CEVAP:

Önbüro departmanının organizasyon şemasına göre çalışanları ve görevleri şöyle
özetlenebilir:
• Önbüro Yöneticisi: Önbüro yöneticisi, otel yatak kapasitesini en etkin şekilde kullanarak konaklama hizmetinin sağlanması için kaynakları bir araya getirir. Kaynakları bir araya getirmek için de bölümü içerisinde planlama, örgütleme, koordinasyon ve denetim yapar. Diğer bölümlerle iletişimi sağlar. Bilgisayar yazılım ve donanımlarının satın alınması, kurulması ve kullanılmasında verimliliğin sağlanması gibi sorumlulukları vardır.
• RezervasyonGörevlisi: Müşteri otele gelmeden önce ilk olarak rezervasyon görevlisi ile iletişime geçer. Sistemlerde farklılıklar olsa da her otelin kendine özgü rezervasyon sistemi mevcuttur. Rezervasyon görevlisi aşağıdaki görevleri yerine getirir:
– Otel fiyatlarının seyahat acentalarına bildirilmesi
– Rezervasyonlara yanıt verilmesi
– Müşterilere oteli tercih edecekleri şekilde otelin tanıtılması
– Rezervasyon kayıtlarının alınması
– Rezervasyonlar hakkında rapor hazırlanması
• Resepsiyonist: Fiziki olarak önbüronun içerisinde yer alan resepsiyonist, rezervasyonlu ya da doğrudan rezervasyonsuz olarak otele gelen müşterilerin giriş işlemlerini yerine getirir. Resepsiyonist, otel hizmetlerinin doğru bir şekilde yürütülmesi açısından oldukça önemlidir. Müşterinin otele girişini yapma ve konaklama ile ilgili gerekli hizmetleri yerine getirme görevleri vardır (Emeksiz ve Yolal, 2012: 5).
• Ön Kasiyer: Fiziki olarak önbüronun içinde yer alan ön kasiyer, rezervasyon depozitlerini alır ve giriş yapan müşteriye oda hesabını açar. Konaklama esnasında oluşan harcamaları kaydeder ve faturalandırma işlemini gerçekleştirir. Otelin ana kasasıdır ve bütün bölüm gelirleri günlük alarak burada toplanır (Emeksiz ve Yolal, 2012: 6).
• Danışma Görevlileri: Müşterinin karşılanması ve uğurlanması danışma görevlilerinin sorumluluğundadır. Müşteri bagajlarının taşınması, otel ve çevresinin müşterilere tanıtılması hizmetleri bu bölümde yapılır. Danışma görevlileri; danışma şefi, kapı görevlisi, bellboy, asansörcü ve ulaktan oluşmaktadır (Emeksiz ve Yolal, 2012: 8).
– Danışma şefi: Burada yer alan görevliler müşterilerin özel ihtiyaç ve istekleriyle
ilgilenir. Bu nedenle insan ilişkilerinde yetenekli olmaları gerekir. Önemli bir maça yer bulmak, yer olmayan bir restoranda masa bulmak gibi müşteri ihtiyaçları danışma şefi tarafından karşılanır.
– Kapı görevlisi: Müşterileri otelin dış kapısında karşılar, arabalarını park etmelerine yardımcı olur.
– Bellboy: Müşterilere odalarına kadar eşlik eder, bagajlarını taşır ve oda hakkında bilgi verir.
– Asansörcü: Müşterilere istedikleri kata çıkmada veya inmede eşlik eden görevlidir.
– Ulak: Müşterilere gelen mesajları iletir.

• Santral Görevlisi: Otel içi ve otel dışı haberleşmeyi santral sağlar (Emeksiz ve Yolal, 2012: 7). Otelde 24 saat hizmet verir. Santral görevlisinin konuşma biçimi, ses tonu ve hitap şekli müşterileri etkileyeceğinden iletişimi güçlü çalışanlara yer verilmelidir.
• Denetim Şefi: Önbüronun gün boyunca yaptığı hizmetlerin ve para işlemlerinin
denetimini gece denetim şefi yapar. Denetim yaparken önbüronun yerine getirmesi gereken müşteri hizmetlerini vermekle de yükümlüdür. Gece denetim şefinin sayısı otelin büyüklüğüne göre birden fazla olabilir. Bu görevi vardiya değişimi ile resepsiyon ve ön kasa personeli de yerine getirebilir