CEVAP:

Her raporun bir yazılış amacı olmalıdır. Yazılması ve okunması zaman kaybı olacağından hiçbir amaca hizmet etmeyen rapor yazılmamalıdır. Raporlar yazılım amacına uygun yazılmalıdır. Amacı belirlemek için “Raporu yazan kendine ben ne yazmak istiyorum” diye sormalıdır. Bu sorunun cevabı raporun amacını belirler (Azak, 1997:67).

• Mesleki raporlar düzenlenmeden önce, düzenlenecek raporun konusu tespit edilmelidir.
• Raporların kime hitaben düzenleneceği tespit edilip bu doğrultuda rapor düzenlenmelidir. Rapor düzenlenecek üst makam veya yetkili amirin kim olduğu doğru tespit edilip raporlar bu tespitler doğrultusunda düzenlenmelidir.
• Rapor yazılacak konu, olay veya şahısla ilgili olarak gerekli ve yeterli bilgi toplanmalıdır.
• Toplanan bilgilerin tam, doğru ve gerekli bilgiler olduğundan emin olunmalıdır.
• Rapor, yazılmaya başlamadan önce raporun konusu, amacı ve eldeki mevcut bilgiler doğrultusunda rapor taslağı hazırlanmalı ve belirlenen bu taslak çerçevesinde raporun yazım işlemleri tamamlanmalıdır (Bal, 2012:82).

Mesleki raporlar yukarıda bahsedilen rapor yazma teknik ve kurallarına uyularak yazılır. 5N 1K kuralı göz önünde bulundurulur.