CEVAP:

Plan hazırlarken belli bir sıra takip edilmektedir. İlk önce ele alınan konu ile ilgili malzeme toplanır. Malzemeler önem sırasına göre işaretlenir ve konuyla ilgili bilgiler sıralanır. Bu planın ilk aşamasını oluşturur. Planın ikinci aşamasını; somut hale getirilen düşüncelerin, ana düşünce ile olan yakınlık ve ilgisinin araştırılması oluşturmaktadır. Bu aşamada bilgilerle ana düşünce karşılaştırılır. Burada, toplanan bilgiler işlenme sırasına göre bir sıralamaya tabi tutulur. Planın üçüncü aşamasında; ana düşünceye göre belirlenen düşünceler, birbiriyle anlam ilişkisi bakımından gruplandırılır. Sınıflama, yazıda tekrara gidilmesini önleyeceği gibi, aynı zamanda bir bütünlük sağlamaktadır. Etkin bir yazı kısa ve öz olmalıdır. Kısa yazmanın koşulu, yazının gereksiz bilgilerden ve ayrıntılardan arındırılmasıdır. Okuyucu bir metinde ayrıntıları değil, temel noktaları aramaktadır. Hazırlanan metin belli aralıklarla birkaç kez okunmalı, gereksiz, konuyla ilgili olmayan ve uzun cümlelerin yazıda olmamasına dikkat edilmelidir. Yazının dili mesajın alıcısına ve metnin içeriğine uygun olmalıdır. Her bilim dalının kendine has bir dili vardır ve yazışmalarda bu konunun üstünde özenle durulmalıdır.