı olmaktadır. Örnek: Erkek kol saati, roleks, altın kaplama şeklindeki bir tarif genellikle eşyanın bulunmasında faydalı olmaz. Ama tarif; çeşidi, markayı, modeli, ağırlığı, metal şeklini, kaplamasını ve ayrıca çizik, kırık, isim yazılı olma gibi diğerlerinden ayıran özellikleri de ihtiva etmelidir (guvenlikvekariyer, 2016). Suçta kullanılan veya konusu suç teşkil eden eşya, malzeme, alet hakkında detaylı bilgiler alınmalıdır. Nesnenin cinsi, şekli, markası varsa seri numarası, üzerinde herhangi bir iz varsa belirtilir (Azak, 1997:402-403).

İyi bir yazı yazabilmek için şu on ilkeyi göz önünde bulundurmakta fayda vardır (Ar, 1989: 173-174):

• Cümleleri kısa tutunuz. Uzun cümle de olabilir, fakat çoğunluk kısa olmalıdır.
• Sade yazmayı karmaşık yazmaya tercih ediniz. Karışık cümlelerden kaçınıp mümkün oldukça sade ifade ve cümleler kullanınız.
• Gereksiz kelimeleri yazınızdan çıkartınız. Gereksiz kelimeler yazıyı zayıflatır ve ona bir şey katmaz. Yazınızı bu açıdan kendi kendinize kritik ediniz.
• Kelime haznenizi zenginleştiriniz.
• Aktif yapı ve kişisel olmayan ifade kullanınız. Fiilleriniz pasif değil, aktif çatıda (yapıda) olmalıdır. Ayrıca ben, sen gibi kişisel ifade yerine genel ifade ve üçüncü şahıs zamiri kullanınız. Birinci çoğul şahıs zamiri de kullanabilirsiniz.
• Tasviri ifadeler kullanınız. Yazınız, olayları okuyanın gözü önüne bir film gibi canlı olarak sermelidir. Bunun için soyut, donuk ve müphem kelime ve ifadeler kullanmayınız.
• Okuyucunun deneyim ve bilgileri ile bağlantı kurunuz. Okuyucu, yazılarınızdaki olay ve fikirleri kendi bilgi ve deneyimleriyle birleştirebildiği anda ve oranda haberleşme etkili olur.
• Konuştuğunuz gibi yazınız.
• Monoton yazmayınız. Çeşitli kelime ve ifade tarzı canlılık ve renk getirir. Ancak anlamın değişmediğinden emin olunuz.
• Açık ve maksadı sağlamak için yazınız.

Yazı yazma süreci iki seçenek hâlinde ele alınarak karşılaştırılabilir, yazı kolay bir şekilde hazırlanabilir (Koç, 2003:41-42):

1. Seçenek

• Ön Hazırlık Aşaması (Müsveddeyi Hazırlama Süreci)
• Müsveddeyi Temize Çekme Süreci
• Kontrol Etme Temize Çekilen Yazıyı Düzeltme Süreci
• Hazırlanmış Yazının Son Hâli

Bu seçenekte ön hazırlık aşaması çok kısadır ve dolayısıyla veri toplama, plânlama, paragrafların düzenlenmesi gibi ön hazırlık yapılması gereken tüm çalışmaları etkin bir şekilde gerçekleştirmek için yetersiz bir süredir. Müsvedde üzerinde yeterince durulmadığı için yazıyı yazarken birtakım duraklamalara ve yazının gecikmesine neden olacaktır.

Böylece yazıyı temize çekme işi gereğinden fazla zaman alacaktır. Eğer yazının hazırlanması sürecinde ön hazırlık ve müsveddeyi temize çekme işlemi çok uzun sürüyorsa kontrol ve düzeltme işi için yeterli süre ayrılamayacaktır. Bu nedenle, bu seçeneğin iyi plânlanmış bir süreç olduğu söylenemez; bu süreç uygulandığı takdirde zaman kaybına, gereksiz yorulmalara, tekrar yazmalara ve iletişimde engellere ve gecikmelere neden olacaktır.

2. Seçenek

• Ön Hazırlık Aşaması
• Müsveddeyi Yazma
• Kontrol Etme
• Yazının Son Hâli

Bu seçenekte, sürecin yarısı ön hazırlık ve müsvedde yazımına, diğer yarısı ise kontrol işlemine ayrılmaktadır. Bu sayede daha verimli bir süreç takip edilmiş olmaktadır. Ön hazırlığa fazla zaman ayırmayıp müsvedde yazımının kesintisiz yapılabilmesini sağlamış oluruz; gerekli tüm düzeltmelerin yapılmış olduğu müsveddemizden bakarak yazımızı seri ve hızlı bir şekilde gereksiz duraklamalar yapmadan yazabiliriz.

Yazı yazma sürecinde, yukarıda anlatılan iki süreçten birincisinde, çok zaman kaybına, iletişimsizliğe ve verimsizliğe yol açarken ikinci seçenekte, etkin, verimli ve zaman kaybının en az olduğu bir yöntem uygulanmaktadır.

İyi bir yazının özellikleri şöyle özetlenebilir (Ar, 1989:174):

İyi bir yazı

• Tamam,
• Kısa,
• Açık,
• Doğru olmalı ve

Uygun bir uslüp ile yazılmalıdır.

Resmî yazılar iletilmek istenen mesajın türüne göre genel olarak 12 grupta incelenebilirler (Koç ve Öztoprak, 2003:77).

1. Dilekçe
2. Rapor
3. Tutanak (Zabıt)
4. Form Yazıları
5. Sözleşme
6. Şartname
7. Tezkere
8. Müzekkere
9. Mazbata
10. Genelge
11. Vekâletname
12. Diğer Resmî Yazılar

Herhangi bir konu, olay veya sorunla ilgili olarak yapılan araştırma ve incelemenin sonuçlarını belirtmek, varılan sonuçlarla ilgili değerlendirmeyi bildirmek amacıyla yazılan (Ayyıldız ve Tutar, 2012:237), yapılan bir görevin veya inceleme ve araştırma sonucunda bir sistem içinde (Azak, 1997:66) ve üst makamlara sunmak üzere hazırlanan yazılara (Koç ve Öztoprak, 2003:81) rapor denir. Raporlar, incelenen ve araştırılan herhangi bir konuda çeşitli bilgileri, belli şekil şartlarına göre içeren ve bir değerlendirme ile ilgililere sunan yazılardır. Kısaca rapor, belli bir iş veya görev hakkında, ayrıntılı bilgi içeren yazılardır (Ayyıldız ve Tutar, 2012:237; Koç, 2006:131).

Rapor yazma aşamalarını şu şekilde ele almak ve açıklamak mümkündür (Ar, 1989:180).

1. Verilerin ve/veya fikirlerin toplanıp sentez edilmesi,
2. Raporun ana hatlarının (planının) hazırlanması,
3. Raporun taslak hâlinde yazılması,
4. Rapor taslağının incelenmesi ve geliştirilmesi,
5. Rapora son biçiminin verilerek yazılması,
6. Raporun kontrolü.

Bütün raporların amacı, ya bilgi vermek ya etkilemek veya kayda geçirmektir. Bu amacı, raporu yazacak olandan başka biri (örneğin yönetici) belirler. Raporun amacı anlaşıldıktan sonra sıra, raporu yazanın amacını yani hangi mesajı vermek istediğini belirlemeye gelir. Bu konudaki birkaç genel amaç şöyle sıralanabilir (Ayyıldız ve Tutar, 2012:238):

1. Açıklamak,
2. Değerlendirmek,
3. Betimlemek,
4. Ön görmek,
5. Gelişmeyi sergilemek,
6. Bir konu hakkında ikna etmek,
7. Bir faaliyette bulunmaya ikna etmek.

Bir rapor, hem değerlendirme, hem de talep içerebilir. Rapor için bir ana amaç belirlemek ve her bölümü bu ana amacı destekleyecek şekilde düzenlemek gerekir. Açık seçik bir amaç olduğu zaman, iyi düzenlenmiş bir rapor en kısa zamanda yazılabilir.

Raporların yazılmasında ortak kural ve ilkeler (Azak, 1997:69-70):

• Raporda sonucu etkilemeyecek gereksiz açıklamalara yer verilmeyecektir.
• Raporlar, açık bir anlatımla yazılabilecek kadar basit ve sade olarak kaleme alınmalıdır. Anlaşılır cümleler genelde kısa cümlelerdir. Rapor okunaklı olmalıdır.
• Raporlar kişisel düşüncelere yer vermeden ön yargısız, objektif görüldüğü biçimde yazılmalıdır.
• Hangi olay veya eylemle ilgili olduğu açık bir şekilde belirtilmelidir. Gerçek dışında bilgilerin yazılması veya eklenmesi ileride giderilmesi mümkün olmayan olumsuz sonuçlar doğurabilir.
• Raporlar uzun ve kapsamlı yazılacağı gibi özlü ve kısa da yazılır. Lüzumundan fazla uzun veya kısa olmamalıdır.
• Raporlarda anlatılacak olaylar bir tarih ve zaman sırasına göre yazılır. Olayın şartlarının yazılması önem arz eder.
• Raporun çeşidine göre kendi görüş ve önerileri yazılır. Bazı raporlarda kişisel görüş yazılmaz. Kişisel görüş gerek olduğunda yazılır. Rapor içinde yazıldığında kendi görüşümüz olduğu belirtilir.

Raporlar, yazılış amaçlarına, kullanım yerlerine göre çeşitlilik arz eder. Genel olarak raporları şu şekilde sınıflandırabiliriz (Ar, 1989:179-180; Ayyıldız ve Tutar, 2012:240; Azak, 1997:66; Koç ve Öztoprak, 2003:81):

• Gelişme (dönem) raporları,
• Veri toplama raporları,
• Teknik raporlar,
• Bilimsel raporlar,
• İş raporları,
• Değerlendirme raporları,
• Bilirkişi raporları,
• Mesleki raporlar,
• Araştırma (inceleme) raporları,
• Müfettiş raporları.

Kolluk görevlerini ifa sırasında; bir olay, bir konu veya şahıs hakkında, yetkili amir veya üst makamlara bilgi vermek için düzenlediği, raporun niteliğine göre, düzenleyen görevlinin görüş ve önerilerinin de yer aldığı, imzalı yazılı belgelere mesleki rapor denir.

Mesleki raporlarda, ifa edilen görev sırasında;

• Görevin ne şekilde yerine getirildiği,
• Görev esnasında nelerle karşılaşıldığı,
• Elde edilen bilgilerin neler olduğu,
• Yapılan çalışmalarda ne gibi olumsuzlukların gözlemlendiği,
• Başarılı bir görev için görüş ve önerilerin neler olduğu belirtilmelidir (Bal, 2012:80).

Raporlar, genelde resmî bir makamın isteği üzerine yazılır. Gerektiğinde her memur yetkili amirine rapor yazabilir. Belirli zamanlarda veya belirli dönemlerde yazılan raporlar vardır. Günlük, her gün, sabah, akşam, nöbet değişimi, haftalık, aylık raporlarının zamanında hazırlanması önemlidir. Bu raporları hazırlamakla görevli olanlar raporu hazırlar. Yetkili makama sunar (Azak, 1997:66).     

Mesleki raporlar yetkili makama yazıldığı için aksi sabit oluncaya kadar geçerli belgelerdendir. Hukuki sonuçlar doğurabilir. Görevli memurlar tarafından, görev alanları ile ilgili olarak düzenlenen raporlar aksi ispat edilinceye kadar geçerli belge niteliğindedir. Görevli memurlar tarafından düzenlenen raporlarda bu hassasiyet göz önünde bulundurulmalıdır. Çünkü TCK’nın 204. maddesinin son fıkrasında “Resmî belgenin, kanun hükmü gereği sahteliği sabit oluncaya kadar geçerli olan belge niteliğinde olması hâlinde, verilecek ceza yarısı oranında artırılır” hükmü yer almaktadır. Görünüşte önemsiz bile olsa her rapor yazana adli yükümlülükler getiren ve daha önceden hiç düşünülmeyen sonuçlar doğurabilir (Azak, 1997:66, Bal, 2012:81).

Her raporun bir yazılış amacı olmalıdır. Yazılması ve okunması zaman kaybı olacağından hiçbir amaca hizmet etmeyen rapor yazılmamalıdır. Raporlar yazılım amacına uygun yazılmalıdır. Amacı belirlemek için “Raporu yazan kendine ben ne yazmak istiyorum” diye sormalıdır. Bu sorunun cevabı raporun amacını belirler (Azak, 1997:67).

• Mesleki raporlar düzenlenmeden önce, düzenlenecek raporun konusu tespit edilmelidir.
• Raporların kime hitaben düzenleneceği tespit edilip bu doğrultuda rapor düzenlenmelidir. Rapor düzenlenecek üst makam veya yetkili amirin kim olduğu doğru tespit edilip raporlar bu tespitler doğrultusunda düzenlenmelidir.
• Rapor yazılacak konu, olay veya şahısla ilgili olarak gerekli ve yeterli bilgi toplanmalıdır.
• Toplanan bilgilerin tam, doğru ve gerekli bilgiler olduğundan emin olunmalıdır.
• Rapor, yazılmaya başlamadan önce raporun konusu, amacı ve eldeki mevcut bilgiler doğrultusunda rapor taslağı hazırlanmalı ve belirlenen bu taslak çerçevesinde raporun yazım işlemleri tamamlanmalıdır (Bal, 2012:82).

Mesleki raporlar yukarıda bahsedilen rapor yazma teknik ve kurallarına uyularak yazılır. 5N 1K kuralı göz önünde bulundurulur.

Mesleki raporlarda birtakım şeklî kurallara uyulması yeknesaklığı sağlayacaktır (Azak, 1997:69, Bal, 2012:83):

• Raporlar A4 veya A5 tabir edilen belli boyuttaki çizgisiz kâğıtlara yazılır. Bilgisayarda yazılabileceği gibi el yazısı ile de yazılabilir. El yazısı ile yazıldığında mürekkepli kalem kullanır, kurşun kalem kullanılmaz.
• Raporlar kâğıdın bir yüzüne yazılmalıdır.
• Raporun yazıldığı makam kâğıdın üst orta kısmına büyük harflerle, kısaltma yapmadan yazılmalıdır. Bu hitap bölümünün alt orta kısmına gelecek şekilde parantez içerisinde büyük harflerle rapor yazılmalıdır.
• Satırlar düz ve düzgün olacaktır. Satır aralıkları da normal olmalı, satırlar ne bitişik ne de çok aralıklı olmalıdır.
• Raporlarda silinti, kazıntı ve sonradan ilave yapılmamalıdır.
• Kelimeler okunaklı ve doğru yazılmalıdır. El yazılarında yazı çirkin, silik, karalanmış yazılmaz. Rapor matbaa harfleriyle okunaklı yazılır.
• Raporun yazılıp verildiği tarih gün ve hatta saati mutlaka belirtilir.
• Raporlarda yazılan rakamlar parantez içerisinde harfle de yazılmalıdır.
• Bazı önemli ve zamanın ayrıntılarıyla belirtilen olaylarda raporun yazıldığı saatin yanında dakikası da yazılması önemlidir.
• Raporların birden fazla sayfadan oluşması durumunda, sayfanın sağ alt kısmında sayfa numarası belirtilmelidir.
• Raporların birden fazla sayfadan oluşması durumunda, raporu imzalayan görevliler, diğer sayfaları da imzalamalı veya paraflamalıdırlar.
• Raporun sonuna metin bölümünün sağ altına imza bloğu açılır. Raporu yazan kişi adını, soyadını, rütbe unvanını ve görev unvanını yazıp imzalayacaktır.
• Rapor, birden fazla görev alan personel tarafından da düzenlenebilir. Böyle durumlarda müşterek rapor olduğu belirtilir. Raporun imza bölümünde görev alan her görevlinin adı soyadı, rütbe, görev unvanı ve imzaları ayrı ayrı bulunur.
• Raporun sonunda yetkili ve üst makamlara arz edilmelidir.

Mesleki raporlar yazılış amaçlarına göre çeşitli isimler alırlar. Bu raporlardan başlıcaları (Azak, 1997:70, Bal, 2012:85);

1. İnceleme raporları
2. Araştırma Raporları
3. Olay Bildirim Raporları
4. Değerlendirme Raporları
5. Takip-Tarassut Raporları
6. Ekspertiz Raporları
7. Vukuat Raporları
8. Devir Teslim Raporları
9. Özgeçmiş Raporları
10. Ön inceleme ve soruşturma raporları

Herhangi bir konuyla ilgili olarak söylenen sözleri, yaşanan olayları ve bunların sonuçlarını içeren metinlere tutanak denir. Tutanaklarda söylenenlerin, yaşananların ve bunların sonuçlarının hiç bir yorum ya da görüş içermemesi önemlidir (Ayyıldız ve Tutar, 2008:150). Resmî ve özel kurumların denetim görevlileri tarafından yasalara, mevzuata aykırı görülen tutum, davranışların ve olayların tespiti hâlinde düzenlenir. Örneğin, devlet dairelerinde suç sayılan bir olayın meydana gelmesi, yerel yönetimin denetim elemanlarınca esnaf ve tüccar, sanayicilerin denetlenmesi sırasında yasa ve mevzuata aykırı tutumların belirlenmesi anında hazırlanan bir belgedir (Koç ve Öztoprak, 2003:83).

Tutanaklar, genellikle meydana gelen olaylarda, mevcut durumu görevli memur ve ilgili kişilerin tanıklığı ile yer, tarih ve saat belirtmek suretiyle daha sonra değiştirmeye ve inkâra meydan vermeyecek şekilde yazılı olarak tespit etmek ve belgelemek amacıyla yazılan yazılardır (Bal, 2012:145-146).

Tutanaklar, hukukta ön görülen şartlara uygun düzenlendiği takdirde hukuki değer kazanmaktadır. Tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar geçerli belgelerdir. Tutanaklar bu özeliklerinden dolayı hukuki ve kanuni sonuçlar doğurur. Soruşturmada birinci derecede geçerli delil niteliğinde olan yazılı belgelerdir (Azak, 1997:145).

Tutanakları yazarken olayların anlatımı ve tutanakta eksiklik kalmaması adına genellikle dikkat edilmesi gereken birtakım hususlar vardır. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür (Araslı, 1949:41-45):

• Yetkili memurlar tarafından düzenlenmiş olmalıdır.
• Tutanak kâğıdının nerede düzenlendiği, tutanak kâğıdında belli olmalıdır.
• Tutanak kâğıdı onu düzenleyenler ve orada hazır bulunup da tutanak kâğıdında adı geçenler tarafından imza edilmelidir.
• Tutanak kâğıdının düzenlendiği tarih ve saati belli olmalıdır.
• Tutanak kâğıdının düzenlenmesine sebep olan olayın maddî yönlerinin nerede, nasıl ve ne zaman meydana geldiğini belirtmek, yani ne için düzenlendiğini yazmak gerekir.
• Sanık varsa kimliğini ve hatta kaçtığı takdirde kolaylıkla bulunur düşüncesiyle sanığın eşkâlini, sanık belli değilse kimin olabilme ihtimali olduğunu velhasıl tutanak kâğıdı düzenlenirken kimin için düzenlenmişse o kimsenin kimliğini ve lâzımsa eşkâlini de mümkün oldukça belirtmek gerekir.
• Bazen görev icrası esnasında arama, eşyanın zaptı veya sanığın yakalanması gibi sebeplerle, suçun işlenmesi için hazırlanan, suçun işlenmesinde kullanılan, suçun işlenmesinden doğan veya esasen kullanılması, yapılması, taşınması, bulundurulması ve satılması suç teşkil eden eşya elde edilebilir. Gerek bu eşyanın ve gerekse suç yerinde, suçun ispatına yarayacak ayak ve el izleri, kan lekesi gibi eserler ve izler olabilir ki bunları da tutanak kâğıdında sayısını, cinsini durumunu, varsa numarasını, markasını, ne hâlde olduğunu göstermek suretiyle belirtmek gerekir.
• Kanunun hükmünü yerine getirmek veya yetkili bir makamdan verilen emri görev sebebiyle yerine getirmek için bir iş yapılmışsa düzenlenecek tutanak kâğıdında verilen emrin hangi makamdan verildiğini tarih ve sayısını, neden ibaret olduğunu ve kanunun hükümlerine uygun olarak hareket edilip edilmediğini de açıklamak gerekir.
• Tutanak kâğıdına daha başka hallerin ve şartların da yazılması gerekebilir. Örneğin o günü havanın güneşli, yağmurlu, rüzgârlı, bulutlu, sıcak, soğuk, karlı, yerlerin çamurlu, gecenin ay ışıklı olup olmadığını belirtmekte faydalı olabilir. Gerekirse tutanak kâğıdında bu hâllerden de bahsetmeli ve olay aydınlatılmalı. Bu hallerin belli olması, işlendiği ileri sürülen suçun işlenip işlenmediğini, işlenmişse ne gibi şartlar altında işlenmiş olduğunu aydınlatabilir.

Tutanaklarda şekil ve bölümleri hukukta tespit edilmiş herhangi bir şarta bağlı olmamakla birlikte, tutanakların daha düzenli ve anlaşılabilir olması ve görevli birimlerde hizmetin gereği olarak düzenlenen tutanaklarda yeknesaklığın sağlanabilmesi için şu bölümlerin yer alması uygun görülmektedir (Azak, 1997:154-160; Bal, 2012:151-154):

1. Başlık bölümü,
2. Giriş bölümü,
3. Metin bölümü,
4. Sonuç ve tarih bölümü,
5. İmza bölümü.

Tutanağın düzenleniş amacına uygun verilen adın yazıldığı bölümdür. Bu bölümde yazılan yazının ne tutanağı olduğu belirlenir. Tutanağın düzenleme amacını ve konusunu belirten isim kâğıdın ortasına tamamı büyük harflerle yazılır. Altı çizilmez. Bu isim yapılan işlemin niteliğine göre değişir. Düzenleme amacı yakalama ise YAKALAMA TUTANAĞI, arama ise ARAMA TUTANAĞI, el koyma ise ZAPT TUTANAĞI vb. Tutanağın konusu ve yazılış amacı ne ise bu kısa başlık olarak yazılır.

Düzenlenme amacı kelime olarak ifâde edilmeyen veya çok uzun kelimelerle ifade edilen durumlarda yalnız TUTANAK yazılır (Azak, 1997:154-155).

Giriş bölümü, tutanakların düzenlenmesini gerektiren konu, olay veya şahıslarla ilgili bilgilerin verildiği bölümdür. Meydana gelen olayın;

• Ne olduğu, yeri, tarihi ve saati,
• Olayın kimden, nerede, nasıl öğrenildiği,
• Olay yerine ne ile kiminle ve ne zaman gidildiği,
• Olay yerine ilk gelindiğinde karşılaşılan durumun tespit edilip yazıldığı bölümdür (Bal, 2012:152).

Metin bölümü, tutanak düzenlenmesine neden olan işlemlerin ayrıntılarıyla tümünün yazıldığı bölümdür. Bu bölümde tutanağın yazılış amaçlarına uygun konu ayrıntılarıyla açıklanarak yazılır.

Bu bölümde tutanak düzenlenmesine konu olan işlem ve tespitler, olaylar, başlangıç gelişme ve neticeleri ayrıntılı olarak yazılır. Olayın nasıl başlayıp nasıl geliştiği, sebepleri, sanıkların, tanıkların, müştekinin, mağdurun olaydaki rolü, faaliyetleri, olay yerinin özellikleri, olayın birbiriyle ilişkisi gibi bütün teferruatı ile açıklanarak eksik ve noksan bir nokta kalmayacak şekilde yazılır.

Daha sonra tutanağa konu olan işlemin yapıldığı yerin tam adresi (semt, sokak, bina, daire) yazılarak tespit edilir. Metin bölümünde olayın taraflarının (sanık, tanık, müşteki) kimlikleri ve kolay anlaşılması bakımından isimlerin önüne suçtaki sıfatları yazılır. Taraftarın iddia ve beyanlarına yer verilir.

Sanık yakalanmamış ise eşkâli tespit edilir. Eşkâl, suç işleyenin yaşı, kilosu, saç ve göz rengi, ırkı, sesi, giyinişi, boyu gibi kişinin tanınmasını sağlayan ayrıntılar yazılır.

Metin bölümü özetle tutanağın düzenleme konusuna göre yapılan işlem, tespit araştırmaların ayrıntılarının yazıldığı bölümdür. Metin bölümünde şikâyet, bilgi, işlem, tespit ve savunmaya ait konular detayları ile yer alır (Azak, 1997:158).

Tutanakların metin bölümü tamamlandıktan sonra, son paragraf yapılarak sonuç ve tarih bölümüne geçilir. Bu bölümde;

• Düzenlenen belgenin tutanak olduğu,
• Düzenlendiği yer,
• Taraflara okutulduğu, okuma bilmeyenlere okunduğu,
• İmzadan çekinme varsa sebepleri,
• Doğruluğunun anlaşılması üzerine birlikte imza altına alındığı,
• Tutanağın düzenlendiği tarih ve saat yazılır (Bal, 2012:153).

Tutanağı düzenleyen görevli memurlar ile tutanağın düzenlenmesinde hazır bulunan ilgili şahısların imzalarına ayrılan bölümdür. Tutanaklar düzenlendikten sonra görevli memurlar ve ilgili şahıslar tarafından mutlaka imzalanmalıdır. İmzasız veya imzası eksik tutanakların geçerli belge özelliği yoktur.

Tutanaklar en az iki görevli tarafından imzalanmalıdır. İmza bölümünde ilk önce isim, ismin baş harfi büyük diğer harfler küçük yazılmalı, soyadı ise büyük harflerle yazılmalıdır. İkinci sıraya unvan, üçüncü sıraya ise varsa rütbe yazılmalıdır.

Görevli memurlardan sonra, ilgili şahıslar için imza yeri açılmalı, ad ve soyadları yazıldıktan sonra tutanaklarda hangi sıfatla yer alıyorlarsa o sıfat isimlerinin altına yazılmalıdır (Şüpheli, tanık gibi).

İmza atmasını bilmeyen şahıslar için sağ el işaret parmağı ile isminin üstüne parmak bastırılır. Eğer şahıslar noter tasdikli mühür kullanıyorlarsa bu mühürle tutanak mühürlenir.

Tutanakların birden fazla sayfadan oluşması durumunda, imza bloku son sayfada açılır. Diğer sayfaların alt kısımları tutanağı imzalayan kişiler tarafından imzalanır veya paraflanır.

Tutanağı tanzim eden görevliler ile düzenlenirken bulunması gerekli olay taraflarının ve hazır olan diğer ilgili kişilerin imzaları bu bölümde yer alır. Soruşturmayı yürüten, tutanağı yazan görevli ile mağdur, müşteki, tanık, zanlı, hazırun, bilirkişi ve tercümana da imza bloğu açılır.

Tutanaklarla ilgili bu bölümler herhangi bir hukuki düzenleme ile belirlenmemiştir. Bu bölümlere ayırma işlemi, öğrenmeyi kolaylaştırma ve tutanak düzenlemede birlikteliği sağlama amacına yöneliktir. Bu amaç gerçekleştirildiğinde hizmette kalite, verimlilik ve birliktelik temin edilmiş olacaktır (Azak, 1997:159-160; Bal, 2012:153).

Kolluk tarafından yürütülmekte olan adli ve idari işlemlerle ilgili olarak değişik adlar altında tutanaklar düzenlenmektedir. Soruşturmanın seyrine göre soruşturmanın başlangıcından sonuna kadar her aşamada yürütülen araştırma, inceleme ve diğer bütün işlemler yazılı olarak tutanaklarla tespit edilir (Azak, 1997:161; Bal, 2012:154). Tutanaklar soruşturmanın akışı içinde düzenleniş özelliklerine, konularına ve yazılış amaçlarına göre çeşitlilik gösterirler. Düzenleniş amaçlarına göre isimler alırlar. Bunlardan bazıları:

Şikâyet Tutanağı, İhbar Tutanağı, İfade Tutanağı, Yakalama Tutanağı, Şüpheli İfade Tutanağı, Olay Yeri İnceleme ve Tespit Tutanağı, Görgü ve Tespit Tutanağı, Değer Tespit Tutanağı, Miktar Tespiti (Vezin) Tutanağı, Olay Tutanağı, Arama Tutanağı, Zapt Etme Tutanağı, Teslim Tutanağı, Yer Gösterme Tutanağı, Teşhis Tutanağı, Yüzleştirme Tutanağı, Yangın Tutanağı, Feragat Tutanağı, Suçüstü Tutanağı, Kapatma Tutanağı, Açma Tutanağı. Görev değişikliğinde üzerine zimmetli demirbaş ve birim teçhizatları, göreve yeni başlayana DEVİR TESLİM TUTANAĞI düzenleyerek teslim edilir. Bazen tutanak düzenleme amacı kelime ile ifade edilmez. Yapılan işlemler çok uzun kelimelerle ifade edilir. Bu durumlarda yalnız “TUTANAK” başlığı kullanılır. (Azak, 1997:161)