Söz kavramının yazıdan eski olması bilinen bir gerçektir fakat sözün bir duyguyu veya düşünceyi yaymadaki gücü sınırlıdır. Duygu ve düşüncelerin kalıcılığını sağlayan yazı kavramı, duyguların, düşüncelerin yayılmasına ve iletilmesine yardımcı olmaktadır. Tarihsel süreçte kültürel değerlerin kulaktan kulağa geçmesi ve bu geçişler sırasında eklemeler yapılması veya unutulan değerlerin olması yazının bulunması ile birlikte bunun gibi yanlışlıkların ve unutma zayıfığının da önüne geçmiştir. Yazı kavramının en büyük görevi; düşünceleri kalıcı kılması, onları taşıması ve yayabilmesidir. İnsanlar yazı kavramının önemini her dönemde kabul etmişler ve yazılardan doğru ve güzel bir biçimde yazarak faydalanmaya çalışmışlardır.

Yazı yazma çalışmaları; bireye metotlu bir biçimde çalışabilme, yazı tekniklerini kolay ve rahat bir biçimde kavratabilme, yanlışları ve hatalı bir biçimde yapılan çalışmaları zamanında görüp önlenmesini sağlatabilme işi olarak ifade edilmektedir. Yazı yazma çalışmaları sırasında bireyler yaptıkları hataları görebilmekte, bir yazının nasıl incelendiğini, eleştirildiğini anlayabilmekte ve farklı açılardan bakmayı öğrenebilmektedir. Aynı zamanda topluluk karşısında rahat bir biçimde davranma, zihnindeki düşünceleri açık bir biçimde aktarabilme, eleştirilme ve eleştirme konularını da öğrenebilmektedir.

Bireyler yaşam boyu - kendilerinin olsun, olmasın - bilgileri yaymak, aktarmak ve sağlıklı bir biçimde iletebilmek için yazıya ihtiyaç duymuşlardır. Yazı kavramının konuşmaya göre duyguları ifade etmek için son derece etkili bir araç olması nedeniyle yazı ile birlikte düşünceleri kaydedebilmek, aktarabilmek, sorunları dile getirmek ve çözüm arayabilmek mümkün olmaktadır.

Yazı, bireylerin duygu, düşünce ve estetik becerilerini geliştirmelerine olanak sağlayan önemli bir ifade aracıdır. Bireylerin karakterleri ile bağlantılı olan yazı yazabilme eyleminde öncelikli olarak yazı yazılabilecek uygun ortamların sağlanabilmesi önemli bir noktadır.Güzel yazı yazabilme alışkanlığı ilköğretimden itibaren bireylere planlı olarak kazandırılması gereken bir süreç olarak ele alınmalıdır. Yazının okunurluk kavramından farklı bir dili olması, güzel bir yazı yazmak için güzel görünen hareri yan yana getirmekten daha fazlasını gerektirmektedir. Güzel bir yazı, insanları birbirinden farklı yapan yaşamsal bir anlatım biçimidir.

Yazı yazma sürecinin planlanmasında hedef kitlenin gelişim düzeyleri de dikkate alınmalıdır. Farklı sosyo-ekonomik ve kültürel düzeylere sahip, farklı çevrelerden gelen bireylerin oluşturduğu okuyucu kitleleri göz önüne alınmalıdır. Belirli bir kitleye hitap eden yazılarda bile etkileşim ve iletişim açısından sorunlar ortaya çıkabilmektedir. Bu gibi durumlarda yazarın hedef kitleye göre belirlediği ve deneyimlerine göre kullanabileceği bilgi, beceri ve yaratıcılık kavramlarını estetik açıdan devreye sokması gerekmektedir. Özellikle alan bilgisinin öneminin arttığı bu gibi durumlarda kullanılacak olan sözcüklerin hedef kitlenin yaşantısıyla ilişkilendirebileceği modeller halinde sunumu ihmal edilmemelidir

Yazı yazma eyleminde bireyin kazanması gereken temel davranışlar arasında; okunaklılık, hızlılık, akıcılık, süreklilik ve estetik kavramları bulunmaktadır. Bu kavramlar dikkate alındığında; • Yazı yazma eyleminde ve takip eden süreç dahilinde rahat ve dik oturulmalıdır. • Yazı yazma eylemi okuma ile alakalı bir eylemdir. Yazılacak yazı ile ilgili araştırmalar yapılırken aynı zamanda sürecin devam ettirilebileceği durumlarla karşılaşılabilir. • Yazı yazma eylemi sırasında anlatılmak istenen mesajın kurgulanması amaca yönelik öğrenmeyi daha etkin ve kalıcı hale getirebilmektedir. • Harflerin yazılış biçimlerine, yönlerine, bir satırda kapladıkları alanlara dikkat edilmelidir. Ayrıca büyük harerin küçük harerle olan ilişkilerine ve imla kurallarına özen gösterilmelidir• Dilbilgisi kuralları, rakamlar ve noktalama işaretleri bilinmeli ve kurallar dahilinde kullanılmalıdır. Sözcük ve cümle uygulamalarında sözcük ve satır aralıklarına özen gösterilmeli, aktarılmak istenen amaca uygun sözcük seçimine özen gösterilmelidir.

Yazı yazma eylemini öğrenme süreci bireylerin duygu, düşünce ve izlenimlerini belli bir amaca yönelik olarak yazıyla ifade edebilme şeklindeki üst düzey bir hedef doğrultusunda biçimlendirilmekte ve sürdürülmektedir. Öğrenme çalışmaları bireylere yazma becerisini kazandırmayı hedeemektedir. Yazma eyleminin önemi açısından aktarılmak istenen amaca ulaşıldığına dair kanıtlar şu şekilde olabilmektedir: • Belli konulardaki görüşlerin yazılı hale getirilebilmesi • Yazı ile ilgili öğrenilmek istenen hususların gerektiği durumlarda ilgililere yazılı olarak sorulması • Özel günlerde yakınlarına mektup veya kart yazma • Resmî kuruluşlardan olan isteklerin yazılı olarak belirtilmesi • Yazılı istekleri yazılı olarak cevaplama • Dinlenen bir konuşmanın önemli kısımlarını yazılı olarak not etme • Yazı yazma süreci dahilinde toplanan materyalin ve notların sürekli faydalanılabilecek hale getirilmesidir.

 • Bireylerin yazı yazmanın anlamı konusunda yanlış bilgilendirilmesi • Yaratıcı düşünme becerisinin yeterince gelişememesi • Anlatılmak istenen mesaj ile ilgili yeterli bilgiye sahip olunamaması ve varolan bilgilerin verimli bir biçimde kullanılamaması • Bireylerin anlatmak istedikleri fikirlerini destekleyecek örneklere yer verememesi • Yazı içindeki konulara tek yönden bakılması, farklı bakış açıları sağlanamaması ve büyük resme bakılamaması • Başlıklar ve içerik arasında uyum sorununun yaşanması • Temel cümle yapılarında hataların bulunması ve özgün niteliği olmayan genelleşmiş cümlelerin kullanılması • Sözcük kullanımında belirli kalıpların dışına çıkılamaması, günlük ve argo ifadelerin kullanılması.• Yazım ve noktalama yanlışlarının sıkça yapılması • Özne-yüklem uyumsuzluklarının ve anlatım bozukluklarının yaygın olması gibi yazım süreci ile ilgili çok sayıda sorun bulunmasıdır

Bilgi birikimi ve kültürel zenginlik, yaşam deneyimi, yazı yazdığı dilin etkin bir biçimde kullanımı, yazım konusunda teknik bilgiye sahip olma, olaylara farklı bakış açılarından bakarak sebep-sonuç ilişkisi kurabilme, analiz, sentez ve değerlendirme yapabilme gibi nitelikler amacına ulaşması istenen yazıyı yazan bireyde bulunması gereken nitelikler arasında yer almaktadır. Yazı yazma eylemine geçmeden önce bireyin yapılacak yazı çalışmalarıyla ilgili ön bilgi edinmesi de ortaya çıkacak yazının niteliğini doğrudan etkileyecektir

İletişim sanatı kapsamında usta olarak nitelendirilenler, yazı yazma konusunda belirli bir amaca odaklanırlar ve karşılarındaki kitlenin irdelenmesi işini ciddiye alırlar. Bireyin karşısındaki kitle hakkında çok şey biliyor olması, onun yazıyı yazma sürecinde rahat olmasını sağlamaktadır. Yazıyı hazırlayan bu noktada kendisine “ben bu aşamada neredeyim?” sorusunu sormalıdır. Aynı zamanda, yazı ile sağlanacak iletişimin amacının belirlenmesi, hedef kitlede davranış değişikliği yaratmak veya bilgilendirmek amacıyla mı yazı yazıldığı, kullanılacak yazı biçimi, hedef kitlenin eğitim seviyeleri ve uzmanlık alanları, konu hakkında ön bilgi verilmesinin gerekip gerekmediği gibi konularla ilgili ön araştırma yapmak etkili ve verimli bir yazı yazmanın temel koşullarını oluşturmaktadır.

Mesajı vermek isteyen birey hedef kitlenin irdelenmesi sırasında kendini, içinde bulunduğu ortamı ve hedef kitleyi iyi bir biçimde analiz etmelidir. Hedef kitlenin irdelenmesine başlamadan önce yazanın aynayı kendisine çevirip dikkatlice incelemesi gerekmektedir. Güçlü ve zayıf yönlerin anlatılacak konu düzeyinde saptanması iletişimde istenilen hedeeri gerçekleştirmede yardımcı olmaktadır. Hedef kitle irdelenirken;• Her bireyin denk ağırlıkta olduğu ve herkese karşı aynı seviyede dürüst, doğru ve saygılı olmak gerektiği üzerinde durulmalıdır. • Hedef kitle içerisindeki olası farklılıklar dikkate alınmalıdır. Aksi durumlarda ırk, din, etnikçilik ve cinsiyet ayrımı gibi iletişim tuzaklarına düşülebilmekte ve okuyucuların bir kısmı istenmeden dışlanabilmektedir. Görsel yardımcılar, örnekler ve mizahi üslup sırasında özellikle bu noktaya dikkat edilmelidir. • Yazı dilinde kullanılan üslup sadece ne yazıldığıyla değil aynı zamanda nasıl yazıldığıyla da ilgilidir. İma içeren sözcük kullanımı, olumsuz ifadeler ve hoş olarak kabul edilemeyecek yakıştırmalar amaca ulaşma çabalarına zarar vermektedir. • Yazı yazılırken nezaket kavramının üzerinde durulmalıdır. Kızgınlık, eleştiri ve dalga geçer bir üslup kullanılmamalı, mantıklı ve ikna edici olunmalıdır. • Okuyucu ile yakınlık kurulabilmelidir. Okuyucuların iletişim süreci içerisinde kalmaları için zamirlerden faydalanmak etkili bir yöntemdir (siz, sizin, biz, bize, bizim vb.).

Yazılacak yazı ile ilgili bilgi toplama faaliyetine başlamadan önce basitçe bir toplama planı yapılması, araştırmanın etkinliğini artırıcı bir rol üstlenecektir. Basit bir toplama planı görevin özelliğine yönelik düşünsel bir ön hazırlık anlamına gelmektedir. Daha geniş ve detay gerektiren konularda ise detaylı bir araştırma planının yapılması gerekmektedir. • Amaç ve konunun kapsamı tekrar gözden geçirilmeli ve araştırmaya başlamadan önce nelere ihtiyaç duyulduğu belirlenmelidir. Araştırma derinleştikçe amaç ve konu kapsamı da gelişebilmektedir. Karmaşık bir konu araştırılıyorsa ne kadar ayrıntıya inileceği ve nerede durulacağı belirlenmelidir. • Araştırmanın tamamlanması için bir süre belirlenmelidir. Araştırma sürecinin içerisinde kaybolmak en büyük engellerden birisini oluşturmaktadır. • Yazılacak konu hakkındaki bilgi ve tercihler gözden geçirilmelidir. Aktarmak istediğiniz amaç hakkında değerli bilgilere sahip olunabilir ancak çıkacak sonuca yönelik ön yargılar ve tercihler hakkında dikkatli olunmalıdır.

Yazı yazma becerisinde yöntem bilgisine sahip olmanın büyük bir önemi vardır. Seçilen konunun belirli biçim ve içerik özelliklerine sahip bir şekilde ve bir plan çerçevesinde aktarılması gerekmektedir. Bireylerin duygu, düşünce, izlenim ve tasarıları geliştirebilmeleri için duyuşsal, bilişsel ve sezgisel alanlarda belli bir seviyenin üzerinde olmaları, zihinsel dünyalarını zenginleştirmiş olmaları gerekmektedir. Bu alanlarda kazanılmış olan zenginlik, bireylerin belirlenen konu ile ilgili olarak duygu, düşünce, izlenim ve tasarıları belirli bir düzen içerisinde sıralayıp sınıflandırarak daha kolay anlatabilmelerini sağlamaktadır. 

Konusal yöntem genellikle düşünceleri, nesneleri veya olayları sınıar halinde sunmak için kullanılmaktadır. Bu biçim çoğunlukla genel düşüncelerden sonra alt konuların sıralanmasında kullanılır ve genellikle konunun doğasından gelen sırayı veya amacı takip etmektedir. Okuyuculara karmaşık veya yabancı oldukları bir konudan bahsedilecekse, en basit veya en fazla bilinen konudan başlamak yazının anlaşılmasını kolaylaştıracaktır. Tümevarım veya tümdengelim şeklinde yazılan yazılar, bu yönteme örnek olarak verilebilir.

Karşılaştırmalı yöntem; konular, kavramlar veya düşünceler arasındaki benzerlik veya farklılıkları tanımlarken kullanılan bir yöntemdir. Bu yöntemde madde madde farkların veya benzerliklerin sunulması okuyucuya daha fazla yardımcı olacaktır.

Kronolojik yöntem kullanılırken olay, sorun veya süreçler olduğu gibi veya olması gereken sıra ile aktarılmaktadır. Tarih, gelişim süreci veya sorunun tanımlanması gibi yazılarda kullanılmaktadır. Bu yöntemde hangi olayların yazıya dâhil edilip hangilerinin hariç tutulacağının belirlenmesi gerekmektedir. Tartışmalı konulara tarafsız bir biçimde başlamak için bu yöntem kullanılabilir ancak dolaylı bir yaklaşım olduğundan seçilecek cümlelere dikkat etmek gerekmektedir.

Sıralama yöntemi kronolojik yönteme benzemektedir. Teknik bir olay veya süreç açıklanırken bu yöntemden yararlanılabilir. Genellikle adımların yapılış sırası, yapılış zamanından daha önemli olan konularda tercih edilir.

Coğrafik yöntemde bir yerden başlayıp sırayla diğer yerlerden bahsedilmekte ve dayalı bir yol (kuzeyden güneye, batıdan doğuya, saat doğrultusunda gibi) izlemektedir. Konumsal ilişkilerde izlenen sıra belirtilmeli ve geçişlerde bu durumu belirtecek bağlaçlar kullanılması dikkat edilmesi gereken bir noktadır.

Sorun-çözüm yöntemi bir sorunu tanımlamak ve bir veya birkaç çözüm sunmak için kullanılmaktadır. Sorunun; yöntemi, özellikleri, sonuçları gibi tüm yönleri tartışılmalıdır. Önerilen çözüm sunulurken okuyanın çözümün uygulanabilir, maliyet ve etkinlik bakımından uygun olduğuna ikna edilmesi önemlidir. Çözüm sunulduktan sonra çözümün uygulanması için gerekli önlemlerin de sıralanması gerekmektedir. Tek çözüm yönteminde; sorun sunulur ve arkasından en mantıklı tek çözüm açıklanır, çoklu çözüm yönteminde; sorun sunulur ve arkasından birkaç çözüm etkileriyle sunulur ve yazarın önerisi belirtilir; çoklu çözüm artı-eksi yönteminde; her bir çözümün yararları veya zararları tartışılmaktadır.

Mantık yönteminde düşünce öncelikle ortaya konulur daha sonra da bu düşünce desteklenir. Bu yöntem sadece sorunu tartışmak ve çözümler sunmanın ötesinde okuyucuların yazanın bakış açısına yaklaştırmak istendiğinde kullanılır. Okuyucular yazarla aynı düşüncede değillerse, kabul etmeleri en kolay düşüncelerle yazıya başlanmalı ve tartışmalı konulara daha sonra değinilmelidir.

Nedensellik yönteminde bir düşünce, eylem veya durumun diğerlerine nasıl sebep olduğu ortaya koyulmaktadır. İki değişik biçimi bulunmaktadır: Sonuçla başlanıp sebeplerin sıralanması ve sebeplerle başlanıp sonuçların ortaya koyulması. Hangi şeklin seçileceği tartışmanın durumuna göre değişebilecektir.

Okuyucuya bilgi vermek, bilinmediği düşünülen ya da bilinmesinde yarar görülen bilgileri açıklamak amacıyla kullanılan bir anlatım biçimidir. Tanımlama, örnekleme, alıntı yapma, tanık gösterme, somutlaştırma, konunun zıttını düşünme, ilişkilendirme vb. tekniklerin kullanıldığı anlatım biçimidir. İlan, dilekçe, davetiye vb. metinler bu tür anlatım biçimiyle yazılmış metinlerden oluşmaktadır.

Öyküleyici anlatım, anlatıma canlılık kazandırmak amacıyla yaşanmış olayları anlatma ya da yaşanması mümkün olan olaylarla ilgili kurgu yaparak anlatma biçimidir. Benzetmelerden, betimleme, monolog veya diyaloglardan yararlanma, somutlaştırma, zıtlıklardan yararlanma, yaşamla ilişkilendirme vb. tekniklerin kullanıldığı anlatım biçimidir. Öyküleyici anlatımda birinci ya da üçüncü tekil şahıs ağzından anlatım yapılmaktadır.

Tartışmacı anlatım ile ortaya konulan fikirlerin dayanaksız olduğunu kanıtlamaya çalışarak okuyucuların fikirlerini değiştirmek amaçlanmaktadır. Kanıt gösterme ön planda olup ortaya atılan görüşün doğruluğu kanıtlar sıralanarak gösterilmeye çalışılır. Bu anlatım biçimi; karşılaştırma, sorularla açılım yapma, zıtlıklardan yararlanma, örnekleme, ilgi kurma, ilişkilendirme vb. tekniklerin kullanıldığı anlatım biçimidir.

Betimleme, canlı ve cansız varlıkların dikkat çeken özelliklerini ortak ya da ayrışan yönleriyle ifade etmektir. Betimleyici anlatım çalışmalarında genellikle kişi, yer, olay, nesne vb.nin ayırt edici özellikleri öne çıkarılarak betimlenir. Sözcüklerle resim çizme şeklinde bilinen bu anlatım biçiminde nesne, durum veya olay öne çıkan nitelikleriyle göz önünde canlandırılmaya çalışılır. Farklı biçimde ifade etme, zıtlıklardan yararlanma vb. teknikler kullanılmaktadır.

Yazılarda etkinlik yazının içeriğine bağlı olduğu kadar yazıların şekil yönüne de bağlı olmaktadır. Bu sebeple yazışmaların şekil yönünden aşağıdaki kurallara uygun olarak yazılması gerekmektedir: • Okuyucu ile birlikte ilk adımı atmak • Okuyucuya önemli veya ilginç gelecek bir şey söylemek • Okuyucuyu, yazının konusu ve amacı hakkında bilgilendirerek uyum sağlamasına olanak vermek • İkna için yazının devamını okumaya özendirecek biçimde düzenleme yapmak • Olumlu düşünceler, hoşa giden ifadeler kullanmaktır.

Yazıları şekil yönünden düzenlerken; giriş, gelişme ve sonuç bakımından doğru düzenlemek gerekmektedir. Girişte verilen bilgi, sonuç bölümünde gereksiz yere tekrarlanmamalı, gelişme bölümünde verilen örneklere sonuç bölümünde yenileri eklenmemeli ve her bölüm taşıması gereken unsurlara göre ele alınmalıdır.

Yazım stilinin, yazanın okuyucuya konunun ne kadar ilgi çekici olduğunu gösterebilmesinde önemli bir yeri vardır. Okuyucular, sonuçlarına kadar düzgün biçimde akan metni daha kolay okumakta ve yorumlayabilmektedirler. Mantıksal açıdan, açıkça bir fikirden diğerine geçiş sağlanıyor ve arka planda anlatmak istenilen belirginleşerek vurgulanıyorsa, okuyucunun anlatılan konuyu zihninde şekillendirmesi daha kolay olabilmektedir. Bu durumun sağlanması her zaman mümkün olmayabilir. Bu nedenle yazma eyleminin başında yazının mantıksal kurgusunun yapılması gerekir. Genel bir tanılama içeren bu kurgulama şematik bir özet, örgütsel bir öge, görsel ve kavramsal tasarısı olan bir çerçeve oluşturmalıdır. Hazırlanan bu çerçeve, yazı yazma sürecine rehberlik etmekte ve fikirlerin organizasyonuna, yazının akışında her bölümde yer alan fikirlerin resmedilmesine ve yazıdaki fikirler arasındaki ilişkilerin gösterilmesine yardımcı olmaktadır

Bir yazının başlığı, okuyucuya metnin içeriğini tanıtan ilk kısım olduğundan önemi yüksektir. Başlık okuyucunun yazının niteliği hakkında fikir edinmesi ve okuyup okumayacağına karar vermesine de yardımcı olma özelliği göstermektedir. Uygun başlığı olmayan yazı ulaşılmak istenen okuyucu kitlesine de ulaşamayabilir. İndeks ve özel taramalar ile bir yazıya ulaşılması başlığın tam ve doğru olmasına göre değişiklik gösterebilmektedir. Eğer başlık uygun bir şekilde yazının içeriğini yansıtmıyorsa okuyucuyu yanıltabilir ve yazının geri kalanını okutmayabilir.

Yazılan metinde herhangi bir sözcük kullanımının bazı konular için kabul edilebilir bazıları için ise kabul edilebilir olamayacağının anlaşılması önemli bir noktadır. Bazı terim ve açıklamalar basmakalıp bir anlatım tarzı oluşturabilirken bazıları ise yanlış olmamasına karşın tam ve doğru olamamaktadır. Yazı yazılırken anlatılmak istenen düşüncenin tanımlanması sırasında, tam ve kesin anlam oluşturan sözcüklerin kullanılması gerekmektedir. Anlamı belirsiz kullanımlardan kaçınılmalıdır. Çoğu kişi tarafından anlaşılır olan sözcüklerin kullanıldığından emin olunmalı, kullanılan her sözcük çıkabilecek veya değiştirilebilecek özellikte tam anlamını vermek için kontrol edilmelidir. Gereksiz yere yapılan genelleştirmelerden kaçınılmalıdır. Abartıdan uzak durulmalı, tekil-çoğul ilişkilerine dikkat edilmelidir. Eş anlamlı sözcükler için sözcük haznesinin geliştirilmesi ve cinsiyete özel bir grup ele alınmamışsa cinsiyete dayalı ifadelerin kullanılmaması gerekmektedir.

Simge ve kısaltmaların kullanılması hedef kitleye göre de değişen bir durumdur. Genel olarak varılan kanı, uluslararası standart olan simge ve kısaltmaların kullanılabileceği yönündedir. Eğer emin olunamıyorsa, o hedef kitleye hitap edilmiş geçmişteki örneklere bakmak yerinde bir davranış olacaktır. Kullanılan bir simge ise, metin içerisinde ilk geçtiği yerde uzun açıklaması belirtilmelidir. Simgeler ve kısaltmalar genellikle ölçü birimleri ve tablolarda yeterli boşluk olmadığı durumlarda tablo açıklamasının yapılması ile kabul edilmektedir. Sözcüğün tümünün yazılması yerine standart kısaltmalar (dak. sn. vb.) kullanılabilmektedir.

Sözcüklerin birer imge oldukları, varlıkları ve nesneleri, duyguları ve düşünceleri tanımladıkları literatürde aktarılmaktadır. Sözcükler duyularla algılanabilen cisimleri tanımlıyorsa somut, duyguları, düşünceleri, özlemleri, hisleri diğer bir ifade ile maddi olmayan soyut kavramları tanımlıyorsa soyut sözcükler olarak ifade edilirler. Soyut sözcükler genellikle bir başka somut ögeye bağlanarak anlaşılır. Soyut sözcüklerin somut sözcükler gibi ortak ve tek bir anlamı yoktur ve görecelidirler. Örnek olarak kitap sözcüğü herkes için farklı türdeki kitapları çağrıştırsa da herkesin kafasında somut bir kitap motifi canlanmaktadır. Ancak soyut bir sözcük olan mutluluk sözcüğünde, herkesin aklına farklı şeyler gelebilir ve buluşulacak ortak bir anlatım birliği söz konusu olamaz. Bu nedenle, yazılı anlatımda seçilen konuya ve yazı türüne göre somut ve soyut sözcükleri kullanmak gerekmektedir. Somut sözcükler, nesnellik bildirirler. Bu nedenle bilimsel yazılarda somut sözcüklere ağırlık verilmesi gerekmektedir. İş yazılarında da aynı durum söz konusu olmaktadır. Okuyucuda zengin ve farklı çağrışımlar yaşatmak isteniyorsa, bu durumda soyut sözcüklere ağırlık vermek gerekmektedir. Sözcük seçiminde dikkat edilmesi gereken noktalardan biri de anlatılmak istenen konuyu en iyi açıklayacak sözcüklerin seçimidir. Sözcüklerin anlam dereceleri, yakın anlamları ve farklı anlamları dikkate alınarak yazı yazma eylemi gerçekleştirilmelidir.

Giriş bir bakıma söze bir başlangıç, gelişme bölümünde anlatılacak olanlara bir hazırlık niteliğindedir. Giriş bölümünde yazının görünümü belirlenir, konu ve tema açıklanır, yazının hedeeri ve amacı ortaya konmaktadır. Okuyucuda izlemek isteyeceği bir bakış yaratılır, okuyucu yazıya hazırlanır. Giriş bölümünde aynı zamanda okuyucuya yön gösterilmektedir. Bu sayede okuyucunun dikkatinin artması ve istenen yönde tepki vermesi sağlanacaktır.

Gelişme bölümü, yazı içeriğinin önemli bir kısmının yer aldığı bölüm olarak ifade edilmektedir. Yazının iç tutarlığı, konu ve anlam bütünlüğü burada özenle sağlanmaya çalışılır. Gelişme bölümünde mesajın ayrıntısı üzerinde durulmaktadır. Okuyucunun ilgisi sürdürülür ve canlı tutulmaya çalışılır. Açık, duru ve yalın bir anlatımla, okuyucu konu hakkında ayrıntılı olarak bilgilendirilir. Okuyucunun çelişkiye ve şüpheye düşmesi önlenir. Gelişme bölümünde aşağıdaki unsurların bulunması önemlidir: • Metnin genel bir düzenlemesi • İşlenen konunun ayrıntılarının gösterilmesi • Olasılıkların yeniden gözden geçirilmesi • Öneri yapılması ve bir sonuca varılmasıdır.

Yazının en önemli kısmı sonuç bölümüdür. Sonuç bölümünde anlatılmak istenen anlatılmış, ulaşılmak istenen yere varılmıştır. Mesajı okuyandan beklenen tepki sonuç bölümüyle gösterilir. Bu nedenle sonuç bölümünün üç önemli amacı bulunmaktadır: • Bir sonuca ulaşmak ve onu sunmak • Toparlamak ve içeriği özetlemek • Okuyucuyu yönlendirmek ve mesajı olumlu olarak vermektir

Tüm faaliyetlerde olduğu gibi yazışmalara da bir plan yaparak başlamak yazışmaların etkinliğini artırmaktadır. Yazı yazma eylemi öncesinde iyi bir planlama yapmak neyin yazılacağı, neyin yazılmayacağını göstereceği gibi yazıların sistematik bir biçimde yazılmasını da sağlamaktadır. Plan, yazıya başlamadan önce tasarlanır ve uygulanır. Yazının gelişme seyrine göre planda bazı eklemeler ve çıkarmalar da yapılabilmektedir. Yazılı anlatımda iki tür planlama vardır. Bunlardan ilki; başlık, paragraf gibi sayfa düzeniyle ilgili hususlardır. Buna biçim veya dış planlama denir. Diğeri ise içerikle ilgili planlamadır; buna da aynı zamanda iç planlama denilmektedir. Belli bir standarta göre düzenlenmiş bir yazı, zaman ve enerji tasarrufu sağlamanın yanında, okumaya ve anlamaya da yardımcı olmaktadır.

Plan hazırlarken belli bir sıra takip edilmektedir. İlk önce ele alınan konu ile ilgili malzeme toplanır. Malzemeler önem sırasına göre işaretlenir ve konuyla ilgili bilgiler sıralanır. Bu planın ilk aşamasını oluşturur. Planın ikinci aşamasını; somut hale getirilen düşüncelerin, ana düşünce ile olan yakınlık ve ilgisinin araştırılması oluşturmaktadır. Bu aşamada bilgilerle ana düşünce karşılaştırılır. Burada, toplanan bilgiler işlenme sırasına göre bir sıralamaya tabi tutulur. Planın üçüncü aşamasında; ana düşünceye göre belirlenen düşünceler, birbiriyle anlam ilişkisi bakımından gruplandırılır. Sınıflama, yazıda tekrara gidilmesini önleyeceği gibi, aynı zamanda bir bütünlük sağlamaktadır. Etkin bir yazı kısa ve öz olmalıdır. Kısa yazmanın koşulu, yazının gereksiz bilgilerden ve ayrıntılardan arındırılmasıdır. Okuyucu bir metinde ayrıntıları değil, temel noktaları aramaktadır. Hazırlanan metin belli aralıklarla birkaç kez okunmalı, gereksiz, konuyla ilgili olmayan ve uzun cümlelerin yazıda olmamasına dikkat edilmelidir. Yazının dili mesajın alıcısına ve metnin içeriğine uygun olmalıdır. Her bilim dalının kendine has bir dili vardır ve yazışmalarda bu konunun üstünde özenle durulmalıdır.

Herhangi bir konuda yazmanın en zor aşaması yazmaya nereden başlanacağı, konunun nasıl belirlenip nasıl sınırlandırılacağı ile ilgilidir. Yazı planı oluştururken her bir paragrafın farklı konuyu işlemesi gibi güçlüklerle karşılaşılmaktadır. Bu güçlükleri aşmak için bir zihin haritası oluşturulur. • Bir kâğıdın ortasına bir daire çizilir ve dairenin içine konu yazılır. • Kâğıdın çevresine konuyla ilgili akla gelen kavramlar yazılır. • Yeterli olduğuna inanıldığında bunlar ilişkilendirilmeye ve alt başlıklar oluşturulmaya başlanır. • Kavramlar birbirine bağlandıktan sonra bunlar yazının paragrafları veya bölümleri olarak numaralandırılır.

Yazı yazmaya bir ön hazırlık ile başlanmalıdır. Bu ön hazırlık, takip edilmesi gereken bir dizi adımı içermektedir. Bu adımlardan biri de yazı taslağı hazırlamaktır. Taslakta, iletilecek mesajın amacı belirlenmeye çalışılır. Yazı hangi amaçla ele alınmaktadır, yazıyla elde edilmek istenen amaç nedir, yazı okuyucu açısından ne anlama gelmektedir gibi sorular yazının amacını ortaya koymaya yardımcı olmaktadır. Yazı taslağı hazırlamada takip edilecek ikinci adım ise okuyucu profilini göz önünde bulundurmaktır. Bu, yazının okuyucuya göre düzenlenmesini sağlar. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken bir nokta da okuyucunun dikkatini çekecek, onu belli davranışlara yönlendirmeye yarayacak bir üslubun kullanılmasıdır. Üçüncü adım, mesajda bulunacak ana fikirleri belirlemektir. Ana fikirlerin belirlenmesi, yazıda bulunacak zorunlu unsurların bulunmasını, bulunmaması gerekenlerin ise metinde yer almasını önleyebilecektir. Bu sayede yazı gereksiz ayrıntılardan arınmış, kısa ve öz bir yazı olacaktır. Yazı taslağı hazırlamada atılacak dördüncü adım, yazının ana fikrini işleyecek bilgileri toplamaktır. Yazı için toplanan veriler, veri işleme yöntemlerine göre işlenerek bilgiye dönüştürülür.Yazı taslağı oluşturmanın beşinci adımını, düşüncelerin şekil ve içerik açısından etkili biçimde organize edilmesi oluşturmaktadır. Veri işleme, bir bakıma yazının içeriğini oluşturmaktır. Verinin bilgiye dönüştürülmesi, yazı içeriğinin belli şekil şartlarına uyularak hazırlanmasını sağlamaktır. Bu, kısaca mesajın etkin biçimde organize edilmesi anlamına gelmektedir. Taslak çalışmaları bittikten sonra yazıya son şekli verilir ve gerekiyorsa düzenlemeler yapılır ve yazı dili, anlam ve üslup açısından kontrol edilir. Yazılarda ilk taslakta olabildiğince fazla konuya fakat az sözcüğe yer verilir. Bu sayede ilk taslakta değiştirilecek çok fazla sözcük olmayacak ama konunun ayrıntılı olarak işlenmesi mümkün olacaktır.

Yaratıcı yazma çalışmalarında dikkat edilmesi gereken noktalar: • Yaratıcı yazmada amaç, yazar yetiştirme değil, bireyin kendi içindeki yaratıcı gizil gücü bulmasını sağlamaktır. • Yazmanın temel koşulu dile egemen olmaktır. Dili enine boyuna yoğurma, yazma çalışmalarıyla dilin sınırlarını zorlayarak olanaklarını bulmaya çalışmak gerekmektedir. Çünkü yazma sayesinde dilin gelişimi daha hızlı olmaktadır. • Bireyler dili, dildeki yaşantılarıyla öğrenirler. • Yaratıcı yazmanın odağı anlam ve düşünceler olmalıdır. • Okuma, bireylerin yazar olarak gelişmeleri için zorunludur. • Yaratıcı yazma bir hayal gücü ürünü olarak görülmelidir

Hazırlanacak olan taslağın büyüklüğü çok kapsamlı olmamalı ve taslak; giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinden oluşmalıdır. Giriş bölümü amacı belirtmeli ve dinleyicilerin dikkatini çekmelidir. Gelişme bölümünde, düşünceler mantık sırasına uygun olarak paragraflara aktarılmalı, sonuç bölümünde ise gelişme bölümünde belirtilen konuların kısa bir özeti ve genel sonuçlar belirtilmelidir. Sonuç bölümüne asla yeni bilgiler eklenmemelidir.

Paragraflar, yazı içerisinde düşüncelerin inşa edildiği asıl unsurlardır. Paragraflar üç amaca hizmet etmektedirler: • Birbirleri ile ilgili düşünceleri tek bir düşünce grubu olarak birleştirmek • Farklı düşünce gruplarını birbirlerinden ayırmak • Yazının, konu ile ilgili başka bir bölümüne geçildiğine dair okuyucuya zihinsel uyarı sağlamaktır.

Yazılan yazılarda her bir paragrafa, paragrafın konusunu veya temel noktasını gösteren konu cümlesi ile başlamak faydalı olmaktadır. Konu cümlesi, okuyucuları paragrafın geri kalan kısmına hazırlar ve onların sunulacak destekleyici düşüncelere, gerçeklere, şekillere ve grafiklere yoğunlaşmalarını sağlar.

Paragrafların akışını sağlamanın tek yolu sözcük, cümlecik veya cümlelerle yumuşak geçişler yapmaktır. Dâhili geçişler, paragraf içindeki cümleler arası geçişi sağlarken harici geçişler ise birbirinden ayrı paragraflar arasında köprü vazifesi görürler.Dâhili geçişler, paragraf içindeki farklı düşünceler arasındaki ilişkiyi kuran bir veya iki sözcüktür. Yazıda kullanılan dâhili geçişler, düşünce akışının okuyucular tarafından daha rahat anlaşılmasına fırsat vermektedir.Harici geçişler, okuyucuyu bir paragraftan diğer bir paragrafa veya bir bölümden diğer bölüme taşıyan cümleler veya paragraflardır. Geçiş paragrafları genellikle kitap, uzun rapor ve dokümanlar gibi çoklu bölümler içeren yapılarda kullanılır. Bu tip geçişler, bir bölümü özetleyip diğer bölüme geçişi sağlarlar veya bir sonraki bölüme bir giriş yapıp önceki bölümle olan ilgisini açıklarlar.

Özellikle uzun yazılarda bir ana bölümden diğerine geçmenin en etkili yolu başlık kullanmaktır. Bu durum, okuyucunun bir bakışta yazıyı takip edebilmesine yardımcı olmaktadır. Aynı zamanda başlıklara ayırmak, konular çeşitlilik gösterdiğinde yararlı olacaktır. Başlık kullanılırken mümkün olduğu kadar açıklayıcı olunmalı ve sadece bir veya iki üstü kapalı sözcüğe bağlı kalınmaktan kaçınılmalıdır.

Yazılan metin üzerindeki sözcüklerin amacı, düşüncelerin en sade ve en açık biçimde aktarılmasıdır. Yirmi sözcüğün üzerinde, karmaşık ve uzun cümlelerden kaçınılmalıdır. Uzun ve sıkıcı cümleler kısa cümlelere ayrılarak veya listeleme yapılarak bölünebilirler. Kısa cümleler akıcılığı artırırken uzun cümleler akıcılığı azaltacaktır. Sürekli aynı kalıbı kullanmak monotonluk yaratacağından kalıpların çeşitliliği artırılmalıdır.

Bunlar: Gereksiz Tekrarlar, Her Paragrafta Değişik Konu İşlenmesi, Ayrıntıların Atlanmaması, Cümlelerde Anlamın Doğrudan Verilmesi, Mesajın Okuyucuya Göre Kodlanması, Yazının Akıcı Bir Şekilde Okunması, Yazının Bir Plana Uygun Olarak Ele Alınması, Yazının Gerekli Referanslara Sahip Olması, Yazının Mantıksal Bir Çerçevede Sonuçlandırılması ve Dokümanın Okunabilirliğidir.

Yazı, dil ve üslup yönünden kontrol edilirken öncelikle yazının konusuna ve mesajın hedefine bakılmalıdır. Yazının dil ve üslubu hedefe göre belirlenir. Buna göre yazı, resmî bir yazı niteliğinde mi yoksa özel bir yazı mı, içten mi, daha da önemlisi yazı hedefe göre ele alınmış mı gibi soruların cevapları aranmalıdır. Yazıda duygular mı yoksa düşünceler mi aktarılmış veya ne tür bir yazıya cevap veriliyor? Farklı yazı türleri, yazının dil ve üslubunu etkilemektedir. Kısaca yazının dil ve üslubunu belirleyen yazının türüdür. Resmî yazılarda yazının dil ve üslubu daha büyük bir önem taşımaktadır. Resmî yazılar nezaket ve protokol kurallarına dikkat edilerek yazılmaktadır.

Üslubun etkili olabilmesi için belirsizliklerden kaçınmak gerekmektedir. Birey ve nesneleri soyut ifadelerle açıklamak yerine her zaman kesin çağırışımlar yapacak sözcükler seçilmelidir. Belirsiz ifadelerden kaçınmak sadece doğruyu göstermesi ve okuyucuyu ve mesaj ilişkisini yakınlaştırması açısından değil aynı zamanda iletilmek istenen mesajın açıkça yansıtılması bakımından da önem taşır. Bu sayede insanların birbirlerine daha fazla güvenmelerine ortam hazırlanır

Yazılan yazının kontrolü sırasında yapılacak olan düzenleme aşamasında göz önünde bulundurulması gereken birkaç önemli nokta vardır bunlar: 

Düzenlemenin Dinç Bir Biçimde Yapılması

Temel Unsurların Gözden Geçirilmesi

Zaman Ayırma

Okuyucuların Unutulmaması

Parçanın Bütünü ile Başlanmasıdır.

Etkili bir düzenleme yapıldığından emin olunmasının ve ortaya çıkan ürünün baştan savma yapılmış bir ürün olmasına sebep olabilecek sorunlu alanlara dikkatle bakılmasının en etkili yolu, yazılan dokümanın en az üç kere okunmasıdır. İlk seferde; resmîn bütününe bakılmalı, ikinci seferde; paragraf yapısına bakılmalı ve son seferde de cümlelere, ifadelere ve sözcüklere bakılmalıdır.

Yazışmalarda amaca uygun yazılıp yazılmadığı, konunun yazıya tam olarak yansıtılıp yansıtılmadığı, sözcüklerin yeterince iyi seçilip seçilmediği gibi değerlendirme ölçütleri kişiden kişiye veya kurumdan kuruma farklılıklar gösterebilmektedir. Kurum ve kuruluşlarda üretilen yazıların biçimsel açıdan hangi formata uygun olarak üretileceği Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usüller Hakkındaki Yönetmelik ile belirlenmiştir. Biçimsel kuralların yanı sıra yazışma metninin dilbilgisi ve anlatım kurallarına uygun olarak hazırlanması da gerekmektedir