CEVAP:

Alınan notlar, olay veya işlerin oluş sırasına göre düzenlenmeli; detaylar atlanmamalıdır. Olumsuzluklar ve alışılmadık durumlar mutlaka not alınmalı, konum ve yer belirten ifadeler kullanılırken sabit bir eşya baz alınmalı, yön ve mesafe mutlaka belirtilmelidir. Not alırken rapor veya tutanak tanziminde olduğu gibi kalemin değiştirilmemesine, silinti ve kazıntı yapılmamasına dikkat edilmelidir.

• Not tutmada, güvenlik görevlilerinin gözlemleri eksiksiz olarak yazıya geçirilmelidir.
• Not alırken, not defterinin sayfaları numaralandırılmalı ve yırtılmamalı, o günkü görevli ekipte çalışan personelin adları deftere yazılmalıdır.
• Not defterinin ilgili sayfasına düzenli olarak tarih atılmalı, defter günlük olarak tutulmalı, vukuat olmamış olsa dahi defterin kullanılmadığına dair bilgi notu yazılmalıdır.
• Bütün yazılar tek tür kalemle yazılmalı ve hiç bir şey silinmemeli, not düzeltilecekse bile üzeri çizilip doğrusu yazılmalı, yanına da paraf atarak “çizildi” yazılmalıdır.
• Notta değişiklik yapılması lazım geliyorsa üzeri tek çizgi ile çizilip (karalamaksızın) doğrusu yazılmalı, imza atılıp çizildiği belirtilmelidir.
• Olay yerinde görülen bütün ayrıntılar eksiksiz bir şekilde yazılmalı, olayla alakası ve bilgisi olan kişilerin isimleri not alınmalıdır.
• Not tutma işlemi sırasında olağan dışı tüm olaylar mutlaka not defterine yukarıda anlatılan not alma tekniği usulünce eklenmelidir (ispozelguvenlik(a), 2016).

Bütün notlar el yazısıyla alınır. Not alma, inceleme yapılırken veya incelemeden hemen sonra yapılır. Alınan notlar, her görev ve inceleme için aşağıdaki özellikleri içermelidir:

1. Tarih,
2. Göreve başlama zamanı,
3. Önemli telsiz mesajları veya tebliğleri,
4. Görev sırasında bağlantı kurulan şahısların isimleri,
5. Gerektiğinde kroki çizimi,
6. Hava durumu,
7. Aydınlık ve ışıklandırma durumu,
8. Görevin bitiş saati.

Olaylarda sadece tanığın değil, konuşulan herkesin ismi kaydedilmelidir. Genel olarak not almak ve rapor yazmak için sadece bir tür kalem kullanılır. Daha sonra ortaya çıkabilecek sorunlarla karşılaşmamak için olay yeri ile ilgili düşünceler açık olarak belirtilir. Tanık veya diğer yollarla elde edilen bilgiler açık ve tarafsız olarak kaydedilir. Alınan bilginin zamanı, şahısların güvenilirlik derecesi yazılır. Notta kişisel düşünce ve yorum yapılmaz, ancak bazı genel saptamalar yapılabilir (tunaguvenlik, 2016).